序言：作為思想的載體和知識(shí)的探索者，寫(xiě)作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的1篇高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)研究，期待它們能激發(fā)您的靈感。

摘要:高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作一直是高職院校檔案工作中的短板。文章結(jié)合工作中的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和信息積累，分析了目前高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作在內(nèi)容、方式、方法、效果等方面的現(xiàn)狀與存在的問(wèn)題。在此基礎(chǔ)上，引入精細(xì)化管理的理念和方法，對(duì)支撐體系、保障條件、方法措施和運(yùn)行環(huán)境四個(gè)方面進(jìn)行設(shè)計(jì)，提出了高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理體系的構(gòu)建策略，為高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作改革和創(chuàng)新提供新的路徑。

精細(xì)化管理是一種管理理念和文化。它是20世紀(jì)50年代末起源于日本的一種企業(yè)管理理念，是社會(huì)分工的精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式，是現(xiàn)代管理的必然要求[1]。隨著職業(yè)教育的蓬勃發(fā)展，檔案建設(shè)作為國(guó)家職業(yè)教育工作的重要組成部分也越發(fā)得到重視。檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作是高職院校檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是高職院校檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。2021年1月1日起實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案法》中新增了“檔案信息化建設(shè)”和“監(jiān)督檢查”兩個(gè)專(zhuān)章，特別是“監(jiān)督檢查”章節(jié)，在法律條款中明確了檔案主管部門(mén)監(jiān)督指導(dǎo)的職能和責(zé)任。《高等學(xué)校檔案管理辦法》第八條、第十四條以及《〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉解讀》規(guī)定，對(duì)高校檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)是高校檔案部門(mén)的一項(xiàng)管理職責(zé)。除了規(guī)章制度的職責(zé)規(guī)定外，高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作是學(xué)校檔案部門(mén)行之有效的管理手段，有效的監(jiān)督指導(dǎo)工作能夠從立檔單位源頭上提高檔案工作效率和質(zhì)量，保障高職院校檔案事業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的正常運(yùn)行和整體水平，推動(dòng)高職院校檔案事業(yè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)職業(yè)教育的發(fā)展。《檔案法》實(shí)施30多年來(lái)，高職院校的檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作形成了一定的模式，積累了一些有益的經(jīng)驗(yàn)和做法，但是在實(shí)際工作中也存在工作不到位、工作效果不佳等問(wèn)題。這些問(wèn)題產(chǎn)生的主要原因在于缺少系統(tǒng)化的、精細(xì)化的管理。而在檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作中引入精細(xì)化管理的理念和方法，能為高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作提供新的思路，緩解和突破目前檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作中存在的盲點(diǎn)、難點(diǎn)和誤區(qū)，進(jìn)而提升高職院校檔案部門(mén)的管理水平。

一、檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理的概念和要素

1.概念。檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理，就是在檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作中引入精細(xì)化管理的理念、方法和原理，通過(guò)對(duì)規(guī)則進(jìn)行細(xì)化和系統(tǒng)化，運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、數(shù)據(jù)化等管理手段，確保檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的各個(gè)工作流程精確、有效、協(xié)同和可持續(xù)開(kāi)展。

2.要素。檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理包括多個(gè)要素，只有每個(gè)要素都得到充分重視和有效保障，檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理才能落到實(shí)處。一是精細(xì)規(guī)劃。檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理要規(guī)劃先行。精細(xì)規(guī)劃立足于學(xué)校檔案工作的中長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)，結(jié)合總體目標(biāo)制定或優(yōu)化具體目標(biāo)和方案。具體目標(biāo)和方案要具有可操作性和可執(zhí)行性。二是精細(xì)分析。精細(xì)化分析是落實(shí)精細(xì)化管理的前提條件。要深入細(xì)致地查找并分析檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作存在的關(guān)鍵問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)，針對(duì)問(wèn)題找到正確的解決方案和措施，并狠抓落實(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的功能、效果和作用。三是精細(xì)操作。在檔案監(jiān)督指導(dǎo)整個(gè)工作中，各個(gè)工作環(huán)節(jié)都需要遵循必要的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。檔案部門(mén)和各歸檔部門(mén)積極主動(dòng)開(kāi)展工作、配合工作，檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理才能取得實(shí)效，精細(xì)化的管理模式才能得到有效推廣。四是精細(xì)控制。檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作涉及的事項(xiàng)多，工作環(huán)節(jié)也復(fù)雜。整體運(yùn)行過(guò)程中需要事先做好計(jì)劃、確定工作流程等相關(guān)工作。各項(xiàng)工作按照工作計(jì)劃和流程規(guī)范進(jìn)行，能夠提高管理效能，及早發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題并進(jìn)行有效修正。

二、高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理概況

《檔案法》實(shí)施30多年來(lái)，高職院校在開(kāi)展檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作中不斷摸索經(jīng)驗(yàn)，建立了一定的工作模式，如大部分高職院校都建立了以學(xué)校檔案部門(mén)為主體、學(xué)校內(nèi)部各歸檔部門(mén)為客體的檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作組織管理網(wǎng)格體系；檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，列為檔案工作的重要內(nèi)容，每年定期開(kāi)展；關(guān)注到檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作人員的素質(zhì)要求，越來(lái)越多的高職院校配備了檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)出身的檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作人員等，但是由于缺少精細(xì)化的檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作模式，高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作還存在一些問(wèn)題。一是重微觀業(yè)務(wù)指導(dǎo)，輕宏觀規(guī)劃。高職院校在檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的內(nèi)容上偏重于微觀業(yè)務(wù)指導(dǎo)，把監(jiān)督指導(dǎo)工作的重點(diǎn)放在了做好文件材料的收集、整理以及一些具體的業(yè)務(wù)工作上，對(duì)于歸檔單位的宏觀指導(dǎo)和通盤(pán)規(guī)劃則明顯不足。二是監(jiān)督指導(dǎo)的方法措施單一。主要采取的是傳統(tǒng)的檔案部門(mén)手把手教、手把手幫助干的被動(dòng)的指導(dǎo)方式，結(jié)合現(xiàn)代化手段開(kāi)展工作的不多。三是缺少完備的考核獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。高職院校通常缺少對(duì)檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作細(xì)致的考評(píng)和獎(jiǎng)懲，對(duì)檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的考評(píng)往往只是作為檔案工作考核的一項(xiàng)內(nèi)容，并沒(méi)有制定詳細(xì)的考核標(biāo)準(zhǔn)。四是缺少精細(xì)化的崗位職責(zé)體系。高職院校檔案部門(mén)的各個(gè)崗位缺少責(zé)任明確、權(quán)責(zé)清晰的崗位職責(zé)，檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作并沒(méi)有明確的崗位責(zé)任制進(jìn)行約束。五是缺乏科學(xué)、細(xì)致的管理制度、工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)。高職院校一般沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作規(guī)范，有的只是在檔案工作制度里稍有涉及，并沒(méi)有作出細(xì)致、明確的規(guī)定；沒(méi)有制定科學(xué)、有序、高效的工作流程，缺少對(duì)細(xì)節(jié)的關(guān)注和把控；各個(gè)工作環(huán)節(jié)缺少相應(yīng)的工作指標(biāo)進(jìn)行對(duì)標(biāo)，工作過(guò)程和效果都難以進(jìn)行考量。六是對(duì)整改的約束力不強(qiáng)。缺少對(duì)整改過(guò)程的監(jiān)督和指導(dǎo)，只是提出了整改建議，對(duì)整改過(guò)程欠督促。

三、高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理體系構(gòu)建

針對(duì)目前高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作中存在的問(wèn)題與不足，引入精細(xì)化管理理念，探討構(gòu)建高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理體系，通過(guò)整體規(guī)劃?rùn)n案監(jiān)督指導(dǎo)工作，細(xì)化工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)組織監(jiān)督指導(dǎo)工作舉措，改變過(guò)去粗放式的管理狀態(tài)，從而切實(shí)提高高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的成效。通過(guò)對(duì)支撐體系、保障條件、方法措施和運(yùn)行環(huán)境四方面的設(shè)計(jì)，構(gòu)建多維、立體、長(zhǎng)效的高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)精細(xì)化管理體系。其中，建立精細(xì)化管理支撐體系是起點(diǎn)，也是整個(gè)體系的重要核心內(nèi)容；運(yùn)行環(huán)境是基石，是整個(gè)體系的外部依托條件，優(yōu)化運(yùn)行環(huán)境可以為高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的開(kāi)展?fàn)I造有利的外部環(huán)境；保障條件和方法措施是中間支柱，起到銜接的作用，通過(guò)健全保障條件、創(chuàng)新檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的方法措施來(lái)確保高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理體系達(dá)到內(nèi)外運(yùn)行一體、上下融會(huì)貫通的狀態(tài)，從而實(shí)現(xiàn)高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的效果最大化。

1.建立精細(xì)化管理支撐體系。（1）完善崗位職責(zé)體系。高職院校要轉(zhuǎn)變過(guò)去粗放的檔案監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)體系，建立責(zé)任明確、權(quán)責(zé)清晰、106督查和追責(zé)措施到位的崗位職責(zé)體系，明確檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作各環(huán)節(jié)責(zé)任，才有可能精準(zhǔn)完成各項(xiàng)工作。一是進(jìn)行精細(xì)化的崗位設(shè)計(jì)。根據(jù)高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作中的常規(guī)工作、重點(diǎn)工作、臨時(shí)工作的需要，明確規(guī)定檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作崗位的任務(wù)、要求、責(zé)任、權(quán)利以及與其他崗位的關(guān)系。二是對(duì)崗位進(jìn)行準(zhǔn)確的描述。將崗位目的、主要職責(zé)、工作關(guān)系、基本人員要求等用文字進(jìn)行描述，以此作為決定任用檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作人員的依據(jù)、衡量工作人員適崗的標(biāo)準(zhǔn)條件和指導(dǎo)制定工作目標(biāo)的依據(jù)。三是以崗位職責(zé)為基礎(chǔ)，把檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的崗位職責(zé)內(nèi)容、履職內(nèi)容和績(jī)效評(píng)價(jià)考核等內(nèi)容結(jié)合起來(lái)。（2）細(xì)化工作流程。制定精細(xì)化檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作流程是檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理的重要組成部分。高職院校針對(duì)監(jiān)督指導(dǎo)工作的常規(guī)工作事項(xiàng)、重點(diǎn)跟進(jìn)事項(xiàng)、專(zhuān)項(xiàng)工作等不同類(lèi)型的工作任務(wù)和目標(biāo)，將固定和機(jī)動(dòng)、宏觀和微觀相結(jié)合，制定相應(yīng)工作流程，并且隨著工作的進(jìn)程不斷對(duì)流程進(jìn)行總結(jié)、完善和優(yōu)化，從而保證高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的精細(xì)化管理[2]35。本文具體以高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作中的常規(guī)工作之一文書(shū)檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作為例，細(xì)化其工作流程。一是事前監(jiān)督指導(dǎo)，帶有告知的性質(zhì)，時(shí)間段為文件材料形成前，將文件材料的收集保存在一開(kāi)始就納入各部門(mén)的工作中，這要求檔案部門(mén)要熟悉各歸檔部門(mén)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，掌握不同類(lèi)型文件的形成特點(diǎn)和規(guī)律。二是事中監(jiān)督指導(dǎo)，帶有一種督促檢查性質(zhì)，時(shí)間段為文件材料形成的過(guò)程，對(duì)文件材料形成過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)在文件材料形成的過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，給予專(zhuān)業(yè)的、有針對(duì)性的監(jiān)督指導(dǎo)意見(jiàn)，及時(shí)糾正問(wèn)題，并形成指導(dǎo)服務(wù)的工作記錄，供日后參考和查證。三是事后監(jiān)督指導(dǎo)，帶有驗(yàn)收的性質(zhì)，時(shí)間段為文件材料立卷歸檔的過(guò)程，對(duì)歸檔案卷進(jìn)行驗(yàn)收，并及時(shí)收集監(jiān)督指導(dǎo)工作的反饋意見(jiàn)，登記總結(jié)，可以起到彌補(bǔ)的作用，最大限度地減少不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范的案卷產(chǎn)生，提高立卷歸檔工作質(zhì)量。（3）制定科學(xué)的工作標(biāo)準(zhǔn)或指標(biāo)。高職院校要開(kāi)展檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理，提高檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的成效，其中最基礎(chǔ)的管理要素就是標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)制定科學(xué)的工作標(biāo)準(zhǔn)作為工作標(biāo)桿，讓整個(gè)工作流程更加具有規(guī)范性和科學(xué)性。按照“細(xì)化、量化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、信息化、適時(shí)化”的要求，為各個(gè)工作環(huán)節(jié)制定要求和參照標(biāo)準(zhǔn)，能夠定量的環(huán)節(jié)要盡量制定科學(xué)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，以供考量。（4）建立整改約束機(jī)制。要對(duì)整改問(wèn)題進(jìn)行細(xì)化，指導(dǎo)歸檔部門(mén)制定詳細(xì)的整改措施，并對(duì)整改過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，督促和指導(dǎo)各歸檔部門(mén)將整改工作落實(shí)到位。通過(guò)聽(tīng)取整改報(bào)告、提出問(wèn)題、實(shí)地查看、抽查案卷、查驗(yàn)佐證材料等多種方式了解整改工作進(jìn)度，全面掌握整改情況，及時(shí)反饋整改結(jié)果。對(duì)于拖延整改或者拒不整改者，予以批評(píng)和相應(yīng)處理，并將整改落實(shí)情況納入相關(guān)人員的工作考核中，與其任用、晉升、獎(jiǎng)懲掛鉤，以此來(lái)推動(dòng)整改工作的全面落實(shí)。（5）建立完善的考核機(jī)制。在檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理體系下，搭建精細(xì)的考核工作機(jī)制，有利于培育和推進(jìn)高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的精細(xì)化管理。要將檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作考核作為檔案工作考核的一項(xiàng)重要內(nèi)容，并結(jié)合實(shí)際，科學(xué)合理地確定其所占比重[3]30。制定的考核指標(biāo)應(yīng)以職責(zé)為基礎(chǔ)，覆蓋檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的全過(guò)程，包括對(duì)工作內(nèi)容和工作效果的考核，并對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行量化賦分，以定性分析和定量分析相結(jié)合的手段進(jìn)行考核。（6）搭建精細(xì)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。依托評(píng)先選優(yōu)工作，建立精細(xì)公平的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，有利于培育和推進(jìn)高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的精細(xì)化管理。評(píng)先選優(yōu)工作的開(kāi)展依托于完善的評(píng)選方案，要細(xì)化評(píng)價(jià)指標(biāo)，給予參評(píng)單位和個(gè)人全面、公正的評(píng)價(jià)。還要將評(píng)選結(jié)果與人員的晉升、任用、獎(jiǎng)懲等掛鉤，充分調(diào)動(dòng)個(gè)人積極性和主動(dòng)性。

2.健全相關(guān)的保障條件。高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理體系的運(yùn)轉(zhuǎn)離不開(kāi)組織機(jī)構(gòu)和人才隊(duì)伍兩大要素的有力支撐。（1）組織機(jī)構(gòu)建設(shè)。為了推進(jìn)檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理的開(kāi)展，高職院校要建立完善的工作機(jī)構(gòu)作為組織保障。高職院校檔案部門(mén)要明確檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作機(jī)構(gòu)，一般由檔案部門(mén)的負(fù)責(zé)人擔(dān)任檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的負(fù)責(zé)人，由檔案工作人員專(zhuān)職或兼職負(fù)責(zé)具體的監(jiān)督指導(dǎo)工作，并要結(jié)合學(xué)校規(guī)模和檔案管理現(xiàn)狀確定具體的人數(shù)、崗位要求和工作職責(zé)。有條件的學(xué)校可以設(shè)置檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的專(zhuān)崗，由具有良好意志品質(zhì)、較高專(zhuān)業(yè)水平和對(duì)精細(xì)化管理思想接受度較高的專(zhuān)人負(fù)責(zé)；多數(shù)學(xué)校由于檔案工作人員數(shù)量不夠，在設(shè)立工作機(jī)構(gòu)時(shí)，機(jī)構(gòu)人員可考慮從學(xué)校內(nèi)部歸檔部門(mén)中挑選吃苦耐勞、清正廉潔、勤學(xué)好問(wèn)、專(zhuān)業(yè)水平高的檔案人員進(jìn)行聘任，共同開(kāi)展工作，也可聘請(qǐng)校外檔案專(zhuān)家擔(dān)任。（2）人才隊(duì)伍建設(shè)。高職院校的檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作人才隊(duì)伍應(yīng)該包括監(jiān)督指導(dǎo)工作的規(guī)劃者、引領(lǐng)者、管理者；監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理體系的搭建者；實(shí)施精細(xì)化管理的一線監(jiān)督指導(dǎo)工作人員。高職院校要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，就是要制訂人才引進(jìn)和培養(yǎng)計(jì)劃，完善考核、激勵(lì)、培養(yǎng)、管理等配套政策措施來(lái)引進(jìn)、儲(chǔ)備和培育這三類(lèi)人才。

3.創(chuàng)新高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的方法措施。高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理需要靈活運(yùn)用多種方法和措施來(lái)達(dá)到管理目標(biāo)，切實(shí)發(fā)揮檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理的實(shí)效。一是檔案督查貫穿全過(guò)程。結(jié)合年中歸檔文件檢查、檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)檢查、檔案工作評(píng)先選優(yōu)等手段，對(duì)歸檔部門(mén)檔案工作中的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行集中、全面的清理、完善和補(bǔ)充，并及時(shí)公布檢查結(jié)果，督促學(xué)校歸檔部門(mén)后期整改工作的開(kāi)展。二是樹(shù)立典型，推廣典型，以點(diǎn)帶面。在開(kāi)展常規(guī)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)的同時(shí)，定期舉辦檔案工作評(píng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)，樹(shù)立典型，并大力推廣典型，達(dá)到以點(diǎn)帶面、促進(jìn)全局發(fā)展的效果。三是與時(shí)俱進(jìn)，充分利用現(xiàn)代化手段。例如，在學(xué)校檔案網(wǎng)站上設(shè)立“留言板”“網(wǎng)上業(yè)務(wù)咨詢(xún)”“檔案業(yè)務(wù)論壇”等類(lèi)型的模塊，在網(wǎng)上進(jìn)行業(yè)務(wù)咨詢(xún)和指導(dǎo)，交流檔案管理的經(jīng)驗(yàn)；制作檔案業(yè)務(wù)專(zhuān)題教學(xué)視頻、微信小視頻等，在微信、QQ、微博等社交平臺(tái)上進(jìn)行推送；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可視電話、遠(yuǎn)程視頻等進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督等。這類(lèi)利用先進(jìn)信息技術(shù)開(kāi)展的檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作更加方便快捷，符合當(dāng)下人們利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)獲取信息的習(xí)慣，能夠打破時(shí)間和空間的限制，便于那些存在多個(gè)校區(qū)的高職院校進(jìn)行遠(yuǎn)距離監(jiān)督和指導(dǎo)。

4.優(yōu)化運(yùn)行環(huán)境。為確保高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作精細(xì)化管理體系的正常運(yùn)行，需要營(yíng)造良好的外部運(yùn)行環(huán)境作為依托，可以從觀念意識(shí)、制度建設(shè)、組織協(xié)作三個(gè)方面著手。（1）轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)精細(xì)化管理意識(shí)。精細(xì)化是一種意識(shí)、一種觀念、一種精益求精的文化。精細(xì)化管理最大要旨，在于人的思維方式的轉(zhuǎn)變，如果思想上不重視，認(rèn)識(shí)上不到位，再精細(xì)的設(shè)計(jì)也難以實(shí)現(xiàn)。因此，要把強(qiáng)化檔案部門(mén)工作人員的精細(xì)化管理意識(shí)、培育檔案部門(mén)的精細(xì)文化放在重要位置上，深化檔案工作管理者和執(zhí)行人員的精細(xì)化管理思想，把細(xì)節(jié)意識(shí)、規(guī)則意識(shí)、服務(wù)意識(shí)變?yōu)闄n案部門(mén)全體成員的自覺(jué)意識(shí)。（2）創(chuàng)建規(guī)范完善的檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作制度體系。高職院校檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作制度體系應(yīng)該由國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、崗位制度、行政管理制度和業(yè)務(wù)流程制度四部分構(gòu)成：一是相關(guān)法律法規(guī)。由國(guó)家相關(guān)部門(mén)頒發(fā)、制定針對(duì)檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、工作途徑以及工作方法等。二是崗位制度。此項(xiàng)制度應(yīng)該包括檔案館館長(zhǎng)、副館長(zhǎng)、館員的崗位要求、職務(wù)分析和責(zé)任規(guī)定等多項(xiàng)內(nèi)容的說(shuō)明。三是行政管理制度。行政管理事務(wù)主要包括獎(jiǎng)懲措施、考核標(biāo)準(zhǔn)、晉升條件、經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)程序等方面的內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)人、財(cái)、物、環(huán)境等要素進(jìn)行細(xì)分，制定相應(yīng)的管理制度，在具體的操作中切實(shí)做到有規(guī)可依、有據(jù)可查。四是業(yè)務(wù)流程制度。即針對(duì)檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的具體業(yè)務(wù)流程制定的行為標(biāo)準(zhǔn)，包括監(jiān)督指導(dǎo)的事前、事中、事后各項(xiàng)工作以及針對(duì)某項(xiàng)工作更為細(xì)化的工作。只有建立并健全檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作制度體系，以明確的規(guī)則做支撐，檔案精細(xì)化管理才有規(guī)可依、有章可循，才能確保國(guó)家各項(xiàng)政策落到實(shí)處，各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。（3）加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)和溝通協(xié)作。首先，加強(qiáng)與歸檔部門(mén)的互動(dòng)，建立長(zhǎng)效溝通和反饋機(jī)制。高職院校相比于本科院校，雖然在人數(shù)和規(guī)模上較小，但是同樣也存在著檔案部門(mén)與各歸檔部門(mén)互動(dòng)較少、溝通不夠的情況。為了改善這一狀況，檔案部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)與歸檔部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案員的日常溝通，建立長(zhǎng)效溝通機(jī)制。利用微信、QQ等社交媒體，搭建檔案工作群，進(jìn)行業(yè)務(wù)交流和信息溝通，及時(shí)掌握和了解各歸檔部門(mén)的工作動(dòng)態(tài)和監(jiān)督指導(dǎo)需求，使檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作有的放矢、行之有效。同時(shí)建立反饋機(jī)制，通過(guò)日常溝通聯(lián)絡(luò)、重點(diǎn)調(diào)研分析、固定登記回訪等措施，收集監(jiān)督指導(dǎo)對(duì)象對(duì)于監(jiān)督指導(dǎo)工作效果的反饋。其次，加強(qiáng)與校內(nèi)相關(guān)部門(mén)的溝通協(xié)作，建立聯(lián)合協(xié)同的監(jiān)督指導(dǎo)模式。高職院校檔案部門(mén)如果采取聯(lián)合協(xié)同的監(jiān)督指導(dǎo)模式，以高職院校的雙高建設(shè)、示范校建設(shè)等重大項(xiàng)目建設(shè)為契機(jī)，與教務(wù)處、學(xué)生處、招生就業(yè)處等職能部門(mén)密切配合，開(kāi)展聯(lián)合督查，形成檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的合力，工作阻力和工作難度會(huì)降低很多，并能夠改善檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和能力結(jié)構(gòu)。為此，學(xué)校檔案部門(mén)要在日常的工作中加強(qiáng)與校內(nèi)相關(guān)職能部門(mén)的溝通協(xié)作，宣傳檔案和檔案工作的重要性，增強(qiáng)職能部門(mén)的檔案意識(shí)，讓相關(guān)職能部門(mén)認(rèn)識(shí)到檔案工作與學(xué)校各項(xiàng)工作息息相關(guān)，做好檔案工作能夠促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的開(kāi)展，這樣相關(guān)職能部門(mén)才會(huì)積極主動(dòng)地參與到檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作中去。

參考文獻(xiàn)

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[3]宋瑩.淺談企業(yè)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)體系的建立[J].機(jī)電兵船檔案，2021（3）:29-31.

作者:魏曉琳 單位:遼寧金融職業(yè)學(xué)院