序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇建設(shè)工程檔案管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

杜勝利 薛小芳

山東興唐源建設(shè)工程有限公司山東濟(jì)寧272000

摘要 ：建設(shè)工程檔案管理、

關(guān)鍵詞 ：工程檔案 編制 管理 驗收

中圖分類號：K206文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，工程建設(shè)規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，而建設(shè)工程技術(shù)檔案也隨之日益顯現(xiàn)出在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的地位和作用。對于一個城市的建設(shè)而言，科學(xué)的管理利用好建設(shè)工程技術(shù)檔案，不僅能完整的反應(yīng)出特定的歷史時期建設(shè)工程發(fā)展的狀況，而且能為一個城市建設(shè)事業(yè)的發(fā)展和社會進(jìn)步提供完整的資料。

目前國家已經(jīng)頒布實施了有關(guān)的法律、法規(guī)和規(guī)程，使建設(shè)技術(shù)檔案管理步入了法制化軌道。國務(wù)院《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》第十七條明確規(guī)定：建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時收集、整理建設(shè)項目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立、健全建設(shè)項目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗收后，及時建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項目檔案。《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》第六條也規(guī)定：建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工后六個月內(nèi)，向城市規(guī)劃行政主管部門和城建檔案關(guān)報送一套符合規(guī)定的工程建設(shè)檔案。

一、工程檔案現(xiàn)狀

目前，我國建筑企業(yè)只重于工程項目的經(jīng)濟(jì)效益，而對于工程技術(shù)資料的收集、編制、整理很不重視，缺少專職資料員，工程資料記錄不規(guī)范，資料管理工作手段落后，使資料不能真正反映建設(shè)項目的實際情況，給施工單位在工程竣工移交和評優(yōu)時帶來很多不必要的麻煩。另外，在我國許多小城市甚至一些中等城市中對于建設(shè)工程技術(shù)檔案還沒有專門的收藏機(jī)構(gòu)，檔案往往被遺忘丟失或損壞，檔案管理的不完善就對以后城市規(guī)劃、改造、建設(shè)提供不出依據(jù)資料，造成許多失誤和損失。就其產(chǎn)生的原因是多方面的：一是工程期限較長，從資料收集、編制、整理到立卷歸檔的過程較長；二是建設(shè)工地點多面廣，較為分散，基建投資規(guī)模不大、資料收集整理較為困難；三是涉及的工序多變更修改多，難以保證資料形成的完整全面性。另外，地方有些檔案管理人員資料收集不及時、審核不嚴(yán)格、立卷歸檔不規(guī)范、保存不當(dāng)?shù)龋率箼n案管里工作形成缺陷，存在諸多不完善之處。這就要求檔案管理人員努力提高自身素質(zhì)和管理水平，適應(yīng)新時期檔案管理工作的需要，建立健全各項檔案管理制度，通過嚴(yán)格的制度化管理使之科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使檔案管理工作從開工到竣工，從最初的資料收集、編制、分類整理到最后的立卷歸檔都有章可循。同時，作為建設(shè)工程主體各方均應(yīng)依法做好建檔工作。

二、建設(shè)工程三方的職責(zé)

目前我國建設(shè)工程檔案主要包括在以下工程中發(fā)生的資料信息規(guī)整、收集：工業(yè)、民用建筑工程；市政基礎(chǔ)設(shè)施工程；公用基礎(chǔ)設(shè)施工程；公共交通基礎(chǔ)設(shè)施工程；市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程；城市防洪、抗震、人防工程；城市地下管線工程。而作為建設(shè)工程主體各方應(yīng)嚴(yán)格按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》履行相關(guān)的職責(zé)。

建設(shè)單位負(fù)責(zé)建設(shè)工程檔案的匯總和報送。建設(shè)單位與施工單位在簽訂工程承發(fā)包合同時，明確編制、移交竣工圖等工程檔案材料的責(zé)任、要求等內(nèi)容，建設(shè)項目有建設(shè)單位分包給幾個施工單位承擔(dān)的，各施工單位應(yīng)負(fù)責(zé)編制其所承包的工程竣工圖，再由建設(shè)單位負(fù)責(zé)匯總整理。

建設(shè)單位在辦理《施工許可證》之前，要先到工程所在地的城市建設(shè)檔案管理部門簽訂建設(shè)工程竣工檔案報送責(zé)任書，領(lǐng)取報送文件材料表，并交納竣工檔案整理綜合服務(wù)費。建設(shè)單位在工程竣工驗收后，應(yīng)通知檔案管派員對其竣工檔案進(jìn)行預(yù)驗收，建設(shè)單位在辦理建設(shè)工程竣工檔案全套文件材料報送城建檔案館，報送的材料符合要求的，城建檔案館收到在15日之內(nèi)經(jīng)審核合格后，簽發(fā)《建設(shè)工程竣工檔案合格證》。建設(shè)單位在取得建設(shè)工程檔案專項預(yù)驗收意見書后，方可組織工程竣工驗收；而國家和省級的重點建設(shè)工程竣工驗收，必須同時通知省級城建檔案館參加。建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗收后3個月內(nèi)，向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案，內(nèi)容不完整的，應(yīng)限期補(bǔ)充、完善，建設(shè)工程投入使用后進(jìn)行改建、擴(kuò)建或者對重要部位進(jìn)行維修的，建設(shè)單位也應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計、施工單位根據(jù)實際情況修改、補(bǔ)充和完善原工程檔案；凡是涉及結(jié)構(gòu)和平面布置改變的，應(yīng)當(dāng)重新編制工程竣工檔案，并在工程竣工驗收后3個月內(nèi)，再次向城建檔案館報送。在城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)建設(shè)建筑物、構(gòu)筑物和其他設(shè)施的建設(shè)單位也應(yīng)辦理竣工檔案。

施工單位按照國家、省、市有關(guān)城建檔案管理的規(guī)定及合同的約定，及時編制、移交竣工圖及其他工程檔案材料，并對其準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

監(jiān)理單位應(yīng)著手監(jiān)理健全監(jiān)理檔案制度，督促施工單位及時收集、整理工程文件資料，并對其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查，協(xié)助建設(shè)單位做好工程檔案材料的匯總。

建設(shè)行政主管部門在辦理竣工驗收備案時，對建設(shè)工程檔案專項預(yù)驗收意見書進(jìn)行審查。

三、竣工檔案的編制與報送

凡是新建、改建、擴(kuò)建的建設(shè)項目，均應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定編制建設(shè)工程竣工檔案，并向城建檔案館及時報送。建設(shè)工程竣工檔案的歸檔文件內(nèi)容包括：工程準(zhǔn)備階段文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等五部分。作為工程建設(shè)的主題各方的建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位必須將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，其報送的建設(shè)工程檔案應(yīng)滿足一下基本條件：原始的建筑工程資料；與工程實體相符的建設(shè)工程竣工圖，并要加蓋竣工圖章；建設(shè)工程的照片、錄音、錄像等聲像資料以及市級以上重點工程采用的計算機(jī)管理的光盤、磁盤等電子資料。

四、建設(shè)工程檔案的必要性

當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理工作于人們的生活緊密相關(guān)。現(xiàn)實生活中人們的生活緊密相連。現(xiàn)實生活中的人們離不開水、電、氣、通風(fēng)、交通、住房、綠化、環(huán)境、商業(yè)、服務(wù)、旅游等設(shè)施，而所有這些設(shè)施項目建設(shè)過程中形成的檔案完整準(zhǔn)備與否，會直接影響著人們的正常生活。同時建筑工程檔案對防范自然災(zāi)害的破壞，及破壞后的回復(fù)建設(shè)都有著不可替代的作用，是減少損失的重要手段之一，可見，做好建設(shè)工程檔案管理工作非常必要．

五、參考文獻(xiàn)

1.濟(jì)寧市安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局 《濟(jì)寧市安全生產(chǎn)執(zhí)法監(jiān)察法律法規(guī)選編》

篇2

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)工程檔案 管理 以人為本

Abstract: urban construction archives is the carrier of human civilization heritage city, is the original, authentic records of the whole construction project, is a kind of potential productivity. Management of urban construction archives work is the key to people, give full play to the human potential, to provide better services for the archives.

Keywords: urban construction archives management people-oriente

中圖分類號：TU984.11+1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

城市建設(shè)工程檔案管理的意義

城市建設(shè)工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理中直接形成的對囯家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種材料，它是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項目全過程的原始記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力，在城市建設(shè)各項活動中起著非常重要的作用。

（1）城市建設(shè)工程檔案是積累城市建設(shè)的經(jīng)驗，進(jìn)行城市建設(shè)技術(shù)儲備的手段，是城市建設(shè)活動的產(chǎn)物，城市建設(shè)活動的成果不外乎兩個方面：一是工程實體；一是工程檔案。工程檔案真實地記錄建設(shè)生產(chǎn)活動的全過程，記載了人們的工程思想、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)。因此它是儲備工程技術(shù)、工程經(jīng)驗的工具和手段。對一個城市，一個地區(qū)來說，如果它擁有質(zhì)量較高、數(shù)量較多的工程檔案資料，就在一定程度上標(biāo)志著它有比較雄厚的工程技術(shù)基礎(chǔ)。反之，它的城市建設(shè)就會遇到很多困難。

（2）城市建設(shè)工程檔案是進(jìn)行城市規(guī)劃工作的基礎(chǔ)，城市規(guī)劃就是根據(jù)城市的現(xiàn)狀、條件和基礎(chǔ)特色等動態(tài)因素進(jìn)行全面、綜合的、科學(xué)的長遠(yuǎn)的預(yù)測和設(shè)想。通過論證編制城市規(guī)劃方案，城市規(guī)劃的編制應(yīng)該依據(jù)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展規(guī)劃以及當(dāng)?shù)氐淖匀画h(huán)境、資源條件、歷史情況、現(xiàn)狀特點統(tǒng)籌兼顧、綜合布置，在城市規(guī)劃中不僅形成了大量的工程檔案，而且工程檔案又是城市規(guī)劃的重要基礎(chǔ)。

（3）城市建設(shè)工程檔案是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)。現(xiàn)代城市是一個綜合的、整體的概念，它包括的內(nèi)容廣泛、復(fù)雜，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)在的小城市，幾年、幾十年后將建設(shè)成為初具規(guī)模的城市，甚至成為舉世矚目的大城市，隨著城市現(xiàn)代進(jìn)程的加快，為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來越高，地上、地下空間利用率越來越高，建筑物、構(gòu)筑物等各種隱蔽工程越來越多，工程檔案則是城市建設(shè)科學(xué)資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有依工程檔案為依據(jù)，才能進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。

（4）城市建設(shè)工程檔案是城市防災(zāi)、減災(zāi)的重要依據(jù)。1976年唐山大地震、2008年汶川大地震，災(zāi)后利用了大量的工程檔案進(jìn)行改造和修復(fù)，發(fā)揮了檔案的自身價值。實踐證明，合理、充分利用工程檔案起到事半功倍的效果，節(jié)約了時間和投資。

2、如何做好城市建設(shè)工程檔案的管理

工程檔案的重要性要求我們必須做好工程檔案管理工作。做好工程檔案管理工作首先要從管理本身的四個基本特征出發(fā)：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務(wù)是設(shè)計和維護(hù)一種環(huán)境，管理的核心是處理好人際關(guān)系。人是管理的第一要素。

（1）要完善法規(guī)，依法治檔。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《建設(shè)工程檔案管理條例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》《鐵路建設(shè)項目檔案驗收辦法》文件的規(guī)定，制定了《呼和浩特鐵路局建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《呼和浩特鐵路局建設(shè)項目檔案驗收辦法》等具體的規(guī)法要求，將檔案驗收制度、檔案進(jìn)館時限制度和檔案執(zhí)法制度納入規(guī)劃、建設(shè)、管理程序中，從根本上保證檔案的內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量，逐步完善規(guī)范各種制度，理順檔案工作程序，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，加大執(zhí)法力度，實現(xiàn)工程檔案在新時期的依法治檔。

（2）詳實的業(yè)務(wù)規(guī)范是從事工程檔案管理工作的行動指南。俗話說沒有規(guī)矩不成方圓，根據(jù)單位實際情況，制定了《呼和浩特鐵路局建設(shè)建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《呼和浩特鐵路局建設(shè)項目檔案驗收辦法》、《呼和浩特鐵路局科學(xué)技術(shù)檔案作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》、《呼和浩特鐵路局科學(xué)技術(shù)檔案分類編碼》等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，符合城市現(xiàn)代化發(fā)展，數(shù)字化建設(shè)的需要，順應(yīng)時展的潮流，使之更具操作性和前瞻性，實現(xiàn)工程檔案由微觀操作向宏觀管理轉(zhuǎn)變。

（3）以人為本，發(fā)揮人的主觀能動性，做好工程檔案的管理工作。一是加強(qiáng)對工程檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。二是以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊伍，這就要求工程檔案管理人員要定期參加理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會管理、業(yè)務(wù)精，并取得上崗證書；對外，注重檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要定期舉辦檔案管理和業(yè)務(wù)的集中培訓(xùn)班，做好檔案歸檔要求講解，組織參建單位相關(guān)人員就項目檔案工作的文件和標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行學(xué)習(xí)和掌握，不斷強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，切實提高參建單位的檔案管理水平，使項目檔案管理基礎(chǔ)工作得到有效保障，做好工程建設(shè)項目檔案資料的收集、整理、編目、保管、利用等每個環(huán)節(jié)工作，確保工程項目歸檔材料質(zhì)量良好、完整規(guī)范、系統(tǒng)配套。三是深入現(xiàn)場，做好對重點工程項目檔案的服務(wù)工作，主動做好對重點工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，現(xiàn)場跟蹤服務(wù)，積極做好項目檔案的收集和整理，做到檔案收集、整理與工程建設(shè)同步，認(rèn)真抓好檔案整理、歸檔、移交工作。四是注重工程檔案信息反饋，掌握最新動態(tài)，即新的項目采用了哪些新技術(shù)、新方式，減少了哪些工作環(huán)節(jié)，同時又改進(jìn)了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新表格資料，及時將相關(guān)信息反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補(bǔ)充到相應(yīng)的規(guī)范中，進(jìn)一步做好對工程檔案的管理。

3、開發(fā)檔案自身價值。

篇3

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程檔案；收集；整理

一、建設(shè)工程檔案及管理

筆者認(rèn)為，建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)項目的立項準(zhǔn)備、立項申請、決策、建設(shè)、驗收、交付使用與維護(hù)等過程中形成的能夠體現(xiàn)建筑本身的歷史、為今后確定工程質(zhì)量責(zé)任、解決可能產(chǎn)生的糾紛以及進(jìn)行后續(xù)維護(hù)具有基礎(chǔ)性意義的各類紙質(zhì)或電子介質(zhì)記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價值與功能出發(fā)，確定建設(shè)工程檔案的外延。

建設(shè)工程檔案的管理，是指對建設(shè)工程檔案的收集、整理、保管和利用服務(wù)行為。換言之，建設(shè)工程檔案的管理是一個系統(tǒng)工程，它始于工程項目的提出，伴隨工程有關(guān)建設(shè)進(jìn)程，終于檔案法定保存期限截止，并供工程醞釀建設(shè)開始后的各個時代有正當(dāng)需要的人士和機(jī)構(gòu)查閱。建設(shè)工程涉及立項單位、建設(shè)單位、建筑單位、監(jiān)理單位、管理單位等等多個部門，涉及人員及檔案材料眾多，一項建設(shè)工程在不同的單位均有相應(yīng)的檔案材料，因而很難在一個部門形成完整系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案，具有復(fù)雜性。收集、整理和保管好建設(shè)工程檔案，做好建設(shè)工程檔案的查閱服務(wù)，具有非常重要的意義。檔案是人類文化的載體，建設(shè)工程檔案則是人類建筑文明發(fā)展的記錄，是研究建設(shè)工程歷史文明的基礎(chǔ)材料。同時，檔案是產(chǎn)生工程質(zhì)量責(zé)任和法律糾紛的基本證據(jù)材料，對于分清建筑責(zé)任、解決糾紛具有不可估量的意義。

二、單位建設(shè)工程檔案的收集

所謂檔案收集，就是檔案館根據(jù)各種線索，到社會上找尋、征集有關(guān)的檔案資料。從建設(shè)工程檔案視角來看，其檔案管理部門眾多，既涉及土地管理部門，建設(shè)審批管理部門，環(huán)保消防等部門，也涉及業(yè)主、建筑單位等，因而就每個單位的檔案管理部門而言，其檔案的收集范圍要比國家檔案館收集檔案的范圍小的多，主要是對本單位各職能部門在項目建設(shè)和使用維護(hù)過程中產(chǎn)生的各類文件進(jìn)行找尋、征集。因此，一般的建設(shè)項目，其檔案往往由各職能部門及業(yè)主、建筑單位等各自管理，只有一些對于國家具有重大意義的建設(shè)項目，才可能在一定時期統(tǒng)一由國家檔案館收集檔案。

建設(shè)工程檔案收集是檔案管理的第一步，是基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質(zhì)前提 。建設(shè)工程檔案是隨著建設(shè)項目的醞釀和建設(shè)而形成的，往往是由本單位不同的部門提出、論證、決策和實施，因而相關(guān)文件也往往在這些部門保存，一般很少同時向檔案部門提交。因此，檔案部門一般是在項目建成之后向各部門收集文件。單位建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)注意以下問題：

第一，應(yīng)當(dāng)注意檔案的收集范圍。建設(shè)工程所涉及的文件相當(dāng)多，從項目的醞釀提出就會產(chǎn)生動議性文件，之后逐漸產(chǎn)生論證文件、決策文件、土地使用權(quán)文件、報批文件、設(shè)計文件、交付文件、試用文件、維修保養(yǎng)文件等等，這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數(shù)字電子文件等。因此，其收集范圍廣泛，并不以是否為本單位制作文件為限，即凡是本單位制作的和職能部門下發(fā)的有關(guān)該建設(shè)項目的文件均在收集之列。收集目標(biāo)更不以紙質(zhì)文件為限，電子文件亦是建設(shè)工程的歷史記錄，自應(yīng)收集。

第二，應(yīng)當(dāng)注意歸檔時限，及時歸檔。檔案是對事件的真實歷史記錄，收集時間距離檔案文件產(chǎn)生的時間越長，越有可能發(fā)生檔案文件丟失、人員變動導(dǎo)致收集不便等問題。因此，國家對各類檔案的歸檔時限都有嚴(yán)格要求，特別是專項檔案的移交。一般建設(shè)項目的歸檔，亦應(yīng)依法在規(guī)定時限內(nèi)歸檔。

第三，建立單位內(nèi)部建設(shè)檔案歸檔程序。單位應(yīng)當(dāng)通過制定建設(shè)工程檔案歸檔程序，明確檔案歸檔的時限、歸檔文件的份數(shù)、歸檔文件的原始性要求與可讀性要求、各部門負(fù)責(zé)人的確定和專職與兼職檔案管理人員制度、各部門向檔案管理部門移交建設(shè)工程檔案的程序等制度，并規(guī)定未依據(jù)規(guī)定作為的應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的工作責(zé)任，以保證建設(shè)工程檔案的順利收集。

第四，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動收集檔案。本單位一旦有工程項目建設(shè)，檔案管理人員就應(yīng)當(dāng)主動聯(lián)系各部門檔案負(fù)責(zé)人和專兼職檔案員，了解工程進(jìn)度和工程基本情況，做到心中有數(shù)，在工程結(jié)束后及早向各職能部門收集檔案文件材料。檔案管理人員不應(yīng)坐在辦公桌前坐等建設(shè)工程檔案，這樣很可能喪失最佳的檔案收集時機(jī)。

第五，建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)有所側(cè)重。建設(shè)工程檔案在收集時應(yīng)當(dāng)有所甄別，對于工程決策、審批資料，工程設(shè)計圖紙，施工材料與施工方案等根本性資料應(yīng)當(dāng)盡可能地收集齊全，對于工程建設(shè)的評價等資料則可以不收集或少收集。

三、單位建設(shè)工程檔案的整理

檔案整理工作是整個檔案管理活動的核心內(nèi)容，是檔案工作者日常工作的基本內(nèi)容之一。由于單位建設(shè)工程往往在建設(shè)之初的命名與竣工或使用時的命名不同，各部門移交的文件材料不規(guī)范，或者不齊全，因而常導(dǎo)致單位建設(shè)工程檔案的整理困難。因此，單位建設(shè)工程檔案的整理是一個較為復(fù)雜的問題，單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程與單位實際，采取靈活的歸檔與整理策略和規(guī)則，不宜以定式常法為據(jù)。

單位建設(shè)工程檔案的整理，雖然難以定法對待，但仍有條理可循。

第一，以時間為軸進(jìn)行單位不同建設(shè)工程檔案的整理。單位存在不同建設(shè)工程的，其檔案應(yīng)當(dāng)以工程先后時間為序進(jìn)行編號整理。在整理時應(yīng)當(dāng)以工程竣工日期為建檔順序，而不宜以工程批準(zhǔn)或動工日期為序建檔。這是因為工程竣工日期單一明確，一般不存在模糊問題，而批準(zhǔn)日期則因工程批準(zhǔn)部門較多，日期一般不統(tǒng)一。難以確定以哪一批文日期為準(zhǔn)，容易形成標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題。同時，有時文件規(guī)定的動工日期與實際動工日期不一致，因而也難以作為歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)。

第二，同一個工程項目檔案文件的整理可根據(jù)工程保管期限分類整理。同一個工程項目檔案的保管期限有永久、長期、短期之別，為了便于定期銷毀短期與長期檔案，永久保存部分重要檔案資料，對于檔案材料依據(jù)保管期限分類整理頗為必要。

第三，同一個工程項目檔案可根據(jù)可行性研究文件、設(shè)計文件、工程項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件、維修保養(yǎng)文件等分類整理。這樣使建設(shè)工程的檔案材料更加完整有序，便于日后的檔案查找。

第四，以文檔內(nèi)容為卷內(nèi)各分類文檔建立目錄題名。同一工程的卷內(nèi)文檔較多，為便于查找，需要編寫目錄題名。簡單的以拼音字母與羅馬數(shù)字組合編寫目錄題名不便于查閱，難以與數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)相銜接，故此，應(yīng)以文檔主要事項為題錄，如某某項目可行性報告等。

總之，單位建設(shè)工程檔案的整理是一項較為復(fù)雜的工作，應(yīng)當(dāng)以高度的責(zé)任心認(rèn)真對待，科學(xué)整理，既要考慮工作效率，又要考慮檔案在將來的查閱和銷毀，不能簡單應(yīng)付。

四、單位建設(shè)工程檔案的保管

單位建設(shè)工程檔案的保管是根據(jù)本單位建設(shè)工程檔案的介質(zhì)和狀況所采取的存放和安全防護(hù)措施，主要包括檔案的庫房管理、檔案流動過程中的保護(hù)以及保護(hù)檔案的專門措施等。

一般而言，紙質(zhì)檔案可以采取與圖書相似的辦法保管。但是對于一些特殊的檔案文件，如照片和聲像資料，則不宜以上架擺列方式保管。因為照片的載體質(zhì)量雖然相對可靠，但長期保存可能會變黃、龜裂、變形、發(fā)霉。以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，可能因為溫度、濕度及防磁要求不達(dá)標(biāo)而導(dǎo)致影像質(zhì)量失真，加之經(jīng)常性的復(fù)制，導(dǎo)致資料清晰度下降，保管成本高。

因此，對于照片、以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)加以保存。如對于照片檔案文件，可以通過掃描儀掃描、數(shù)碼相機(jī)翻拍等技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子圖像，然后加以保存，同時對照片采取常規(guī)方法保存。對于以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，則可以通過數(shù)字技術(shù)保存為數(shù)字文件，如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件，同時保存原始錄像帶、錄音帶。應(yīng)當(dāng)注意的是，在以數(shù)字方式保存以照片、錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料時，應(yīng)加注說明性題名，并在屬性選項注明制作日期、原資料日期、原資料制作單位與個人等

基本資料，以便于查閱。

五、單位建設(shè)工程檔案的利用服務(wù)

隨著社會信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)活動、社會活動的戰(zhàn)略資源。檔案館作為積聚大量富有價值的檔案信息的專門機(jī)構(gòu)必將廣為信息尋求者所利用。單位內(nèi)部或因工作需要，或因?qū)W習(xí)建筑設(shè)計，均可能借閱單位建筑工程檔案。有時還存在外部人員借閱單位建設(shè)工程檔案的情況。故此，做好檔案的利用服務(wù)，是檔案管理人員的又一核心工作。

單位建設(shè)工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在法律規(guī)定的前提下盡力做好檔案利用服務(wù)工作。

第一，利用單位建設(shè)工程檔案應(yīng)當(dāng)符合法律規(guī)定的查閱條件，檔案管理人員不得違法出借單位建筑工程檔案或提供摘抄、拍照等檔案復(fù)制服務(wù)。單位建設(shè)工程檔案有檔案與非檔案，檔案亦有密級之別，故此，哪些檔案可以查閱，哪些不能查閱，哪些機(jī)構(gòu)或人員可以查閱，均需要依法進(jìn)行。

第二，單位建設(shè)工程檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵循法定程序和單位規(guī)定的查檔規(guī)則。檔案利用，特別是檔案，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照法律規(guī)定的程序，通過申請、核準(zhǔn)、查閱等基本程序，而且查閱地點、方法等均須符合規(guī)定。

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[關(guān)鍵詞]建設(shè)工程歸檔工作管理對策

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：

隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)規(guī)模的不斷增長，電網(wǎng)建設(shè)的步伐也逐步加快。近幾年，電網(wǎng)建設(shè)工程項目多、投資大、標(biāo)準(zhǔn)高，電力工程檔案在規(guī)范化管理方面也進(jìn)行了積極探索和研究。同時系統(tǒng)內(nèi)開展的創(chuàng)優(yōu)質(zhì)工程活動，對作為各項工程管理基礎(chǔ)的檔案管理也提出了新要求，如何適應(yīng)新形勢、新任務(wù)，創(chuàng)造性的開展工作，不斷提高建設(shè)工程的檔案管理水平，如何滿足優(yōu)質(zhì)工程的要求，如何保證項目檔案的齊全完整和項目準(zhǔn)確性是現(xiàn)階段我們應(yīng)該思考和認(rèn)識的重要課題。

電力建設(shè)工程檔案的特點和作用

電網(wǎng)建設(shè)工程檔案是指電網(wǎng)建設(shè)工程項目在立項、審批、招投標(biāo)、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像、電子等形式的全部文件原始材料。它與一般的文書檔案在形成和管理上有很大不同，在電力企業(yè)中，電力工程檔案管理是一個跨行業(yè)、跨部門、跨專業(yè)的系統(tǒng)工程，電力系統(tǒng)的特性決定了其檔案內(nèi)容大多是高技術(shù)密集型的；而其電力工程檔案涉及單位部門又多，特別是系統(tǒng)外單位產(chǎn)生的工程檔案，種類多、數(shù)量大、矛盾多，接收難度大，工作紛繁復(fù)雜。同時一個完整的工程項目建設(shè)通常周期長，從工程立項、可行性研究、圖紙設(shè)計、施工等等，到最后竣工驗收投運，一般要跨越一兩年甚至更長時間。這給檔案資料收集整理帶來很大不便，極易造成資料散失。因此電力建設(shè)工程檔案具有專業(yè)性強(qiáng)、面廣量大、時間跨度大等特點。

但是一份齊全的工程檔案在建設(shè)工程中也發(fā)揮很大作用：

（一）工程檔案是電力工程建設(shè)和管理工作的重要依據(jù)。對于各項電力工程的維護(hù)、改擴(kuò)建、管理，主要靠的是工程檔案的儲存。只有以原始的檔案記錄為依據(jù)，才能順利進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)管理，避免不必要的浪費和損失。對于電力企業(yè)來說，如果它擁有數(shù)量較多、質(zhì)量較高的工程檔案資料，也就在一定程度上擁有比較雄厚的技術(shù)基礎(chǔ)，就會避免盲目性投資，減少經(jīng)濟(jì)損失，提高企業(yè)效益。

（二）工程檔案是電力工程建設(shè)規(guī)劃工作的基礎(chǔ)。沒有工程檔案，工程建設(shè)就會盲目性，變電所的線路的維修、改擴(kuò)建就難以進(jìn)行，造成一片混亂。如果能合理、充分利用工程檔案，調(diào)閱工程檔案做參考，就可以合理開發(fā)、合理設(shè)計、合理施工，充分發(fā)揮投資效益。

二、目前施工方檔案管理中常見的質(zhì)量通病及原因分析

目前的工程檔案管理實行了“誰牽頭誰負(fù)責(zé)”的項目負(fù)責(zé)制，變建設(shè)單位一家抓檔案，為建設(shè)、設(shè)計、施工、調(diào)試、監(jiān)理多家抓檔案，雖然各施工單位的都盡可能規(guī)范化的按照歸檔要求進(jìn)行組卷歸檔。但仍暴露出很多問題：

（一）工程文件材料的形成質(zhì)量不符合規(guī)范要求。在工程建設(shè)的過程中，相當(dāng)一部分文件材料的制作不規(guī)范，主要表現(xiàn)為:用紙的不規(guī)范，文件的制作未嚴(yán)格使用A4紙張；用筆的不規(guī)范，有的項目出現(xiàn)鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、紅墨水等不合格的書寫材料制作文件；簽字不規(guī)范，有代簽、漏簽、打印和印章代替簽名的現(xiàn)象；記錄表式不符合規(guī)范要求，有的表式為復(fù)印件。

（二）部分工程的檔案管理未與工程建設(shè)同步。相當(dāng)多的項目在實施過程中，檔案管理明顯滯后于項目建設(shè)的進(jìn)程：如沒有在項目開工之初，即將檔案工作的有關(guān)要求納入項目建設(shè)的合同之中，對工程檔案實行合同化管理；在對項目實施全過程的控制管理的同時，沒有將工程檔案工作的有關(guān)要求列入有關(guān)的控制管理內(nèi)容。

（三）部分工程項目文件收集不齊全。一些項目在文件材料的收集上存在問題，歸檔資料不完整，相互支撐性文件不全，閉環(huán)管理不到位。比較突出的，一是對前期文件收集不完整、不系統(tǒng)，特別是變電站設(shè)備的招投標(biāo)文件收集起來很困難；二是未重視對聲像及電子文件的收集。

（四）對工程檔案重視程度不夠。電力建設(shè)工程是臨時組成的施工單位，具有很強(qiáng)的階段性、流動性。個別領(lǐng)導(dǎo)并沒有真正把工程檔案工作擺在應(yīng)有的位置，只注重施工進(jìn)度、工藝質(zhì)量，而忽視檔案管理工作，存在著對檔案工作說起來重要，干起來次要的現(xiàn)象，等到工程竣工驗收時，施工單位才不得不投入大量的人力、物力突擊加工，致使工程竣工檔案質(zhì)量較差，影響到日后的提供利用。

（五）工程竣工圖的編制質(zhì)量不高。按照國家的有關(guān)規(guī)定，建設(shè)項目的竣工圖應(yīng)準(zhǔn)確、清楚，修改到位，能真實反映項目竣工時的實際情況。但有的建設(shè)項目竣工圖不僅收集不齊全，還存在相當(dāng)多的問題，如有的項目，工程施工過程中的更改內(nèi)容未在相關(guān)圖紙和相關(guān)部位上修改到位并注明修改的依據(jù)；有的竣工圖甚至未在必填項目上填寫相關(guān)內(nèi)容。

(六)檔案人員配備不能適應(yīng)工作的需要。檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，部分建設(shè)、施工單位的檔案管理人員都是兼職，事務(wù)多、頭緒雜，加之更換比較頻繁，對檔案業(yè)務(wù)知識的系統(tǒng)學(xué)習(xí)、掌握不夠。

根據(jù)以往的工程經(jīng)驗，發(fā)生如此多問題的主要原因是檔案管理制度不齊全，檔案管理人員在檔案整理過程中無章可循，檔案管理程序混亂；同時因為項目檔案形成單位眾多，關(guān)系繁雜，沒有統(tǒng)一的協(xié)調(diào)管理部門，檔案收集、整理就會受到諸多因素限制；而且項目部的檔案管理經(jīng)常是兼職檔案管理人員，業(yè)務(wù)水平不足，責(zé)任心不強(qiáng)，在檔案管過程中心有余而力不足，無法勝任檔案管理工作，而且檔案管理職責(zé)分工不合理，這也給以后的工程檔案資料的收集留下隱患。

三、做好電力建設(shè)工程檔案工作的對策措施

（一）健全檔案制度，檔案工作做到有章可循

電力建設(shè)項目檔案面廣量大，要使建設(shè)項目檔案工作有計劃、有步驟、高標(biāo)準(zhǔn)、全方位地有序進(jìn)行，必須從建設(shè)項目開始，就建立科學(xué)、合理、適用和可操作性強(qiáng)，力度大的一整套建設(shè)項目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、各方職責(zé)、獎勵處罰等方面作出明確的規(guī)定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、組卷以及竣工圖編制和交接驗收等重要問題，提出具體要求，使其有章可循，標(biāo)準(zhǔn)一致，職責(zé)分明。用規(guī)范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質(zhì)量。

（二）強(qiáng)化過程控制，推進(jìn)與工程項目的對接。

工程項目是工程檔案工作服務(wù)的主體，也是工程檔案資料的主要來源，要切實做好檔案收集與項目建設(shè)的對接工作，保證工程檔案管理工作的正常開展。電力工程建設(shè)時間跨度大，在檔案的收集、整理、保管各環(huán)節(jié)要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行，做到檔案工程和工程建設(shè)同步進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)法規(guī)宣傳與專業(yè)培訓(xùn)，重視工程檔案管理

首先要提高專職檔案人員的素質(zhì)，學(xué)習(xí)工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，對數(shù)字化檔案館的使用進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，讓兼職檔案員及時了解組卷要求和工程動態(tài)。將建設(shè)工程檔案管理納入工程建設(shè)環(huán)節(jié)。同時要善于與工程項目管理、施工等部門加強(qiáng)溝通，盡早介入工程建設(shè)活動。要完善兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，增強(qiáng)企業(yè)員工檔案意識，培育深入到各部室、各班組的檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，將檔案收集工作更深入開展下去，從各個渠道收集全面完整的資料。

（四）規(guī)范電子文檔歸檔，提高檔案信息的實效性

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［關(guān)鍵詞］建設(shè)工程檔案；管理的重要性；規(guī)范化

1建設(shè)工程檔案管理的重要性

建設(shè)工程檔案中的資料常常以文字、表格、圖像以及聲音等方式呈現(xiàn)，具有一定的儲存價值。但是隨著工程項目的增多，工程資料也不斷增多。在工程前期包括的資料主要有任務(wù)書、上級批示的文件、招標(biāo)文件、勘察文件、施工合同等。而在實際施工過程中涉及到的資料主要包括施工材料、驗收材料以及關(guān)于質(zhì)量的監(jiān)督材料等。而在項目竣工之后，還會涉及到竣工圖紙、工程結(jié)算材料等。一般情況來講，這些材料都對施工過程進(jìn)行了詳細(xì)介紹，是較為真實、全面的材料內(nèi)容，對工程的質(zhì)量有重要影響。就當(dāng)前社會中各個行業(yè)的材料管理來講，檔案管理具有一定的社會屬性，并且在國家的相關(guān)部門中已經(jīng)形成了一定的管理制度。但是無論從企業(yè)的方面來講，還是從個人的方面來講，檔案管理的實施都能實現(xiàn)對社會價值的良好呈現(xiàn)，因此在進(jìn)行檔案管理的過程中，相關(guān)工作人員需要給予這方面內(nèi)容充分重視。

2建設(shè)工程檔案管理的規(guī)范化措施

2.1充分了解建設(shè)工程的實施依據(jù)

就當(dāng)前情況來講，我國就工程在前期的收集、積累、整理等方面制定了比較嚴(yán)格的法律和法規(guī)要求。例如《檔案法》、《檔案保管工作規(guī)定》等，而這些規(guī)律規(guī)定的制定能夠為工程的順利實施提供重要依據(jù)，進(jìn)而使工程在實施過程中做到有章可循。

2.2建設(shè)工程檔案管理工作的程序化

在工程項目實施的過程中，一般會對相關(guān)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，按照分層的方式實施相應(yīng)管理，而在具體實施的過程中，主要體現(xiàn)在以下幾方面；首先，實現(xiàn)檔案管理的體系化。在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要在實現(xiàn)集中領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)管理的網(wǎng)絡(luò)化和扁平化。前幾年，在部分單位中對檔案管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)做出了調(diào)整，實現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)分層。同時設(shè)置了檔案監(jiān)督小組、管理小組、檢查小組等，實現(xiàn)了對檔案管理職責(zé)的詳細(xì)劃分。其次，監(jiān)督單位的檔案管理體系。一般來講，需要工程師對整體過程進(jìn)行監(jiān)控，同時也從設(shè)備、電氣儀表以及土建等多個方面進(jìn)行監(jiān)理，在實際監(jiān)控過程中，一般運用巡視、平行檢驗以及旁站等形式來完成，并且在此過程中，逐漸形成有系統(tǒng)化的資料。最后，施工單位的管理體系。為了使檔案的完整性與準(zhǔn)確性得到保證，施工單位需要設(shè)置五個部門和一個工作室，五個部門主要是包括工程部門、物資部門、計劃部門、財務(wù)部門以及技術(shù)質(zhì)量部門，一個工作室主要是指檔案室，在工程實施的過程中，這幾個部門需要對工程項目的資料進(jìn)行監(jiān)測，進(jìn)而使資料的準(zhǔn)確性得以凸顯。

2.3做好對建設(shè)工程檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)

一般來講，每個建筑工程單位都有自己的檔案管理部門，部門的設(shè)置主要是為了實現(xiàn)對項目中涉及到資料的有效管理與運用，并且在實際使用過程中給予專業(yè)指導(dǎo)，使工程的實施的各方面得到有效協(xié)調(diào)，同時促進(jìn)今后監(jiān)督以及維護(hù)檢查工作的順利實施。因此對于實施建設(shè)工程材料管理的工作人員來講，需要多參與和工程相關(guān)的例會，使檔案管理中出現(xiàn)的問題能夠得到有效解決。同時需要對檔案的具體狀態(tài)進(jìn)行詳細(xì)監(jiān)管，組織工作人員對施工單位的具體實施情況進(jìn)行定期檢查。除此之外，還可以加強(qiáng)對現(xiàn)代信息技術(shù)的運用，組織相關(guān)工作人員在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行自主學(xué)習(xí)、組織培訓(xùn)班或者是讓檔案管理人員到現(xiàn)場進(jìn)行具體解說。進(jìn)而使工作人員對涉及到的相關(guān)技術(shù)，規(guī)章制度以及政策法規(guī)等有更深入了解，并且能夠?qū)崿F(xiàn)對相關(guān)內(nèi)容的傳播。在這種狀況下，能夠為各個部門對資料的整理與裝訂提供有效參考，促進(jìn)資料管理工作效率的提升。

2.4做好對工程結(jié)算的控制

對于建設(shè)工程單位來講，在簽訂協(xié)議和合同時，在前期需要對和工程相關(guān)的資料進(jìn)行搜集與整理，做好變更和移交，并且對這些內(nèi)容提出明確、具體的要求，同時工程在最終的結(jié)算付款時，需要獲得檔案管理部門的認(rèn)可和簽字，然后進(jìn)行最終付款。

2.5確保各項措施落到實處

在工程建設(shè)的過程中，一般會設(shè)置相應(yīng)的檔案管理部門、相關(guān)職能部門以及考核小組等，定時對工程資料進(jìn)行歸納、整理以及累積，進(jìn)而將檔案管理的職責(zé)更好落到實處，使工程質(zhì)量有所保證。同時需要實施一定的獎懲制度，使工作人員的工作積極性得到激發(fā)。

2.6實現(xiàn)工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展

工程建設(shè)一般實施的時間比較長，從實施到竣工需要一個周期，因此在工程建設(shè)的過程中，實現(xiàn)有檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展十分重要。工程項目中檔案的確立應(yīng)該從工程設(shè)立階段就開始，同時在進(jìn)展過程中需要對工程質(zhì)量進(jìn)行詳細(xì)監(jiān)管，對相關(guān)文件材料進(jìn)行詳細(xì)檢查。在項目簽訂正式的合同之后，需要實施相應(yīng)的監(jiān)理措施，使工程項目中的整體內(nèi)容納入到監(jiān)理范圍內(nèi)，進(jìn)而實現(xiàn)檔案管理體系的不斷完善，使檔案管理能夠在工程建設(shè)中的各個環(huán)節(jié)得到滲透。

3結(jié)束語

總之，在工程建設(shè)過程中，檔案管理是進(jìn)行施工、運行、檢測、維護(hù)以及改建等工作實施的有效保證，同時也對整個項目內(nèi)容進(jìn)行著記錄，是建設(shè)工程中涉及到的核心內(nèi)容，由此可見，檔案管理的實施程度對資源的管理和利用有重要影響。因此相關(guān)單位在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要加強(qiáng)人員素質(zhì)建設(shè)，完善相關(guān)管理體系，實現(xiàn)部門之間的充分溝通與交流，使資料的真實性和完整性得到充分體現(xiàn)，進(jìn)而使工程得以順利進(jìn)行。