序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇檔案的現代化管理，期待它們能激發您的靈感。

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關鍵詞：檔案管理;電子政府

檔案之有用，源于之其特有的、強大的憑證價值和參考（情報）價值。曾經指出：經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，離不開檔案與檔案工作。檔案管理作為國家利益的捍衛力，經濟發發展的拉動力，社會進步的保障力，科技創新和文化繁榮的促進力，其管理具有重要意義。在信息化浪潮中必須確保先進科學技術手段和科學管理方法與傳統的檔案管理方式的有機結合，提高檔案工作整體水平。隨著信息時代的發展。檔案管理方式已發展到以電子檔案為中心，業務處理過程檔案化以應用為中心的新模式。本文將對檔案的現代化管理進行分析，提出幾點意見［1］。

1 檔案工作的概述

廣義上的檔案工作是指檔案事業，所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業管理工作、檔案教育、檔案科學研究、檔案的宣傳及出版等工作。狹義上的檔案工作是指檔案管理工作，具體業務工作內容包括收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和提供利用八個環節，前六個環節稱為基礎工作，后兩個環節稱為編研利用工作。檔案工作具有管理性,服務性和政治性［2］。

隨著時代進步，現代檔案工作發生了以下四點轉變：

1.1 在工作定性、定位方面，從附屬性、機要性轉為服務性、職能性；

1.2 在工作格局方面，從封閉轉為開放，從以保管為主導，轉為以開發利用為主導；

1.3 在服務對象方面，從單純為領導服務、為本單位內部服務，轉為同時面向全員和社會服務；

1.4 在服務方式方法上，從被動的、手工的、內向型的服務，轉為主動的、開發性的、數字化和網絡化的服務

當前檔案管理主要存在的問題為檔案總量偏少，載體形式單一，并且載體結構具有缺陷。

其相應的解決措施為：

(1)密切關注經濟社會發展和各項工作的新領域、新業務、新事物，拓展建檔范圍，加強收集工作；

(2)健全檔案管理制度，保障檔案收集完整；

(3)在檔案結構的多元化上下功夫，重視各種門類、各種載體特別是電子文件的歸檔和收集。

2 檔案的現代化管理

2.1 構建現代化檔案管理新理念。

構建現代化檔案管理新理念，需要明確的檔案管理任務和發展目標：以妥善保存檔案，便捷應用為發展目標。

2.2 解決適用、配套的管理設施。

不少檔案管理設施仍停留在50、60年代的木制柜，由于條件有限落實困難，溫濕度控制乏術。檔案資料堆積混雜，

檔案基本管理設備缺乏［3］。

因此，在檔案管理中需要注重場所，裝具以及信息化設施使用情況，確保檔案的妥善管理。

2.3 實行制度化、規范化、標準化管理。

制度化、規范化、標準化三者之間有密不可分的關系。制度是對各方關系、行為準則、辦事程序作出統一規定。規范是對工作的數量、質量、方式、方法等作出統一規定。標準是對普遍性的業務技術作出統一規定。制度根據法律、法規、政策制定，偏重宏觀，以調整關系、規范秩序為主要目的，有強制性。規范、標準以科學、技術以及普遍性的經驗的綜合成果為基礎制定，偏重微觀業務，側重業務性、技術性和操作性，一般屬非強制性。其中，檔案工作的標準化為重中之重。

檔案工作的標準化是一個過程，即標準的制訂和實施的實踐過程。其實質為簡單化，統一化，系列化，通用化，典型化，格式化［4］。

檔案工作標準化體系的構成包括檔案工作基礎標準，檔案工作業務技術標準以及與檔案工作標準相關的標準。

——檔案工作基礎標準。包括檔案專業基本術語標準、檔案館代碼編制標準，檔案種類劃分標準，檔案計量單位標準，檔案統計工作標準，等等。

——檔案工作業務技術標準。包括檔案收集標準、檔案整理標準、檔案編目與檢索標準、檔案統計標準、檔案鑒定標準，檔案保管與保護標準，等等。

——與檔案工作標準相關的標準。如：文件制成材料質量標準，底圖、藍圖制作規范，竣工圖編制標準，技術文件格式，國家機關公文格式，CAD電子文件光盤存儲與歸檔標準，等等。檔案工作標準體系，就其橫向結構而言，一般分為國際標準、國際區域性標準、國家標準、行業或專業標準、地方標準、企業標準等。

因此，在檔案工作標準化的實施過程需要增強貫徹標準化的意識；認真學習、掌握標準文本的內容、要求；要有推行標準的保障措施，運用法律、經濟、行政手段保證標準的貫徹執行。

2.4 大力推進檔案信息化。

檔案信息化既是整個檔案管理現代化的重要基礎，也是體現檔案管理現代化水平的主要標志。檔案信息化的三大任務，分別為文檔一體化管理，電子文件歸檔管理和檔案數字化、網絡化。

2.5 著力進行檔案信息資源的有效開發。

檔案信息資源開發具有很大的潛在價值，但其目前有以下問題：1、檔案資源匱乏；2、數字化程度低；3、可檢索性差。因此應該大力開展檔案信息資源的有效開發。

3 結語

檔案的現代化管理是檔案事業不斷進步的重要動力和源泉，做好檔案管理，思想上要高度重視，要根據自身的情況來確定工作思路，加強檔案的基礎業務工作，重視檔案收集完整和齊全，重視檔案編研工作，重視檔案信息化建設和實現網絡化的查閱和檢索，積極爭取職能部門的支持，存進檔案管理與信息化的結合，推動其不斷發展。只有現代化管理，才有使檔案管理具有更廣闊的發展空間。

參考文獻

［1］ 王麗梅. 簡談新時期檔案管理工作的重要性［J］. 青年文學家, 2011, (10)

［2］ 衛雙囤. 談檔案的管理和有效利用［J］. 山西檔案, 2011, (S1)

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關鍵詞：計算機技術；檔案管理；現代化

1 檔案管理現代化的定義

檔案管理現代化是指以系統論等現代管理科學為指導，使用現代管理方法和手段，采用先進的管理技術與設備，充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性和創造性，對檔案管理的傳統方式進行改革，加快實現其系統化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用計算機將檔案進行輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等；利用縮微照相技術和對紙質載體的重要檔案進行縮微復制等。檔案管理現代化具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了效率。檔案管理現代化是科技發展的必然結果，是社會發展和檔案工作發展的必然。

2 檔案管理現代化進程中的問題

2.1 檔案標準化程度低

進行現代化檔案管理，檔案工作標準化是必要條件之一，是檔案管理現代化的一個重要組成部分。我國檔案管理標準化工作是從20世紀80年代開始的，國家標準局組織擬定和制定了一系列標準化文件，使我國標準化逐步形成一個體系。由于檔案自身的復雜性，我國檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。由于歷史的原因，檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個單位根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統應用軟件都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低、數據不完整，致使大多數檔案無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，檔案的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。標準化程度低影響了檔案管理現代化發展進程，造成大量低水平的重復建設，令計算機檔案管理系統只能停留在輔助管理的位置上無法繼續向前發展。

2.2 缺乏高級管理專業人員

現代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業人員和高級檔案管理專業人員三個等級層次。高級檔案管理專業人員應具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質和現代管理技術，精通檔案業務，能科學地制定政策和檔案事業的發展規劃，有較強的組織協調能力和決策能力，在學術理論研究上有很高的造詣。目前檔案工作信息化和網絡化對檔案管理人員素質的要求越來越高。而檔案管理人員群體中學歷層次偏低，缺乏掌握現代化技術的高級管理人才，特別是既懂檔案管理和現代化科學技術，又懂社會科學和經濟管理的復合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質不高，直接導致新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無法解決在工作中遇到的新情況和新問題。檔案管理人員群體結構不合理配置，檔案管理人員個體素質偏低，檔案群體結構失衡不僅已成為制約檔案事業發展的一個重要因素，而且也在一定程度上影響了單位各項工作的順利開展。

2.3 檔案管理投入不足

經費不足是影響檔案管理走向現代化的最大障礙，而經費投入取決于領導對現代化檔案管理地位和作用的認識程度。由于檔案意識普遍較低，導致資金投入嚴重不足，無力購買現代化的設備，尤其是基層單位，存在著檔案室建設簡陋，基礎條件差，安全措施沒落實，大部分檔案室建設不標準、不規范。檔案室自動化建設、數字化建設更成為奢求，投入不足已經成為檔案現代化發展的瓶頸。

3 實現檔案管理現代化的對策

3.1 加強標準化建設

檔案管理標準化是檔案管理現代化的一項重要基礎。檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。信息時代，檔案信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準來進行規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現代化各項工作的有效實現，遵循標準，推進標準。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力，不但涉及數據格式，還將涉及運行環境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，更應統一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。

3.2 實現管理現代化

增強檔案管理現代化意識，管理理念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現代化的意識，就會大大影響檔案現代化的發展步伐。在現代化進程中，檔案管理工作人員要樹立科學實踐觀，依靠先進的科技手段，前沿的管理方法，切實改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念，實現主動式服務、開放式服務。引進現代管理的理論和方法，使檔案管理從經驗管理向科學管理和現代管理邁進。

3.3 加快復合型人才培養

實現檔案管理現代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識，還必須具有一定的經濟、信息技術和寫作等綜合方面的知識。要始終提高檔案工作人員的素質，大力加強檔案管理隊伍建設，從選拔優秀檔案管理人才為起點，把具有復合知識型人才充實到檔案現代化管理中。還要加強繼續教育培訓，采用多種形式、實施全方位的培訓，優化檔案現代化管理人員的知識結構，培育現代化管理急需的技術操作、維修及科學管理人才。在檔案管理現代化的進程中，檔案管理人員不僅應具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務的優良品質，還應具備做好現有工作所需的智力、知識結構及現代化管理能力。逐步開展多層次、復合型、一專多能、一專多才的教育培訓，加快檔案管理現代化的步伐，促進檔案事業的健康迅速發展。

3.4 強化管理意識，加大投入力度

首先要關心和支持檔案管理現代化工作，投入大量資金和精力配置設備，培養人才，把檔案現代化管理納入單位的工作計劃，作為單位工作中要達標的內容對其進行考核。其次，各級領導，尤其是主管檔案工作的領導，應定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，幫助解決工作中實際存在的困難和問題，從而指導檔案部門更好地開展下一步的工作。最后，檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算。

參考文獻

[1]李喜梅.淺談檔案管理現代化[J].中州煤炭，2007（5）.

[2]劉淑華.檔案管理現代化的現狀與對策[J].甘肅廣播大學學報，2002（12）.

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[關鍵詞]檔案 管理 現代化

中圖分類號：F426.61 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）17-0163-01

一、檔案管理現代化的意義

檔案管理工作時組織發展中一項必不可少的工作內容，傳統的檔案管理工作方法已經陳舊，不適合企業的發展，隨著社會的發展，檔案管理工作也有了新的發展和進步，檔案管理工作的現代化的實現，一個主要的內容就是要實現檔案管理工作的信息化。實現檔案管理的現代化，對于組織發展而言有著重要意義。

做好檔案管理的現代化，首要的一點內容，就是要提高檔案管理的信息化水平，這有利于充分利用組織內的信息管理系統，實現檔案信息的保存，發揮現有的微機潛能，實現組織的信息系統的充分利用。另外，從檔案管理工作的角度來講，做好檔案管理工作的現代化，實現信息化的檔案管理工作方式，對于檔案信息的檢索，查詢等也是非常有幫助的。傳統的檔案管理方法多是使用紙質記錄的方式，紙質文字記錄的檔案不僅要占據一定的空間對檔案信息進行保存，同時，從另一個角度來講，這種檔案管理方法還不利于管理工作中對于信息的檢索和查詢。如果要檢索一些具體的檔案信息，耗費的時間會比較長，影響檔案管理工作的效率。除此之外，傳統的檔案管理工作方法采用紙質管理，這種管理方法在檔案管理工作的安全性方面存在一定的不足，一些重要的檔案內容有可能被泄露出去，信息的外泄就會影響到組織發展的安全，因此，這種檔案管理工作方法有可能帶來安全管理工作方面的疏漏，影響到組織的發展。

所以，在檔案管理工作中，實現檔案管理工作的組織化和現代化，是推進檔案管理工作順利發展的重要要求，能夠保證檔案管理工作的順利實施，提高檔案管理工作的效率，保證檔案的安全性。

二、未來檔案管理現代化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化安全管理是 檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、當前檔案管理信息化發展的現狀

實現檔案管理工作的現代化，一個主要的途徑就是實現檔案管理工作的信息化，當前，在組織的檔案管理工作中，還存在一些問題，影響著檔案管理工作的順利發展。

在檔案管理中，信息化的電子處理設備在檔案信息的管理方面功能還不健全，在組織內部的信息系統中，這種檔案管理工作的具體模式還沒有完全運作起來，為了更好地實現檔案管理，推進檔案管理工作的規范化和現代化，這種檔案管理模式必須要改變。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

另外，從檔案管理工作人員的角度來講，在檔案管理工作中，工作人員的具體能力素質存在很多不足的地方，現代化的檔案管理工作要求工作人員要具備一定的計算機操作能力和基本辦公軟件的使用能力，這對于檔案管理工作人員來說是一種壓力，過去的檔案管理工作中，主要的管理方法就是紙質管理，管理人員主要進行一些紙質檔案的保存和檢索工作，一旦實現信息化的管理，就需要逐步實現檔案管理工作的無紙化辦公，一些檔案管理工作人員的計算機操作能力和辦公軟件的掌握水平低，也是一個重要問題。

四、實現檔案現代化管理工作的對策

未來，在檔案管理工作中，要想更好的推進檔案管理工作的現代化，就要努力實現檔案管理的信息化，提高信息化的水平。因此，做好檔案管理工作，實現檔案管理的現代化，主要可以從以下方面入手。

首先，要加強在組織內部的檔案管理信息化系統的建設，配套的軟件和硬件設施要建設全面，把檔案管理工作納入到一個系統化的軌道上來，配套的計算機設備要安排到位，同時，引進一些高水平的電子軟件，服務于檔案的管理工作。同時，在檔案管理工作中，信息系統的建設還要實現組織內各部門的聯合，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一，所以，在信息化系統的建設中，還要注重做好聯合目錄的建設，增加檔案信息的全面性。

其次，對于檔案管理工作中的工人員，在檔案管理過程中還要加強對工作人員的能力培養，要加強對工作人員的信息化技術的培訓，提高他們對計算機信息系統的操作能力，提升他們的軟件使用能力，加強對他們的具體技能的培訓，提升他們信息化管理工作水平。

結束語

綜上所述，檔案管理工作對于組織的發展具有重要意義，傳統的檔案管理工作發展中，無論是管理方法還是管理思想都比較陳舊，未來，檔案管理工作要向著現代化的管理目標發展，在這個管理目標的指導下，檔案管理工作要提高信息化的管理水平，強化現代信息技術對檔案管理工作的支持力度，提高檔案管理人員的工作技能，更好的服務于現代化的檔案管理工作。

參考文獻

[1] 客付安.談現代化的檔案管理[J].中華少年：研究青少年教育，2012，（8）.

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[關鍵詞]高校檔案　現代化管理　辦公自動化

[中圖分類號]G647

[文獻標識碼]A

[文章編號]1009－5349(2010)03－0044－01

高校檔案管理是高校科學管理與服務教學管理的重要組成部分，高校檔案對學校教學、科研的發展具有重要的作用。近年來隨著我國高校教育改革事業的不斷深入，辦公檔案管理日益凸顯的經濟價值越來越引起全社會的重視。

一、檔案管理工作現代化是高校檔案管理的必然要求

在當今社會主義經濟建設飛速發展的今天，實現檔案工作的現代化管理，是對高校檔案工作的必然要求。在新形勢下，特別是在知識經濟時代，繼續沿用原有落后手工檢索的檔案管理方法和手段已不能適應新的形勢，.檔案工作的計算機化管理，特別是高校檔案現代化管理已成為擺在高校面前迫在眉睫的首要任務。

二、高校檔案管理工作的現狀

高校檔案管理工作是學校重要的基礎性工作之一，是學校管理工作的重要組成部分，是衡量一所學校辦學水平、管理水平的重要標志。近年來隨著高校辦學規模不斷速度擴大，學科專業不斷的增加，科研技術和教學質量明顯提高，校園的各項基本建設也進行了不同程度的改造。由于現有的檔案工作人員多是兼職，甚至是身兼多職，工作量大，疲于應付，加之對專業知識技能缺乏，從而造成檔案管理不夠規范。

三、加快高校檔案工作現代化管理的對策

(一)檔案管理意識的現代化

解放思想轉變觀念，是高校實現檔案工作現代化的關鍵。檔案管理人員要正確認識檔案管理現代化的重要性，具體講應注意以下幾個方面：

1.樹立創新意識，變手工操作為計算機管理，變經驗管理為科學管理，變封閉管理為開放管理，充分利用現代化設備和信息傳輸技術開展校際聯網，實現檔案資源共享。

2.樹立科技意識，掌握一定的現代經濟、科技、法律等管理知識，既熟悉檔案現代化管理，又懂得計算機操作應用等現代化的管理手段。

3.樹立效益意識，以較少的人力、物力、財力投入，爭取獲得最大的社會效益和經濟效益。

(二)加強電子文件的管理

為適應現代化管理制度和信息社會的發展，做好電子文件的歸檔工作，對檔案實施電子化管理勢在必行。但是電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。其次根據本校具體實際情況購買合適的檔案管理軟件。一套好的應用軟件，必須操作簡便，工作效率高，能自動立卷、組卷，實現文檔一體化，且具有數據的維護與查詢等功能。完成好硬件、軟件的配置，檔案管理實現現代化問題就解決了一大半。

(三)增加專管人員的投入

隨著高校招生規模的不斷擴大，高校機構設置變多，職工和學生人數也隨之增多。因此，高校在設置學校綜合檔案室的前提下，可根據需要在各處室分設檔案室，并配備專職或兼職檔案管理人員。高校領導也應轉變過去那種將檔案部門作為安置、分流人員場所的陳舊觀念，要在檔案工作中引進競爭機制，制定檔案人員崗位職責，把檔案工作的完成情況作為部門考核的重要依據，將工作成績同工資晉升、職稱評聘、評選先進等結合起來。為檔案人員提供必要的條件、時間和財力，激發他們提高自身素質的自覺性和主動性，加快高校檔案隊伍建設。

(四)檔案管理隊伍的現代化

當今信息社會不僅對檔案管理手段現代化有了進一步的要求，而且對檔案管理者的素質也有更高的要求。高校應從專業、年齡、職稱等方面，對檔案管理隊伍進行優化組合，并通過合理配備和引進專業人才，建立一支精通檔案管理業務、具有現代意識、能夠熟練應用計算機等現代化工具的檔案管理隊伍，這是推進高校檔案管理工作現代化的基本保證。

五、高校檔案管理自動化應注意的幾個問題

一、量力而行，有計劃有步驟地分步漸進。應該注意到，高校檔案管理自動化并不完全排斥傳統管理手段。特別在改革剛起步階段，在新舊交替過程中難免會出現不協調等問題，更要注意發揮傳統管理手段的過渡和緩沖作用，以免工作的脫節和失控。

二、嚴格抓好檔案數據格式的標準化。檔案數據格式的統一是檔案信息人員從網上獲取信息的保障條件，檔案部門制定標準化工作時應考慮全網性、各類信息數據庫的兼容問題。

三、建立和完善檔案各項規章制度，加強保密與防偽措施。高校在實現檔案管理自動化過程中，保密問題也是不容忽視的，在網絡上提供檔案信息要做到合理、合法，確保國家秘密和其他秘密受到保護。通過權限設置，高校檔案人員可以根據用戶所能享有的權限規定其對所需檔案的享用程度，從而確保檔案資源不會被濫用。另外，網絡上傳輸的電子檔案的文字無個人字跡特征、無書寫墨跡的新舊之別，一旦被纂改，極難識破。因此檔案工作人員要針對使用者情況，應用計算機的限讀功能，防止在傳輸過程中泄密。

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一、檔案信息電子化安全管理的現狀

1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化安全管理的進程。

2、在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3、標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4、檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。

二、檔案信息電子化安全管理的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化安全管理是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化安全管理的益處

所謂檔案信息電子化安全管理，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1、可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2、縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題―選材―編輯―出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化安全管理，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3、檔案信息電子化安全管理，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

4、檔案信息電子化安全管理，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5、檔案信息電子化安全管理，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。