序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇檔案信息化管理，期待它們能激發您的靈感。

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【論文摘要】信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。計算機技術的快速發展使我們步人了一個信息化的時代，無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術不斷顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代牛活不可缺少的工具。

1、檔案信息化的定義和內涵

1.1定義

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。

1.2內涵

檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現檔案信息的數字化和網絡化；第二，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現檔案信息高度共享；第四，要引發檔案管理模式的變革。

2、檔案信息化管理的必要性

由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術兀不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代牛活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

3、加強檔案信息化管理的措施

《全國檔案事業發展“十五”計劃》又把信息化建設列為戰略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并人國家信息網。實現館藏檔案數字化、傳輸網絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。

3.1加強基礎設施建設

電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。

3.2檔案信息資源建設

3.2.1檔案的電子化

所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。

3.2.2加強檔案目錄數據庫建設

我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入，保存。

3.3檔案信息化人才的培養

從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新更科學、更先進的管理方法，因此必須通過各種途徑加強檔案業務人員培訓工作。提高檔案業務人員的管理水平。

【參考文獻】

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關鍵詞：檔案管理 信息化 應對方法

電子環境下，網絡環境中檔案管理工作的全新變革帶來技術上巨大進步和工作效率極大提高，并引發了我們工作方式乃至思維方式的重大轉變。為實現檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節省檔案存放空間，迫切需要實施檔案信息化管理。

一、文書檔案信息化管理的優點

1.能夠提高辦公效率。計算機具有強大的信息處理能力，計算機檔案管理系統一般包括文件管理、檔案資料管理、自動立卷及各種圖形、圖像的原件掃描和多媒體信息光盤存儲等多項功能。檔案人員在同一系統中進行相關操作，不但減少許多重復錄入，同時使勞動強度大幅度下降。

2.有利于檔案信息資源的開發利用。計算機可直接讀取原文，減少檔案取出查找次數而造成的磨損，最大限度延長檔案使用壽命；直接打印原文給查閱者，這樣就避免了復印時對檔案的損害和可能發生的泄密情況。

3.文件和文字信息得到充分共享。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，極大提高檔案利用工作的質量和效率，保證較高的查全率和查準率，通過網絡服務平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作重點和檔案管理信息動態。

二、檔案信息化管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制。電子文件內容易于變化，使文件保密性變弱。電子文件易于修改且不留痕跡，雖然有些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性比紙質文件要大，把握內容原貌困難。電子文件不具特定字跡，可根據需要以不同字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨原始性，不能為每份電子文件蓋印或親自簽名，無法借助印章或簽署的字跡判斷電子文件是否為原件。以上種種問題都對電子文件保密性提出嚴峻考驗，而且網上竊密技術不斷發展，進入網絡中的任何文件都難以做到絕對保密。

2.對檔案管理人員要求高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員提出了更高的要求。實現檔案管理信息化，首先管理人員要有較高知識層次和先進技術水平。目前，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才奇缺，大部分檔案人員信息技術水平偏低，盡管單位引進了現代化設備，但不能充分發揮作用，根本談不上實現檔案管理信息化。

三、幾點應對方法

針對在實際應用過程中遇到的一些問題，筆者提出以下幾點應對方法：

1.信息化系統內、外網隔離。在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，具有五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質。一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。二是采取“自學為主，培訓為輔”模式，逐步形成終身教育機制，保障檔案人員素質隨時展而不斷提高。三是加大檔案部門間、區域間系統合作的力度，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。

檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實性，成為信息家族中的重要一員。應加強檔案管理信息化建設，提升檔案管理和利用水平，充分發揮檔案的信息功能。

參考文獻

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[3]冼漢聰.文書檔案管理的辦公自動化應用[J].商情：教育經濟研究，2008（6）

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電子檔案是由數字電子計算機處理的檔案，是用來區別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節、比特方式表示并使之在電腦網絡上流動，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細節，這些字節與比特方可隨機定位到用戶所在的網絡終端，以可被理解的文字、數字、圖像、圖表、符號等顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。

二 檔案信息化管理的現實意義

1．提高整個部門的工作效率

實施檔案管理信息化后，部門管理人員從繁重的手工勞動中解放出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。

2．有效地提供服務

檔案管理的信息化，科技人員可在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發，提高了整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是公司內部的信息中心。

三 推進檔案信息化管理的策略

1．建立規范體系

檔案信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個專業，無法全面實施、推廣統一標準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，檔案的整理、分類、著錄及有關規定已不能完全適應。檔案信息化建設必須做到統籌規劃、統一標準、統一部署、避免出現“自成體系、各自為戰”的情況，要按統一的技術標準實施。

2．完善安全制度

檔案信息化建設的最終落實都要靠人來執行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統的威脅。采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施。

3．規范管理，注重實效

建立檔案信息化建設指導委員會，負責研究檔案信息化發展方向，組織制訂和修改檔案信息化方面的法規、規章與標準；負責監督和檢查檔案信息化建設的進程，實施政策引導；負責指導數字檔案信息資源的開放利用和安全管理。將信息化進程、計算機應用水平作為檔案館（室）目標工作考核、評比先進的條件，并逐年提高其在考核中的權重。檔案局加強對各單位檔案信息化建設的行政監督和宏觀指導。制定相應的規范性文件和標準，保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、安全，嚴防違反檔案法律法規行為。及時總結推廣經驗，促進檔案信息化建設規范穩步開展。

4．電子檔案的有效、實用

目前，雖然許多單位、部門的信息化進程在逐步推進，但往往忽視了檔案信息化后的實用性。我們推進檔案管理信息化，是為了更好地提供檔案服務，而一些單位的電子檔案修改機制尚不完善，一些檔案被修改后（如聲音的清晰化處理、圖像的清晰化處理、文字錄入錯誤糾正），只保留修改后的檔案，而將原始數據進行了刪除，降低了電子檔案的留存價值，甚至對部分檔案來說已喪失全部價值。還有一些單位，為了所謂的加快信息化進程，擅自不按標準操作，將存儲掃描的清晰度降低，從而加快掃描速度、減少存儲空間，致使所存檔案不清晰或信息缺失，不能達到實際使用的要求，多數檔案仍需實地查詢入庫的紙質資料。為了提高電子檔案的實用性，我們不僅需要一套完整的管理制度進行保障，還要從計算機技術上加以規范和限制，如管理軟件對操作者的權限限制，軟件中對于存儲圖像分辨率的強制要求，通過使用計算機的簽署技術、身份驗證技術等，實現對管理者的操作行為進行記錄及約束。總之，需要我們通過各種行政及信息技術手段，盡可能地提高電子檔案的有效性及實用性。

5．人才儲備原則

由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。

參考文獻

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科研機構的科研項目檔案是科學研究活動的真實記錄，是一項重要的信息資源，機構所屬的各研究團隊及相關研究人員職務活動中形成的各類科研項目檔案，需要實行集中統一管理，確保完整、準確、系統和安全，以利于開發和利用。

一、科研檔案管理的特點

科研項目檔案管理是科研管理的重要組成部分，是科研活動的重要環節，也是保護知識產權的一項重要舉措。檔案管理與計劃管理、項目管理、成果管理緊密結合，納入到科研計劃、規劃，納入到科研管理制度。其特點也較為明顯。

（一）檔案收集、整理的復雜性

科研檔案涵蓋了科研項目活動的整個過程，每個環節都需要多次的試驗和研究。有的科研項目還是多個科研團隊的合作項目，致使科研檔案的收集管理較為復雜。

（1）數據量大。科研項目可以分多個不同的子課題，每個課題和主項目一樣需要階段性管理，對形成的階段性成果、目標進行檢驗考核。同時一個科研項目可能涉及多個立檔單位，多個專業學科。這樣就形成了大量的檔案資料需要存檔。

（2）時間跨度大。科研項目從項目申請、立項論證、組織實施，到檢查評估、驗收鑒定、成果申報、科技推廣、檔案入庫整個過程一般需要1-3年，如果有其他客觀因素，導致項目延期則周期更長。

（二）檔案管理的安全性

科研項目在研究過程中形成的具有保存價值的各種載體，可能是具有創新性的技術設計及專利內容，這些資料體現了較為高、精、尖的科學技術水平，形成的成果擁有知識產權，因此對于檔案的內容就要嚴格的保密，檔案的管理工作就要采取有效的安全措施。

二、科研檔案管理信息化的意義

科研檔案管理信息化平臺的設計有利于加快科研檔案現代化管理水平，改進科研檔案管理模式。科研檔案信息化平臺的設計就是把科研檔案資源轉化為電子化的信息，這些資源包含項目整個活動過程中產生的文檔、多媒體資源、創新成果等，形成一個分類明確的科研檔案資源信息庫，安全快捷地提供檔案服務，增強檔案科學性管理，實現科研檔案信息資源共享。

首先，檔案管理電子化利于科研檔案的長期保存，紙質的檔案保存期限有限，同時查找翻閱不方便。其次，規范化的數據信息可以規范操作，提高數據質量及信息處理的效率，同時縮短了項目決策周期，通過檔案的管理實現項目的動態跟蹤管理。第三，檔案的信息化促進研究人員的相互交流，在信息資源共享和有效利用的基礎上，更能促進科研成果的轉化。

三、合理利用信息化的科研檔案及科學化管理

（一）加強基礎設施建設，培養信息技術人才

對實施科研檔案信息化管理投入專項經費，配置必須的軟硬件設施，提高計算機和網絡應用程度。

檔案管理人員承擔著具體實施的工作職責，不僅要熟練地運用數字化技術、信息儲存技術、網絡通訊技術及多媒體技術，還要有加工提煉有效檔案信息的能力，對項目的檔案信息進行判斷分析，保證科研項目檔案的系統性和完整性。因此要加強檔案信息化管理的培訓，普及信息化技術知識。

（二）建立更有效的電子檔案管理制度

科研機構要建立符合自己的完善的檔案信息化管理制度。制訂電子文檔、多媒體資源收集、整合和安全管理等方面的標準。明確科研檔案的信息化操作方式，明確在科研檔案管理過程中涉及到的各個單位個人的職責權限，使各個操作環節都要有章可循。

（三）提高科研項目電子檔案的安全性

加強對檔案管理信息化平臺的管理，確保檔案資源庫的安全。提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生。采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保檔案管理信息化平臺的安全和網絡的安全。平臺的安全性設計主要包括以下幾個方面：

（1）系統數據庫的安全性。設置驗證用戶的權限，增加用戶訪問控制。以確保只有合法授權用戶才能訪問檔案資源庫，防止惡意破壞或修改。通過數字簽名技術對立檔單位進行安全性檢驗，同時檢驗文檔資源在傳送過程中是否丟失或不完整。對數據庫中相關數據表的字段、相關文檔進行加密處理。

（2）系統的網絡安全。建立平臺操作日志，通過記錄各個時間點、每個用戶進行的任何操作，使管理員可以監控系統的運行狀態。同時，不定期對數據資源庫進行備份。

四、結 論

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[關鍵詞]檔案管理；管理信息化；信息

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.130

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-0-01

在信息時代下，社會中充斥著各種各樣的信息，令人們眼花繚亂，無法辨別真假，無法及時準確地加以利用，因此，當前各個行業對信息管理的要求愈發嚴格。這使檔案管理信息化工作面臨著的重大機遇和挑戰。因此，要加快檔案管理信息化進程，促進檔案管理信息化技術手段不斷優化升級，發揮檔案管理信息化的積極作用，滿足人們對檔案管理信息化的要求。

1 檔案管理信息化

1.1 檔案管理信息化概述

檔案管理的信息化是指在管理作為信息重要載體的檔案時，全面地應用現代化的信息技術，如網絡技術、圖文技術等對檔案信息資源進行安排、管理與配置并最終實現資源共享的過程。檔案管理信息化是將原本的紙質版檔案轉化成電子數據予以保存，更好地實現了檔案的保存，同時能夠進行信息資料的自動化查取，從而達到為人民群眾服務，推動社會向前發展的目的。

1.2 檔案管理信息化中存在的問題

首先是檔案管理的信息化相比起傳統的檔案保存增加了安全風險。在網絡的飛速發展之下，互聯網的使用已經遍及社會的各個角落，在如此大面積使用之下，隨之而來的就是網絡安全隱患的增加。這會導致一部分不法分子伺機竊取、攻擊甚至是篡改檔案信息，這樣的情況一直困擾著檔案管理人員，威脅著人民群眾。

其次是檔案管理人員的素質差強人意。檔案管理信息化工作自身的專業性和復雜性，使檔案管理工作對相關人員的素質要求也在不斷提高。而當前的實際情況是，檔案管理工作人員的整體素質不高，管理意識不強，同時，檔案管理信息化工作的方式方法與時代脫軌，不適宜于時代的要求。

最后是檔案管理不夠規范，信息質量不高。主要表現為檔案名錄細則不夠細致、檔案分類不夠準確，對于檔案標號沒有統一的標準，在檔案管理信息化工作的具體實施中常會帶來更多的麻煩。另外，檔案管理信息化后電子數據的易更改性和不穩定性等特征也降低了檔案管理信息的最終質量，無法保證其真實性。

2 提高檔案信息化管理的水平

2.1 提高檔案管理工作團隊的整體素質

針對當前工作人員整體素質不高的情況，要做的不僅是逐漸培養他們的專業素質，加強他們的工作能力，還要建立更嚴格的選用機制，將真正有相關技術能力、高素質的人選到檔案管理工作中。此外，還要借鑒國外成熟的技術和管理理念，并并在具體的實踐工作中探索自身獨具特色的工作道路。每一位檔案管理工作人員必須熟練掌握電子檔案的管理方法，相關的網絡技術、圖文表格技術等工作技能。從而正確判斷檔案保密程度和開放程度，保證檔案分類、編號等工作的標準化，實現檔案管理信息化在信息共享方面的積極作用。

2.2 轉變檔案管理人員的思想態度

檔案管理的重要性不言而喻，但是實際上一些從事檔案管理工作的人，卻并沒有從內心重視這份工作。所以，應當加強對檔案管理工作人員的思想教育，幫助他們理解自身行為對社會的重要性。唯有轉變檔案管理工作人員的思想態度，令他們從內心熱愛檔案管理工作，才能使工作人員注重自身工作行為的規范性和科學性，在整理有關信息時更加全面細致、小心謹慎。另外，還要培養檔案管理工作人員的責任感，形成認真負責的工作態度，并要求工作人員始終以熱情的態度進行服務。

2.3 制定檔案管理的統一標準，重視檔案的安全問題

首先，要以國家有關部門的權力為依托，制定一個檔案管理工作的統一標準，將實際操作中涉及的問題明確展現出來，對行業內所有單位的管理行為予以統一約束。以此令檔案管理各個環節中電子數據可以實現真正的標準化和有效性。其次，要不斷發展科技，對檔案管理信息化工作進行改革創新，使檔案管理的工作方式能夠符合時展的要求，滿足人民群眾的需要。同時，還要將更成熟先進的科學技術應用到檔案管理信息化工作中，提高管理工作的專業性。最后，就是要在政府的幫助下，令行業內更多的單位在進行檔案信息化管理時配備足夠專業科學的器材。

以上是針對檔案管理信息化中存在的問題所提出的管理建議。但是保證信息化檔案的安全性和真實性，還需要涉及統一協調所有的環節，使其相互協調配合，才能達到更好的效果。

3 結 語

在時代的飛速發展進步下，如何將信息更及時有效、真實安全地傳達給人民群眾是檔案管理所面臨的重要問題。筆者建議利用高科技技術實現檔案管理信息化，使檔案管理工作更全面、更高效，更好地為人民群眾生產生活服務。因此，在實際工作中，要及時處理檔案管理中存在的問題，不斷革新檔案管理工作方式方法，令檔案管理工作順應時展，發揮出應有的作用。

主要參考文獻