序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇檔案電子化的重要性，期待它們能激發您的靈感。

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【P鍵詞】醫院；紙質檔案電子化；重要性；推進策略

我國已進入數字化、信息化、網絡化時代，科技的發展讓醫院檔案管理面臨了前所未有的機遇與挑戰。伴隨大量電子文件的產生，傳統檔案管理模式已無法跟上信息化發展步伐，實現醫院紙質檔案電子化管理勢必將成為一種發展趨勢，變成醫院檔案管理工作備受重視的研究熱點。

一、醫院檔案電子化管理的必要性

檔案資源為社會經濟發展留下的寶貴財富，是人類從過去到現在走過的印跡，可為以后的經濟發展提供借鑒經驗，一直以來都備受關注。對醫院而言，實現檔案電子化管理相當重要，具體表現為：1.通過現代計算機的掃描功能，可完成對不同紙質檔案或圖片的數字化處理，更利于電子文件的妥善保存與利用，可最大程度地保護原件，避免檔案原件頻繁使用出現破損或遺失，還可避免檔案丟失后出現信息短缺等現象。2.實現醫院檔案電子化管理可提高檔案管理工作效率，增強文獻管理質量，提升檔案利用率。3.醫院檔案電子化管理可實現檔案資源共享，滿足不同部門檔案使用者的查看需求，增強了檔案利用價值的同時，又保證了資源的合理配置。

二、醫院紙質檔案電子化推進策略

（一）及時做好醫院電子文件歸檔工作。與紙質文件比較，醫院電子文件歸檔為一項相當艱苦且高難度的工作，醫院檔案部門應始終根據國家標準，結合單位實際，制定檔案基礎工作標準，如檔案歸檔要求標準、案卷質量標準、分類要求標準等，并在該標準基礎上，檔案管理人員需把不同科室傳輸過來的電子文件，根據相應原則與方法給予分類整理，集中處理，明確檔案屬性，將計算機或網絡存儲器上的電子文檔拷貝和刻錄至可移動磁、光介質卡里，便于長期與永久保存。同時在檔案整理歸檔時應注意如下三點：1.不管采用何種途徑歸檔，均應由電子文檔形成科室依照統一格式編目給予整理，再傳輸至檔案室，便于電子文檔形成部門對數據的準確性與真實性負責。2.電子文件移交時，需做好可讀性鑒定、可靠性鑒定與密級鑒定。3.已歸檔的電子文件需為最終版本，生成文檔后不可再作出任何增減刪改。

（二）完善醫院電子文件管理安全制度。醫院檔案電子化管理中遇到的最突出問題即檔案信息安全問題，若要保證電子檔案更安全，還應制定一套合理、科學的管理制度，對電子文檔收集與歸檔、電子化檔案制作、時效等環節作出明確規定，使管理工作規范進行。主要做法如：建構檔案信息網絡與信息安全管理制度；電子檔案應用系統安全操作制度；網絡安全保密制度等。同時，還應完善并執行考核機制，將責任落實到人頭，對工作中屢屢失誤的人員給予嚴格懲處，通過對管理者的有效考核來增強他們的工作責任心，進而實現電子文件的安全性管理。

（三）不斷提升醫院電子文件檔案管理技術水平。若要讓醫院檔案電子化管理效用轉化至最大，就應在日常管理工作中注重對基礎設施的完善，加大對醫院管理工作所用技術的資金投入，提高工作者技術能力。首先，需增加硬件方面的資金投入。做好電子文件檔案管理的前提是增加醫院內部硬件投入，選用性能好、質量高的設備，降低工作環境里的電磁干擾或輻射，唯有如此，方可確保醫院檔案電子化管理工作得到高效率開展。現今，大多數醫院都建立了微機局域網絡，雖然方便了內部信息交流，不過若要確保檔案管理的安全，提高工作效率，還需配齊全拷貝、掃描、打印等配套設備，便于信息輸出利用。其次，需增加軟件方面的資金投入。在醫院內部采用適宜工作要求的辦公軟件，注重一些通用性較強管理軟件的使用，唯有如此方可實現檔案管理中的自動化管理，全面增強醫院整體管理水平。最后，需重視醫院內部網絡運行的維護，在實際的管理工作中給予相應的網絡安全保護，如此可為醫院檔案的電子化管理提供最佳運行環境，實現在硬件與軟件方面運行期間的維護與保養。

（四）加大醫院檔案管理人才隊伍建設。醫院檔案電子化管理中用到的信息安全保護技術、歸檔技術、編排技術、病毒防控技術等對醫院檔案管理人員而言，均屬于相對陌生的知識，現有不少檔案管理人員在這方面的知識較缺乏，已無法滿足電子化管理技術需求。因而，組建并培育一支專業性技術型人才為醫院檔案電子化管理的首要任務，醫院檔案管理人員應具備緊迫感，強化學習，不斷更新自身知識，除了掌握專業性檔案知識外，還應具備計算機網絡運用操作能力，使自己始終跟上時展步伐，才能在信息化時代做好電子檔案管理工作，滿足社會與經濟發展需要，更好地為醫院與社會發展服務。

總之，在全球經濟發展背景下，醫院可持續發展應足夠重視檔案電子化管理，樹立檔案電子化管理新理念，轉變管理模式，利用現代化檔案管理技術與設備，方可不斷增強醫院整體管理水平，提高醫院發展競爭力，促醫院整體效益的提升，使我國醫療事業得以長遠發展。

【參考文獻】

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關鍵詞：檔案管理；信息化；電子化；信息檢索

檔案電子化指的是利用電子計算機、網絡等現代信息手段對檔案、文獻等進行收集、整理、存儲和加工，建立檔案數據庫，提供高效信息檢索功能。現代科技的不斷進步，信息數據的不斷更新且呈爆炸式增長，為企業發展長遠計，檔案電子化管理是必然趨勢，其不僅能夠提高檔案管理的效率和質量，節約檔案管理成本，還能為檔案二次開發打下良好基礎[1]。然而檔案電子化也會帶來一些不可忽視的問題，比如信息安全、管理標準等。筆者將結合本單位檔案電子化管理的實際情況進行探討。

一、 檔案電子化管理的優勢

1、 管理便利

檔案電子化管理過程中，所有的檔案信息的存儲，都是通過數據庫系統來實現的，檔案的內容可以囊括文字、圖像、音像、影像，以多媒體的形式進行保存。在信息錄入的過程中，可以進行復制、黏貼、剪切等操作，大大節省時間，有些內容還可以直接導入，避免人工輸入時的疏忽大意而產生錯誤。利用網絡技術，可以進行遠程操作，在檔案館外面也可以進行檔案管理。

2、 查閱簡易

檔案電子化管理以數據庫的方式來對檔案進行處理，大大方便了檔案的查詢和檢索，提高檔案信息查詢效率，特別是可以利用網絡登陸數據庫，這樣管理員就可以在任何時間、任何地點對檔案信息進行查閱。

3、 傳遞和保密

電子化的檔案都在系統里面可以進行獨立查詢，避免了傳統檔案傳遞中單個檔案傳遞困難且容易丟失的問題，在傳遞的過程中可以通過檢索后直接提取所需要的檔案，不會對檔案本身造成任何影響，也不會擔心檔案會丟失。另外檔案管理系統可以設定檔案管理權限，大大提高檔案保密性。

4、 存儲和共享

電子檔案的存儲要相較于傳統檔案的存儲更為便利和長久，電子檔案一般采用光盤、磁盤來進行存儲，其保存時間可以達到幾百年，而紙質文檔則不可能存儲這么久。存儲空間和存儲量也是傳統檔案不可比擬的。電子檔案的存儲相較紙質文檔更為便利也就促進了檔案的共享，為檔案共享提供了堅實基礎。筆者所在企業由于技術性比較強，檔案信息中存在著大量的技術檔案，比如有關設備的技術改造方面的、有關設備維修方面的信息，就要求檔案管理系統能夠提供強大的共享功能，利于檔案的二次利用。

二、 檔案電子化管理面臨的問題

1、安全性問題

不管是傳統的檔案管理，還是電子化檔案管理，檔案信息的安全性一直都是檔案管理的核心。我們在建立檔案電子化管理系統時，由于客觀或主觀的原因而沒有及時的為檔案電子化系統提供強有力的安全保障，缺乏專門的人才來對檔案安全性進行管理。另外檔案電子化管理依靠的是電子計算機技術和網絡技術，在這方面的欠缺也會導致檔案管理系統的安全性缺乏保障，檔案管理系統漏洞頻頻，為不法分子提供了可以攻擊和危害檔案安全的入口。這些都是檔案管理過程中可能存在的檔案安全隱患，從不同程度上威脅了檔案信息的完整性、準確性和保密性[2]。

2、管理標準問題

建立于數據庫基礎之上的檔案管理系統，在建設的過程中就會要求考慮檔案信息管理標準，以方便檔案信息的錄入、存儲、檢索和使用。但是我國由于檔案電子化管理起步晚，相關標準相對落后，盡管國家相關部門也出臺了檔案管理標準，但是各個企業都會針對自身特點而去重新建立一套管理標準，造成管理標準相對混亂，給檔案管理帶來了一定的阻礙。

3、二次利用問題

檔案管理的目的不僅僅只是存儲檔案，更為重要的是對檔案信息的二次利用，發揮檔案的信息價值，特別是像我們這樣的技術性強的企業，檔案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理標準的混亂，也對檔案的二次利用產生了極大的影響。

4、法制問題

我國現有檔案方面的法律法規還不能滿足快速發展的檔案電子化管理的需求，法律依據不足，經常出現檔案管理方面的違紀違法事件而無法進行處理，如檔案沒有及時更新或者檔案泄密等，這在一定程度上降低了檔案管理的規范性和安全性。

三、 檔案電子化管理優化對策

1、加強檔案電子化管理的重視力度

檔案電子化管理系統的建設需要企業的高度重視，只有企業所有人都認識到檔案電子化管理的重要性，才能把檔案管理做好做實。企業應該加大投入，不僅在物質資源上，更要在人力資源上，加強檔案管理隊伍的建設，提高檔案管理隊伍素質，才能實現檔案電子化管理的放好發展。

2、加強檔案電子化管理的安全建設

安全性問題是檔案管理的核心，所以在檔案電子化管理系統建設的過程中，要做好安全性保障，不管是硬件，還是軟件，兩手都要抓，兩手都要硬。要建立一套安全性能強的檔案管理系統，加強網絡監管，降低被攻擊的可能性；更要加強檔案管理隊伍安全方面的培訓，不斷提高檔案管理人員的安全防護能力和意識。另外，對于檔案管理，要設立有效的管理權限，對于不同的用戶采用分級管理方式，設定其可以進行的操作，通過權限來確保檔案的保密性和安全性，降低檔案管理的安全風險。

3、加強檔案電子化管理的標準建設

檔案電子化管理系統建設是一項復雜的工程，檔案管理系統的高效使用，有賴于所有用戶在同一個管理標準下進行操作，這就要求檔案管理部門建立一套適合企業發展的檔案管理標準，將企業的各個部門都銜接到一起，防止脫節。并且盡量與國家標準相吻合，以提高本系統的普適性。

4、加強檔案電子化管理的法制建設

為了促進檔案電子化管理的規范性、安全性和高效率，國家相關部門必須針對檔案電子化管理建立相關法律法規，企業必須要求所有的檔案管理人員依照法律法規來進行檔案管理，并結合企業自身檔案管理中出現的問題和漏洞，在國家制定的法律法規上進行補充和修正，以確保檔案管理科學地、高效地開展。

四、 結語

綜上所述，檔案電子化管理是今后檔案管理的趨勢，但是其健康成長還要依靠企業所有的檔案管理人員的積極貢獻，不斷提升自身的檔案管理能力和意識，在科學的管理標準和體系下進行檔案管理，才能杜絕在檔案電子化管理中出現各類疑難問題，加快企業檔案電子化管理進程，為企業發展打下更好的基礎。

參考文獻

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關鍵詞：檔案管理；檔案保存；管理

中圖分類號： G270 文獻標識碼：A 文章編號1672-3791（2015）08（b）-0000-00

檔案電子化是以館（室）藏檔案資料為基礎，以紙質或機讀形式為對象，對檔案文獻應用計算機這一科技手段進行收集、篩選和加工，使之轉化為方便人們利用的二次文獻信息，供利用者使用得過程。隨著數字化、網絡化和信息技術的迅猛發展，電子檔案已被我們廣泛應用。因此，檔案電子化管理和保存工作較為重要。

1電子檔案管理和保存的重要性和益處

1.1重要性

科學規范管理檔案，重視和支持檔案工作，是單位的一項重要工作。檔案的歸檔包括紙質檔案歸案和文件電子化歸檔兩個方面。檔案電子化的特性決定了在保存與維護方面較為復雜，不同于傳統的紙質檔案。如何保存、維護值得為子孫后代留存的電子檔案，幫助后人發現且獲得國家歷史上任何時期的電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態。本著對科學、對歷史、對社會高度負責的態度，要聽取檔案工作人員的意見，切實加強檔案管理和保存的重視性，及時解決工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展提供必要的物質條件。同時增強檔案干部隊伍人員的生機和活力、不斷提高檔案工作人員素質、不斷地更新檔案管理觀念、勇敢探索和嘗試電子檔案管理手段、不斷地提高管理效率對檔案管理和保存工作具有深遠的影響。

1.2益處

檔案電子化后形成的二次信息有利于提高檔案的利用率，這需要充分利用計算機在檔案管理中的作用。目前，大多數基層檔案館、室只是單一應用計算機，使現代化設備不能充分發揮其作用。

二次文獻信息加工時間得到降低，檔案信息時效性得到提高。檔案電子化后形成的數字化信息，有利于利用者直接利用檔案信息。完成信息加工工作程序要充分利用計算機功能，快捷地加工出相應二次文獻信息。

檔案電子化形成的信息為一次投入，多次產出。手工編研檔案信息需要的經費較多，這可避免由于編研經費緊張對檔案信息加工工作的不利影響。但在相當長的時期內，檔案管理部門難以從國家或地方或自籌獲得更多的經費用于檔案信息編研工作，這需要相關領導和管理部門認識到投入充足經費的關鍵所在。

檔案電子化后可多份拷貝相應的信息成果，在相關管理部門和領導中進行廣泛傳播可擴大社會影響力，拓寬服務范圍，檔案部門在經濟社會發展中的重要地位自然可以得到提高。

檔案電子化可使檔案信息順利地與最新技術接軌。

2做好檔案電子化的存儲軟硬件工作

完善的技術條件是檔案電子化管理的重要前提和關鍵。實際工作中，應根據保存電子檔案具體情況，配置計算機軟硬件平臺，并著眼遠期發展，配制相應的數據庫系統、網絡設備及相關的軟硬件。電子檔案是數字化的，存儲在計算機外存儲器上，傳遞在計算機網絡上，它的歸檔屬于無紙形式，應在一定技術環境和一系列技術保障措施下進行并高質量完成，才能使歸檔的電子檔案具有紙質檔案的功能。電子檔案運用一般有直接運用、通信傳輸等方法。由于電子檔案在工程建設、生產部門等單位多樣化的運用，因此它的運用遠比紙質檔案復雜。因此，加強對電子檔案運用的存儲，就顯得特別重要。

3電子文件歸檔整理

符合歸檔條件的電子文件應按照檔案管理要求，將其存儲到可長期脫機保存的磁帶、光盤、磁盤、硬盤等載體上。至少應有2套或3套（第一套用作封存，第二套用作利用者閱讀，第三套作異地保存）歸檔電子文件材料，因為在其利用過程中可造成損壞等現象，可以永久保存。

3.1檔案移交

以年度、組織機構、保管期限等分類方法對內部文件進行組盤。組盤方式有兩種，一是按上述分類方法將檔案資料統一組盤，二是按上述分類方法將檔案資料分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，歸檔電子文件的保管壽命得到最大化的程度。在同一盤上集中同一歸檔部門的文件，可以方便利用。贏統一規范完成文書電子文件組盤，檔案部門集中完成接收歸檔文件并組盤，檔案人員應按照檔案管理要求，以統一的數據庫結構和規范命題，建立文書檔案盤內文件目錄，這有利于利用者查找計算機盤內文件，提高利用效率。

外來文件應以一定的設備，掃描成影像后進入局域網絡，在局域網內完成各類公文的傳遞、批辦、督辦等一系列工作。業務部門掌握電子文件的歸檔工作，承辦部門根據相關規定將處理完畢后文件的重要性，合理確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，經過管理人員審查后，加上分類號、檔案號等檔案檢索信息，然后將其納入到檔案數據庫中。在其權限范圍內，可以通過各網絡終端查詢。歸檔電子文件收集齊全后，把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案管理部門移交，方便利用和查詢。

3.2整理電子文件

文件接收歸檔時，檔案部門應集中完成。為便于計算機查找盤內文件，設定的數據庫結構和命題應統一規范，建立檔案盤內文件目錄。相關人員必須按照要求格式，將其存儲到符合保管期限的脫機載體上。

4電子檔案的保護

除了對電子檔案的環境要求外，應采取積極有效的措施加強對電子檔案文件保護。正確使用才能保存并有效地延長其壽命。在實際使用中，可用存貯載體光盤保存電子文件。因為光盤有利于長期保存歸檔電子文件，抗干擾能力和結構穩定性良好。應將歸檔電子文件轉儲到光盤上。

4.1加強病毒防范

要采取各種措施，確保保存電子文件的盤不帶病毒。

4.2把握存儲介質（主要是光盤、硬盤）質量關

質量直接影響到信息的保存壽命，而低質量盤使用時間相對較短，使用壽命過后不能讀取相應數據。目前市場所售存儲介質的質量良莠不齊，選購盤時要認真把好質量關。

4.3定期檢測和拷貝

對所保存的電子檔案載體，為確保電子檔案信息的可靠性，必須進行定期檢測和拷貝。定期檢測應采取隨機抽樣的方式進行，頻次為每年1次，抽取的樣品數量應在10%以上。

4.4規范保管條件

在理想的溫濕度環境中，光盤或磁帶在規定的期限內倒帶一次。倒帶后要保持在標準的讀寫狀態。

4.5掌握信息修復技術

信息一旦被破壞和污染后的恢復和搶救措施。如殺計算機病毒技術、數據庫修復技術、保持電子信息長期可讀性技術等物質載體破損的修復技術等。

為保證電子檔案的安全性，防止丟失檔案所致的損失，要同時保存電子檔案與紙質檔案，在當日檔案當日網上物理歸檔以及年終光盤刻錄保存的同時，要將電子檔案轉化成為紙質檔案，將其按照要求分類、立卷和保管，盡量做到萬無一失。但是，以年度為單位所刻錄的電子檔案光盤必須與實存紙質檔案完全一致，對于不能在網上處理的檔案，相關部門或人員應在處理完畢后，及時將其移交給檔案部門，由檔案部門負責提供給辦公網絡中心，按電子檔案歸檔要求掃描，保證電子檔案的齊全和完整。

檔案電子化是檔案管理的方向。在實際工作中要不斷創新和優化，不斷提高工作的簡易性和穩定性。在這個高度信息化的時代，繼續采用傳統的手工方式已經無法滿足檔案事業的發展需要，只有把工作重點放在電子化和信息化管理上，強化網絡資源化建設，充分利用電子科學技術的優越性，才能促進檔案電子化管理工作的順利開展。

參考文獻

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[3]李倩.圖紙類紙質檔案與電子化檔案共存的必要性[J].辦公室業務，2014（9）：52-53.

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一、檔案信息電子化管理常見問題

1.認知度偏低

檔案信息的電子化管理是檔案管理專業發展歷史上一次劃時代的進步與飛躍，傳統檔案管理形式結合現代化計算機與網絡技術形成綜合性、一體化的電子信息檔案管理系統，將使檔案的使用效率與便捷性得到成倍提高。然而，傳統管理模式與固有的業務操作理念使大多數檔案管理人員仍然習慣于既有的檔案管理手法，對于電子信息化體系的功效與作用認識程度偏低，了解不深。傳媒行業管理層對于檔案管理現代化發展也不夠了解和重視，滿足于現有的檔案管理與應用程度，沒有從根本上認識到電子信息化對提高企業行業工作效率和效能的重要促進作用。傳統檔案管理方式的低效率又使現有的工作人員面臨著較大的工作量無眠顧及新知識、新技能的學習與更新，由此造成檔案信息電子化管理推廣程度不足。

2.缺乏科學完整的體系

作為新時代經濟發展與改革的產物，檔案管理的電子信息化在當前的中國還沒有健全的行業標準進行完備、全面的指導和約束。因此，不同地區和單位在推行廣播電視檔案信息電子化體系過程中不僅發展速度各有快慢，而且出現了分類不一、標準各異的問題。缺乏科學完整體系的問題不僅使檔案信息電子化發展缺乏統一標準，更嚴重阻礙了在全國范圍內推行標準體系的構建。科學完整的體系不僅有利于實現檔案信息電子化的高質與高效，改變傳統檔案管理模式耗費大量人、財、物和潛在諸多不安全因素的缺陷，而且能夠提高檔案使用效率與便捷性，提高檔案資料對行業發展的參考與指導作用，幫助行業在未來發展中作出正確決策。

二、優化措施

1.根據檔案的類別與級別區別管理

做好檔案信息電子化管理的前提在于分類和分級，不同類別和級別的檔案信息采取不同的管理手段。隨著傳媒業的發展與擴大，檔案資料的發展趨勢必然是數量越來越多，規模越來越龐大。沒有分類和分級的檔案信息電子化最終也必將落入臃腫和混亂的困境，這對于檔案的儲存與使用而言將是降低工作效率甚至導致失誤與錯誤的災難。一般來說，檔案基本可以分為兩大類：重要、關鍵類；相對次要、普通類。重要和關鍵的檔案信息在數量可以承受的范圍內可以采取在本地存貯和使用的模式，尤其是數字化檔案資料。此時較適宜使用雙備份策略。檔案的存貯介質一般是本地服務器，要求做好存貯前的殺毒處理并定期升級病毒庫、打補丁以及安全檢測等。檔案資料所在單位應安排專業的網絡技術管理人員負責這些檔案信息的電子化管理工作。相對次要和普通檔案信息則可充分利用云存貯技術，在盡量降低存貯成本的基礎上實現檔案的大批量保存與便捷的調用。云存貯的優勢在于費用極其低廉，客戶不再需要自行投入巨額資金準備大量存貯設備，也不需要為維護和管理在云端的存貯設備另外花費金錢，只需要支付少量的上網費用便可享受幾乎無止境的存貯容量。劣勢在于安全性相對不足，一旦將數據存放于“云”上，等于喪失了對數據的絕對控制權，無論出于何種目的，云儲存服務提供商或其他個人或集團都有機會偷窺或竊取這些數據。這再次凸顯了檔案分類與分級的重要性，在尚未足夠確保信息安全性的前提下，應當只將相對次要、普通的檔案信息通過“云”存貯和使用，從而避免造成不必要的損失。

2.定期梳理檔案重要程度，調整安全級別

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關鍵詞：電子檔案；信息化管理；安全性；發展趨勢

現在的檔案管理處于傳統文件式和電子式平分天下的情況，在一些新的機構或單位一般都采用電子檔案的管理，因為電子檔案有著快速直觀的特點，但是有些重要部門或者以前的機構，為了保障檔案的安全性或者資料太難整理沒有實現電子化管理。電子化檔案管理是一個必然趨勢，電子化檔案有著諸多優點，但是也有著缺點，然而這些缺點是今后可以解決的，最重要的觀念的改變。

1電子檔案是檔案發展的趨勢

電子化、信息化辦公為我們的工作的便捷性和工作速度有著很大的提升。隨著計算機技術的發展，定制類軟件誕生，辦公質量和速度得到更多的提升。因此檔案的電子化和信息化也是發展的必然性。因為電子檔案有著以下的幾個優點：第一，電子檔案對辦公的場地要求小，在儲存大量的檔案時不需要檔案室，不需要房屋和場地的要求，有足夠安裝電腦的位置即可。大大減少了場地成本。第二，電子檔案記錄信息和查找信息的速度快，相比較傳統及檔案室設計，電子檔案只需要簡單的操作幾下鼠標和鍵盤就要可以查找到相應信息。比檔案袋的方式速度提升了不少倍。第三，電子檔案復制速度快，有些檔案要需要共享時，電子檔案可以快速完成資料復制，但是傳統檔案管理速度慢，而且會經常出現錯誤。同時電子檔案的文字都是由計算機編輯，能夠很好的識別。但是有些傳統檔案有人書寫，內容有時很難辨認。

2電子檔案存在的缺點

2.1電子文件的安全性和長期保存性問題

電子數據的保存憑借的是計算機存儲硬件或者互聯網云技術。所以這也是電子檔案的弊病所在，中國人心里有種“眼見為實”的觀念，對利用計算機數據存儲檔案，因為看不到數據的具體存在始終對檔案的安全性抱有疑問，電子檔案在長期保存中受到計算機硬件的影響，如果存儲的硬盤損壞。將代表所有文件都可無法找回，但是利用最近的云技術可以擺脫數據對硬件的依賴，但是另一個問題還是電子檔案的重要缺點，那就是安全性。電子檔案可能被黑客入侵然后文件損失，或者被非法復制，以及程序員的失誤操作造成文件不可修復性毀壞等問題，也是電子檔案的安全性的重要問題。但是所有方法都不是完美的，傳統文件檔案管理也可能面臨火災，盜竊等問題。電子檔案的入侵相對較容易，抗干擾能力差，同時數據修復能力較低，但這些是逐漸能被修復和改善的。

2.2紙質和電子檔案并存的問題

對于我國而言，傳統的紙質檔案應用時間較長，在居民心中一向有著“白紙黑字”的想法。因此，部分地區并未大規模的普及電子檔案，其紙質檔案依然占有大部分的檔案工作內容。此時，紙質和電子檔案并存的問題，直接影響我國的電子檔案普及和信息化管理工作。從目前的情況來看，兩種檔案形式并存問題主要表現在以下幾個方面：第一，紙質檔案往往會因為對環境要求較高，因此在長久的保存后，字體會模糊、頁面會發黃，此時要想再次輸入電子檔案，其阻力較大；第二，部分機密檔案或者是及其重要的文件，必須通過紙質檔案來保存；第三，電子檔案的工作并未得到所有人的信賴，出現問題的時候，并不能第一時間找到紙質檔案來對比，由此在客觀上形成了檔案形式的沖突，社會輿論的壓力也在客觀上為電子檔案工作造成了不小的影響。

3電子檔案信息化管理方案

3.1更新電子檔案的管理方法

電子檔案有著比傳統檔案優良的特性，但是也有著缺點，有著對于安全性上人們的擔憂。為了彌補電子檔案存在的缺點，就要改變電子檔案的管理方法。首先就是按照檔案的重要程度建立適合相應的防火墻，同時對于極重要的檔案建立相應的鏡像，把鏡像文件給公眾使用，同時主體文件保護安全性，就算黑客入侵了鏡像檔案系統，也不會造成什么影響，只要再復制一個新鏡像就可以把被篡改的數據替換。檔案管理的日常工作時，應該做好相關人員的培養工作，減少失誤操作，同時做好相應的備份。同時做好云設備的應用，把檔案建立在云上，保護在硬件出現問題時，檔案的安全性。另外要對檔案進行經常性的審查，排除病毒以及做好相應的數據整理。電子數據如果把安全性問題解決了就逐漸代替傳統檔案的地位，做到檔案全部的電子化。

3.2采取維護電子文件產生原始性的原則進行管理

電子檔案信息化管理表面上比較優異，但在實際的操作中，并不一定會獲得理想的效果，其安全隱患和威脅較多，很多方面都是有待健全的。為此，今后在電子檔案信息化管理過程中，還應積極采取維護電子文件產生原始性的原則進行管理，即對原始文件開展大量的保護和備份工作。電子檔案原始文件的管理，可嘗試從以下幾個方面出發。第一，電子檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進行相應的用戶確認工作。第二，電子檔案部門在開展信息化管理的過程中，必須和技術部門、法律部門等專業部門進行密切的配合，以此來保證信息化管理的標準化和自動化，減少各種不必要的矛盾和沖突。第三，由于原始電子文件的重要性，應定期展開備份工作，保證所有的文件都有跡可循。第四，電子原始檔案在存儲的過程中，應設定一定的密保措施，防止出現惡性事件；同時，每一次的電子檔案更新，都不要覆蓋之前的資料，應保證檔案在調取過程中，可以清晰的展現出每一次的更新時間、更新內容。第五，由于電子文件的原始性非常重要，因此應對其采用最新的技術來完成，并且要經過多項測試，需確保每一個方面都萬無一失。綜上所述，電子檔案信息化管理在目前的工作中，正在努力的開展，未來工作還會進一步提升。

4結論

在檔案的管理上懂得結合新的技術，把信息化融入其中。建立電子化檔案，在電子檔案的管理應用中建立相應的機制，認識到電子檔案的優點和缺點。發揮電子檔案的優點，對于缺點方面要結合相應的技術改善相應的安全性上的問題。對于一些主要檔案管理可以采用兩種檔案管理模式共同進行方式，然后漸漸的電子檔案會占據檔案管理的主流地位。

參考文獻

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