序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇檔案數(shù)字化的關(guān)鍵技術(shù)，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化管理；建議

所謂檔案的數(shù)字化管理是通過網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)等手段，對有用的信息進(jìn)行數(shù)字化處理。這種管理方式改變了傳統(tǒng)的文書檔案管理繁瑣冗雜的缺點，更利于信息的有效管理。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的飛速發(fā)展，對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理即將成為檔案管理工作的一種趨勢。作為一種新生事物，在工作人員素質(zhì)較高的基礎(chǔ)之上，加上足夠的硬件設(shè)施及規(guī)章制度，檔案的數(shù)字化管理將成為社會各企業(yè)管理水平高度提高的體現(xiàn)。檔案的數(shù)字化管理在現(xiàn)實生活中可以使人們工作變得更加簡單、易操作，也更利于保管，使用得當(dāng)?shù)那闆r下會發(fā)揮不可估量的作用。當(dāng)然，企業(yè)的各部門各層人員應(yīng)當(dāng)高度重視檔案數(shù)字化管理的工作，積極配合，以便這種管理方式真正為人們帶來較為樂觀的積極作用。

1 當(dāng)前實行檔案數(shù)字化管理可能出現(xiàn)的問題

⑴沒有建立相關(guān)完善的管理制度

對檔案的管理是一個繁雜細(xì)致的工作，有關(guān)部門對文書檔案并不能進(jìn)行相應(yīng)的管理，比如不能將檔案管理納入綜合管理考核之中，這就使得相關(guān)人員在進(jìn)行檔案管理時不能各司其職，對于檔案信息的收集不夠準(zhǔn)確，對于信息的管理不能進(jìn)行嚴(yán)格分類，文書檔案出現(xiàn)種種問題，這就直接影響了對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的進(jìn)程。

⑵信息更新不準(zhǔn)確

我國相關(guān)部門對檔案的管理缺乏系統(tǒng)規(guī)劃，相關(guān)人員對信息資料收集不上心、不及時，這些導(dǎo)致了對檔案信息的管理處于一種雜亂的狀態(tài)。

⑶硬件設(shè)施未達(dá)要求

對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理對計算機(jī)等硬件有著嚴(yán)格要求，然而許多部門硬件設(shè)施不能做到與時俱進(jìn)。相關(guān)的硬件設(shè)施及設(shè)備是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的前提條件和基礎(chǔ)，沒有足夠的設(shè)備，一切都只是空談，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理也完全不可能。

⑷相關(guān)的管理人員專業(yè)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

在擁有足夠完善的設(shè)備設(shè)施下，如果沒有相關(guān)的專業(yè)人員來進(jìn)行設(shè)備的管理，那這些設(shè)備也就只能是擺設(shè)，專業(yè)人員的技術(shù)是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的軟實力。隨著社會不斷發(fā)展進(jìn)步，對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理勢在必行，因而必須培養(yǎng)出相關(guān)的管理人員，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。但是當(dāng)今許多部門嚴(yán)重缺乏對管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理面臨的又一問題。

⑸領(lǐng)導(dǎo)等各層人員不重視檔案管理工作

領(lǐng)導(dǎo)及其他各層人員不能對檔案管理予以重視、不負(fù)責(zé)任，使得檔案管理工作長期處于一種無人管制的混亂狀態(tài)，增加了實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的難度。

2 對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理新思路

⑴領(lǐng)導(dǎo)決策階層積極輔助完善檔案數(shù)字化管理

相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要性，對于檔案數(shù)字化管理工作予以全力支持輔助，創(chuàng)造出一套與當(dāng)前時展相適應(yīng)的管理方法。首先應(yīng)該根據(jù)自身情況建立各項規(guī)章制度，比如可以將檔案管理工作納入到績效考核中去，調(diào)動工作人員積極性。同時加大在軟硬件方面的投入，為保證相關(guān)部門檔案管理工作能夠正常進(jìn)行提供良好的基礎(chǔ)，軟硬件設(shè)施的完備加上制度的輔助作用，會加快我國對檔案進(jìn)行信息化管理朝著規(guī)范、科學(xué)化方向發(fā)展。

⑵加強(qiáng)相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)

要想真正實現(xiàn)信息化的管理，就需要擁有一支愛崗敬業(yè)的相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員。決策層應(yīng)當(dāng)建立一支專門的具備計算機(jī)技能、對軟件開發(fā)和利用有經(jīng)驗的專業(yè)人員。為他們建立專門的科室，時時信任他們，建立相應(yīng)的績效管理制度，任務(wù)分解到個人，使他們做到各司其職。并且及時的對他們進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，有條件的話可以邀請有關(guān)方面的專家來進(jìn)行講座，及時發(fā)散他們的思維，生活上關(guān)心他們，讓他們真正做到踏踏實實搞研究，為相關(guān)部門實現(xiàn)真正的檔案數(shù)字化管理貢獻(xiàn)自己的一份力。

⑶及時更新完善相關(guān)信息

中國文化源遠(yuǎn)流長，經(jīng)過這么多年的演變，信息量之大難以估量。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，利用信息化技術(shù)實現(xiàn)信息的管理工作大勢所趨。以往傳統(tǒng)的文書檔案管理工作者缺乏對檔案系統(tǒng)的管理理念，對信息的更新不能做到既準(zhǔn)確又及時，這就使得網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作趨于紊亂。因而應(yīng)該加大對信息的管理力度，讓工作人員改變以往事后整理數(shù)據(jù)的習(xí)慣，真正融入到收集資料的大潮中去，做到事前進(jìn)行介入、參與事中去、事后及時跟蹤，只有這樣才能及時更新完善相關(guān)信息，從而確保各部門檔案管理工作正常進(jìn)行。

⑷資源為本、高效利用、依法治檔

檔案主要用于對相關(guān)信息進(jìn)行完整、真實的記錄，旨在為相關(guān)部門工作提供相關(guān)信息，只有信息足夠準(zhǔn)確，才能真正實現(xiàn)檔案本身的作用。而且，在網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的時代下，需要定期對相關(guān)人員進(jìn)行法律知識方面的培訓(xùn)，各部門營造出一種依法治檔的氛圍，使得相關(guān)工作人員擁有較高的法律意識，比如可以組織時間進(jìn)行法律方面的辯論會，或者將法律知識納入考核績效等方式，推動各部門向著法制化、制度化、科學(xué)化方向發(fā)展。建設(shè)檔案管理信息化平臺，大力倡導(dǎo)人們使用該平臺，向他們講解該平臺的優(yōu)勢所在，這種平臺的建立真正為社會各部門實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理建立了良好基礎(chǔ)。

⑸建立數(shù)字電子檔案

加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理可以建立相關(guān)數(shù)字電子檔案。數(shù)字電子檔案一般以磁性材料為載體，將信息錄入到光盤中，也可以將信息直接儲存在電腦硬盤中。這種數(shù)字化電子檔案的管理方式，可以讓人們隨時進(jìn)行讀取和下載，為人們獲取信息帶來了極大便利。但是這種數(shù)字信號為主的信息也較容易被人隨意改動，對此可以規(guī)范相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)立特定計算機(jī)技術(shù)人員進(jìn)行信息的管理工作，必要時可以對文件設(shè)置密碼，以防資料信息被盜或丟失。

檔案數(shù)字化管理的為實現(xiàn)我國檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，為我國文明的傳承，信息的廣泛傳播帶來了新思路。互聯(lián)網(wǎng)盛行的當(dāng)今社會，將以往的文書檔案管理模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理模式更能與現(xiàn)如今社會發(fā)展相適應(yīng)，人們的工作質(zhì)量和生活水平在一定程度上也會得到很大提高。因而對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的工作方式勢在必得，我們可以通過建立健全完善的信息資料庫，配置足夠完備的軟硬件設(shè)施，合理利用相關(guān)技術(shù)人員，再加上領(lǐng)導(dǎo)的全力支持，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理將不再是夢，我國社會在當(dāng)前潮流下也會朝著科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]梁惠卿. 檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念辨析.《檔案管理》.2013年1期

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1 房產(chǎn)檔案管理基本介紹

房產(chǎn)檔案管理包括房屋面積、產(chǎn)權(quán)屬人、交易紀(jì)錄、司法部查封、權(quán)屬登記、離婚產(chǎn)權(quán)分析、拆遷補(bǔ)償、房屋結(jié)構(gòu)、租賃抵押擔(dān)保、產(chǎn)權(quán)處理以及房屋繼承等。所謂產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化，指的是通過多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)以及存儲技術(shù)有機(jī)結(jié)合，利用數(shù)字化形式將檔案信息有效存儲，在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，實現(xiàn)資源共享。以便更好的實現(xiàn)原件管理和數(shù)據(jù)管理[1]。

1.1 主要特征

首先，管理內(nèi)容數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。在網(wǎng)絡(luò)信息化時代中，實施檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，能夠?qū)⒋蚱苽鹘y(tǒng)紙質(zhì)管理方式的局限性，借助先進(jìn)計算機(jī)技術(shù)和高端設(shè)備將檔案信息載體分離式存儲，這不僅能夠節(jié)省信息存儲時間，而且還能提高信息利用價值以及工作效率。其次，管理服務(wù)全面化和社會化。計算機(jī)設(shè)備既能實現(xiàn)文本存儲，還能實現(xiàn)圖像存儲，借助網(wǎng)絡(luò)平臺能夠?qū)崿F(xiàn)信息全面、準(zhǔn)確搜集，有利于構(gòu)建全方面的檔案服務(wù)模式，此外，在檔案信息資源共享的影響下，用戶能夠有針對性的進(jìn)行信息搜集、應(yīng)用，以便提升工作質(zhì)量和速度，從中能夠體現(xiàn)服務(wù)社會化特點。

1.2 主要方式

房產(chǎn)檔案主要有三種管理方式，第一種是原件管理，即利用信息技術(shù)保管好檔案原件；第二種是掃描件管理，即借助掃描儀等先進(jìn)設(shè)備實施具體的掃描工作，以便資料查詢和實際應(yīng)用，雖然該設(shè)備工作速度較慢，但是掃描效果良好，然而相機(jī)設(shè)備兼具快速和優(yōu)質(zhì)兩種效果；第三種是數(shù)據(jù)分析，即對房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)詳細(xì)、合理分析，借此方式實現(xiàn)信息保存。

1.3 基本原則

首先，真實性原則。房產(chǎn)檔案從原始信息過渡到數(shù)字化信息，務(wù)必要保證信息的一致性和真實性，對于存在出入的信息要及時糾正，提高信息的可靠性和真實性。然后，安全性原則。確保房產(chǎn)檔案信息安全，即保證權(quán)利人合法權(quán)益的基本表現(xiàn)，一旦信息安全性降低，那么信息資源完整性極易遭到破壞。最后，便捷性原則。應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)于房產(chǎn)檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息及時查閱、便捷查閱，能夠打破以往檔案信息所受地域限制及時間限制。

2 房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化中出現(xiàn)的問題和解決措施

2.1 問題

首先，房產(chǎn)檔案資料缺乏完整性，影響相關(guān)政策、法規(guī)的健全性，具體表現(xiàn)為實際房屋和資料記載存在結(jié)構(gòu)、面積等方面的不同。其次，服?漳諶蕕ヒ唬?用戶接收的服務(wù)僅限于檔案證明以及檔案信息咨詢等潛在層面，對于深層次的利用分析和網(wǎng)上服務(wù)研究，還存在一定的工作難度。最后，計算機(jī)設(shè)備被片面應(yīng)用于房產(chǎn)檔案人工管理，然而房產(chǎn)檔案尚未實現(xiàn)信息數(shù)字化處理，這在一定程度上影響信息查詢?nèi)嫘訹2]。

2.2 措施

2.2.1健全房產(chǎn)檔案數(shù)字化體系

只有健全房產(chǎn)檔案的數(shù)字化體系，才能確保房產(chǎn)檔案實現(xiàn)信息規(guī)范化，在此基礎(chǔ)上發(fā)揮信息價值，提高房產(chǎn)檔案的利用率。如果房產(chǎn)檔案未能標(biāo)準(zhǔn)化實施數(shù)字信息管理，那么房產(chǎn)檔案需要經(jīng)歷較長時間實現(xiàn)管理工作質(zhì)量優(yōu)化，促進(jìn)管理工作有序發(fā)展。

2.2.2完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)

雖然網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化時代提高了信息技術(shù)的應(yīng)用率，但是目前大多數(shù)房產(chǎn)檔案仍利用紙質(zhì)化形式，僅在特定條件下才會通過人工應(yīng)用計算機(jī)設(shè)備，檔案只是實現(xiàn)了輸入形式的數(shù)字化，未能實現(xiàn)全面數(shù)字化，這不僅會降低工作效率，還會降低信息的真實性和實用性。完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)，即原文件借助掃描儀的形式實現(xiàn)信息數(shù)字化，以此減少信息檢索時間、提高信息準(zhǔn)確率。

2.2.3大力培養(yǎng)檔案專業(yè)化人才

提升房產(chǎn)檔案人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，有利于促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理工作穩(wěn)健進(jìn)行。為此，聘請專家對工作人員進(jìn)行系統(tǒng)性培訓(xùn)，在培訓(xùn)的過程中，傳播豐富的專業(yè)知識、提高工作人員對數(shù)字化技術(shù)的掌握能力和運用能力，促使工作人員在創(chuàng)新型思想的引導(dǎo)下，規(guī)范房產(chǎn)檔案的工作行為，積極配合房產(chǎn)檔案管理。

2.2.4構(gòu)建檔案信息輸送平臺

構(gòu)建檔案信息輸送平臺，有利于檔案信息數(shù)據(jù)庫提高利用價值，有利于促進(jìn)檔案信息及時、高效、準(zhǔn)確傳遞，同時，還能實現(xiàn)檔案信息的便捷化傳輸，加快信息的傳播速度和傳播范圍，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的價值和利用率。此外，還能增加客戶對房產(chǎn)檔案管理工作的認(rèn)可度和滿意度[3]。

篇3

現(xiàn)階段隨著我國教育改革進(jìn)一步深化，對高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)面臨很大的挑戰(zhàn)。高校招生人數(shù)增加，學(xué)籍檔案數(shù)量也大幅增加，為檔案管理工作帶來很大的麻煩，因此加強(qiáng)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)顯得比較重要。本文主要就高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的重要性及主要特征進(jìn)行分析，并就高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：

高校；學(xué)籍檔案；數(shù)字化管理建設(shè)

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。

1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析對高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實現(xiàn)對檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會服務(wù)。

1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績及獎懲情況等［2］，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容。基于學(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析從實際發(fā)展情況看，我國高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學(xué)校對學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會造成很大的影響。再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識不強(qiáng)，在對學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對計算機(jī)操作的水平方面相對比較薄弱，因為學(xué)籍檔案的管理工作相對比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。

2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績管理是重點管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。

第二，對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。

第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實際開發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實現(xiàn)。

總而言之，針對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實施，要和實際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。

參考文獻(xiàn)：

［1］秦芳遠(yuǎn)，劉環(huán)瓊.學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.

［2］吳放.淺談高校如何建立服務(wù)型檔案館［J］.山西科技，2015（04）.

篇4

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理

數(shù)字化檔案館是一個可擴(kuò)展的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)平臺。關(guān)于數(shù)字化檔案館的概念，目前國內(nèi)外尚無統(tǒng)一認(rèn)識，我們將其概括為：數(shù)字化檔案館是運用數(shù)字設(shè)備和技術(shù)，收集管理、利用檔案信息的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)。通過各種方便的手段迅速地檢索出所需要的檔案資料。以上形成的數(shù)字化檔案資料可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案館”。

1 數(shù)字化檔案館建設(shè)的必要性和緊迫性

1.1 建設(shè)數(shù)字化檔案館是時展的需要

我們的時代已經(jīng)進(jìn)人了信息時代。計算機(jī)、因特網(wǎng)已進(jìn)入社會生活的方方面面，改變著人們的生存方式、工作方式、思維方式，檔案工作不可能游離于社會發(fā)展之外。從20世紀(jì)80年代開始，計算機(jī)就開始用于檔案管理，但由于眾多的原因，檔案館使用計算機(jī)還只處于部分檔案的檢索、統(tǒng)計等方面，并沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價值，更談不上建設(shè)數(shù)字化檔案。

1.2 建設(shè)數(shù)字化檔案館是參與建設(shè)國家信息高速公路的具體體現(xiàn)

建設(shè)數(shù)字化檔案館是社會信息化建設(shè)的基礎(chǔ)建設(shè)。檔案資源屬于國家信息資源的重要組成部分，館藏信息的數(shù)字化和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，使得數(shù)字化檔案館可以通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案資源的有效利用和共享，改變目前互聯(lián)網(wǎng)上中文信息缺乏的局面。對于弘揚(yáng)中華文化，搶占因特網(wǎng)上的中文信息基地具有重要的意義。

1.3 建設(shè)數(shù)字化檔案館為社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)服務(wù)

數(shù)字化檔案館以其對信息的加工整理和有序組織，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，最大限度地滿足用戶對檔案信息的需求，為利用者提供更多更有效的檔案信息。這些檔案信息通過各種方式作用于兩個文明建設(shè)，最終會成為科教興國的源泉和動力。同時，檔案信息可以說是前人實踐經(jīng)驗和聰明才智的概括，占有有效的檔案信息對于國民素質(zhì)的提高將會產(chǎn)生巨大的推動作用。

2 數(shù)字化檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容

數(shù)字化檔案館系統(tǒng)應(yīng)包括以下內(nèi)容：電子文件管理系統(tǒng)（流轉(zhuǎn)和歸檔）；虛擬電子檔案室業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)；檔案館藏業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)；檔案局辦公自動化系統(tǒng)；檔案門戶（包括現(xiàn)行文件中心查閱等）；檔案數(shù)字化影像加工系統(tǒng)；全文檢索系統(tǒng)。

根據(jù)對數(shù)字化檔案館的認(rèn)識。可以認(rèn)為數(shù)字化檔案館建設(shè)的重點應(yīng)放在采取必要的計算機(jī)軟硬件技術(shù)以及其它相關(guān)技術(shù)能夠?qū)磳⒁平贿M(jìn)館的數(shù)字檔案實施有效管理。這就要求檔案工作人員對本地區(qū)目前已經(jīng)形成的數(shù)字檔案和可能形成的數(shù)字檔案的種類、管理方式等有一個全面、系統(tǒng)的調(diào)查和了解，為相關(guān)技術(shù)人員研制數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、購置硬件設(shè)備等提供科學(xué)依據(jù)。對現(xiàn)有館藏檔案如紙質(zhì)檔案、照片檔案、縮微檔案等進(jìn)行數(shù)字化工作，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的一項重要內(nèi)容。

數(shù)字化檔案館的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是：1、館藏資源數(shù)字化。數(shù)字化檔案館的館藏是以數(shù)字化信息為主，能直接被計算機(jī)識別和處理，分為機(jī)讀型和網(wǎng)絡(luò)型。機(jī)訪型是由單合計算機(jī)處理的信息；網(wǎng)絡(luò)型是通過因特網(wǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞的論息。2、空間的虛擬化。數(shù)字化檔案館是一個開放的檔案館，通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來建設(shè)虛擬資源，資源共享，每個數(shù)字化檔案館都是全球網(wǎng)絡(luò)檔案館的一個節(jié)點，從一定意義上說數(shù)字化檔案館的館藏可以無限擴(kuò)大。3、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。通過因特網(wǎng)傳遞館藏信息，不受時間和空間的限制，提高信息利用率。4、信息檢索智能化。通過計算機(jī)進(jìn)行智能化檢索速度快、效率高、范圍廣。5、用戶使用方便化。用戶可以在任何時間任何地點通過計算機(jī)方便地使用檔案信息。

3 如何才能建設(shè)高效、有序的數(shù)字化檔案館

數(shù)字化檔案館的建設(shè)既要考慮信息時代的要求，又要考慮充分利用現(xiàn)有檔案館的信息基礎(chǔ)和物質(zhì)基礎(chǔ)，要從實際出發(fā)，采取傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化和文書處理部門、檔案館（室）同時開展數(shù)字化工作兩條腳走路的方針來構(gòu)建我國的數(shù)字化檔案館，是切實可行的。

首先，各檔案館對館藏檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化，即通過計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)產(chǎn)品將現(xiàn)有的檔案信息轉(zhuǎn)化實現(xiàn)數(shù)字化，同時為非數(shù)據(jù)化的信息編制機(jī)讀目錄和索引等二次信息，并實現(xiàn)數(shù)字化，使傳統(tǒng)檔案館對實體檔案進(jìn)行管理的同時也管理數(shù)字化的檔案信息。在數(shù)字化檔案館里可能保存有三種類型的檔案，一是印刷型的紙質(zhì)檔案，原有的無需實現(xiàn)數(shù)字化或來不及進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案；二是視聽型的錄音錄像檔案；三是數(shù)字型的電子檔案，對原有的印刷型、視聽型檔案數(shù)字化處理后形成的電子檔案以及從檔案室接收的數(shù)字型檔案。

第二，文書處理部門在處理各種文書過程中對所處理的文書信息進(jìn)行數(shù)字化的規(guī)定，逐步實現(xiàn)辦公自動化和數(shù)據(jù)化；各行業(yè)主管部門制定本行業(yè)業(yè)務(wù)工作信息數(shù)字化的規(guī)定，逐步使業(yè)務(wù)工作信息也數(shù)字化，從而使國家管理的信息都實現(xiàn)數(shù)字化。這些數(shù)據(jù)化的信息最終形成電子檔案交各單位的檔案室，形成室藏檔案體系并進(jìn)行管理。

第三，機(jī)關(guān)檔案室的各類檔案最終交由各級檔案館保存，檔案館要對數(shù)字化檔案進(jìn)行分析鑒定，能公開的及時上網(wǎng)公布，對非數(shù)字化的信息要盡可能使其數(shù)字化，并進(jìn)行分析鑒定。盡可能以數(shù)字化信息的形式提供給用戶。

篇5

1.1 數(shù)字檔案館建設(shè)已成當(dāng)今趨勢

網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展促進(jìn)了依賴于數(shù)字化信息系統(tǒng)的數(shù)字檔案館的建設(shè)，檔案館建設(shè)也正逐步進(jìn)入一個全新的發(fā)展階段。數(shù)字檔案館將各地各形式的檔案資源都以數(shù)字化的形式將其存儲在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，并且以互聯(lián)網(wǎng)方式將其互相聯(lián)系起來，促進(jìn)了信息資源的更有效查閱、調(diào)度和利用，也大大加強(qiáng)了資源的有效共享。我國對數(shù)字檔案館的建設(shè)研究日漸成熟，也擁有許多的研究成果，可見數(shù)字檔案館的建設(shè)已然成為當(dāng)今檔案館界發(fā)展的新趨勢。

1.2 數(shù)字檔案館建設(shè)中的技術(shù)性問題與人文文化

數(shù)字檔案館建設(shè)依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟發(fā)展，將各地區(qū)各基層事業(yè)單位和企業(yè)單位的實體檔案數(shù)字化，并有效的建立起檔案信息傳輸系統(tǒng)，方便檔案的查找及調(diào)度。因此數(shù)字檔案館的建設(shè)離不開技術(shù)的指導(dǎo)，擁有高端的技術(shù)支持才能建立更好的數(shù)字檔案信息管理平臺，使其建設(shè)更為合理化和科學(xué)化。但是僅僅只有技術(shù)的發(fā)展是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，數(shù)字檔案館的建設(shè)是以人們的使用為本，它存儲的也是各地方各單位的檔案，作為一個公共化的服務(wù)體系，其不僅要在技術(shù)上方便人們的使用，更應(yīng)秉承以人為本的理念，使其設(shè)計有更多的人文元素在其中，提高檔案館建設(shè)中的人文精神研究。[1]

1.3 數(shù)字檔案館建設(shè)中人文研究領(lǐng)域較薄弱

雖然現(xiàn)今數(shù)字檔案館建設(shè)在技術(shù)上已獲得許多成就，但對于其人文化研究依然薄弱，技術(shù)的不斷發(fā)展雖然帶來了檔案界的變革，但是仍然無法彌補(bǔ)人文文化的漸漸缺失，綜其緣由，可以從以下幾方面來解答。

1）檔案館建設(shè)中人文情懷的漸漸淡化

無論是現(xiàn)今依賴技術(shù)支撐的數(shù)字檔案館還是原先的實體檔案館，它都是文化的載體，都是作為一種人文文化而存在，是一個公共的服務(wù)體系，然而技術(shù)的高速發(fā)展和對經(jīng)濟(jì)效益的過熱追求已讓其“變質(zhì)”。如今經(jīng)不斷探索和努力才建設(shè)起來的數(shù)字檔案館已不再像一個公共的服務(wù)體系，而更像是基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字化信息系統(tǒng)。它淡化了使用者與檔案館館員之間的關(guān)系，忽略了其人文底蘊(yùn)的存在，文化的氛圍也日漸消散，不同思想之間的摩擦碰撞也漸漸消弭，但是這些文化底蘊(yùn)卻又是其存在的價值所在。作為檔案的記錄者，其擔(dān)當(dāng)?shù)牟粌H僅只是記錄檔案的任務(wù)，它也是一種社會記憶的記錄與傳承機(jī)構(gòu)，是社會文化的承擔(dān)者和傳承者。它不僅要提供給人們方便快捷地查閱檔案信息資源，更多的應(yīng)該讓人們理解和懂得其中蘊(yùn)含的民族文化和情懷，讓人們在歷史長河中找到思想的歸宿和依托。[2]

2）價值理念的淺化

短短幾十年，科技迅速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)也有著飛速的發(fā)展，因此數(shù)字檔案館的建設(shè)也借著科技的力量迅速發(fā)展起來。但卻只是僅僅提供了一個人們查閱檔案資源信息的平臺，只是數(shù)字化檔案信息存儲、交流和共享的簡單組合。檔案館中包含的文化底蘊(yùn)亦在這機(jī)械化的運轉(zhuǎn)過程中漸漸消磨殆盡，其價值理念也越來越傾向于表面化和機(jī)械化。檔案館建設(shè)追求的是為人民服務(wù)，是以人為基礎(chǔ)的，它體現(xiàn)的不僅僅是信息資源的存儲和查閱，而更多的是一種社會人文精神和人文情懷。科學(xué)技術(shù)亦包含著人文化的理性價值屬性，如今數(shù)字檔案館的建設(shè)卻忽略了這層價值的存在，反而過多的追求其技術(shù)價值，這也導(dǎo)致了數(shù)字檔案館建設(shè)中人文價值理念的淡化和缺失。[3]

3）數(shù)字檔案館服務(wù)系統(tǒng)趨于單一化

現(xiàn)今對數(shù)字檔案館的建設(shè)，為了追求它的高效化和精細(xì)化而放棄了檔案館原本的一些功能，這也慢慢的導(dǎo)致其功能逐漸變得單一，也因此造成了人文文化的缺失。檔案館不僅僅只是對檔案資源進(jìn)行普通的收集整理、供人們利用，以及作為存儲系統(tǒng)將需要的資源存儲起來。它提供給人們的不應(yīng)該僅是作為檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，更多的應(yīng)該是某種意義上的文化傳承與象征，是一個民族歷史根源的記錄者和見證者。在它之上體現(xiàn)的應(yīng)是一種人文精神，承載著一個民族的理念，和所有的社會人文情懷。

2 數(shù)字檔案館建設(shè)中技術(shù)研究與人文文化的融合是必然的

科學(xué)帶動發(fā)展，人文促進(jìn)和諧，科學(xué)精神與人文精神在源頭上就是統(tǒng)一的，都體現(xiàn)著一個民族自強(qiáng)不息的文明。科學(xué)中蘊(yùn)含著文化，而文化中也體現(xiàn)著科學(xué)，只有科學(xué)和文化有機(jī)的結(jié)合起來才能發(fā)揮更大的作用，得到更好的結(jié)果。不僅如此，技術(shù)研究以及科學(xué)發(fā)展和人文文化其本質(zhì)上都是一致的，科學(xué)發(fā)展是致力于人們生活及精神的改善，科學(xué)是人類的文明，而人文則更是人們在日積月累中形成的不可磨滅的印記，它是一個民族的魂與神，是不可或缺的。所以科學(xué)的發(fā)展不可或缺，人文元素的指引同樣重要，這兩者的良好結(jié)合才能達(dá)到空前的效果，實現(xiàn)其重要的價值。[4]

3 數(shù)字檔案館建設(shè)中技術(shù)研究與人文元素的融合

3.1 探索創(chuàng)新新技術(shù)，打造互聯(lián)網(wǎng)檔案資源信息共享

數(shù)字化檔案資源的存儲以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高級運用，將不同時間、空間的信息資綜合起來，所以需不斷提高科學(xué)技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息資源的共建、交流與共享。這也促使使用者能夠方便快捷地查詢、搜索、調(diào)度相應(yīng)的信息資源，其不受時間、空間的限制，大大提高了資源的利用效率，因而需要技術(shù)的發(fā)展支撐，但是亦要重視人文元素的滲透，使其建設(shè)更加貼近人們的生活。

3.2 探索創(chuàng)新新技術(shù)，增加其功能服務(wù)人性化

數(shù)字檔案館因其先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)的支撐，讓其擁有高效而精細(xì)的服務(wù)效率和優(yōu)勢。因而在此基礎(chǔ)上要開辟新的服務(wù)方式，創(chuàng)新理念，開拓出新的路徑方法，致力于更為人性化的服務(wù)方式。針對利用者的不同打造個性化人文化的服務(wù)方式，增加它的人文元素和人文色彩。高端的技術(shù)支撐以及不同額人文文化的引導(dǎo)共同創(chuàng)造更新耳朵服務(wù)方式。

3.3 探索創(chuàng)新技術(shù)，使其發(fā)揮更大的作用

儲存在數(shù)字檔案館中的都是最原始的檔案信息資源，但是大量的信息資源無法選擇出真正需要的信息則無法真正實現(xiàn)它的價值，因而需要更新的技術(shù)來將這些繁雜龐大的信息資源向知識轉(zhuǎn)變，變成人們能夠利用的知識。提高資源的利用效率。通過自行整合、分類、系統(tǒng)歸納等方式將繁雜的檔案信息分門別類的呈現(xiàn)出來，對于特定的人群則有特定的使用方式。并且提供給使用者一個學(xué)習(xí)知識的平臺，實現(xiàn)知識的交流共享，將數(shù)字檔案館建設(shè)中的技術(shù)性與人文化完美的結(jié)合起來，創(chuàng)造更大的價值。