序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇科技檔案管理學(xué)，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

關(guān)鍵詞：科技檔案；科學(xué)化；發(fā)展

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

當(dāng)今世界已進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)和信息時代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。

一、檔案管理工作的困難和重點

1、大多數(shù)人對檔案管理工作的重視不夠

許多人認(rèn)為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補(bǔ)查，需要用時取出即可。大多數(shù)人由于對檔案管理工作缺乏認(rèn)識和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對其不夠重視，認(rèn)為這是一項簡單的工作。正是這種錯誤的觀點，才導(dǎo)致了檔案管理工作的長期停滯不前，更新緩慢。其實檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。檔案管理工作在許多人看來只是普通的事務(wù)性工作，而不是單位的主要工作和重點工作。這需要我們認(rèn)真審視，正確看待檔案管理工作，承認(rèn)其重要性。檔案管理工作是整個單位工作的基礎(chǔ)和根基，正是這項工作有條不紊的進(jìn)行，才為整個單位工作的順利進(jìn)行提供了有力保障。檔案記錄了單位以及公司工作人員的基本情況和相關(guān)個人資料，還記錄了單位和公司的相關(guān)工作數(shù)據(jù)和大量重要信息，所以加強(qiáng)對檔案工作的重視程度是十分有必要的。

2、檔案交接制度不嚴(yán)謹(jǐn)

每年，巨大的檔案變動、更新、調(diào)取和維護(hù)工作確實是檔案工作的重點和難點。檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是檔案交接時。如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致許多檔案在交接時出現(xiàn)錯亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補(bǔ)是很復(fù)雜和費時的，會嚴(yán)重耽誤單位工作的正常進(jìn)行。在交接時，交接雙方都應(yīng)認(rèn)真對待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務(wù)。檔案管理工作者更應(yīng)該負(fù)起重要責(zé)任，告知調(diào)取和變動檔案的人員相關(guān)規(guī)定，敬告擅自調(diào)取或是刪改檔案的嚴(yán)重后果和所應(yīng)負(fù)起的法律責(zé)任，做到完成本職工作的基礎(chǔ)上，時刻以單位利益為重，重視檔案交接工作。

3、許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務(wù)

很多人由于缺乏對檔案的重要性認(rèn)識，在面對檔案工作時只是應(yīng)付而已，甚至對本人的檔案都不夠重視，沒有充分考慮到檔案對今后工作的重要性和廣泛應(yīng)用性，等到真正需要檔案時，才發(fā)現(xiàn)檔案不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要和職位調(diào)度，給檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務(wù)。在今后的工作中，檔案工作人員需要及時明確的告知檔案持有人有關(guān)檔案的相關(guān)事項，明確檔案持有人的責(zé)任和不重視檔案可能造成的不良后果，告知前來調(diào)取和填寫檔案的人員應(yīng)該如何填寫，并告訴他們應(yīng)認(rèn)真誠實的填寫相關(guān)檔案，如果不認(rèn)真對待就會造成嚴(yán)重的后果，想要彌補(bǔ)就會變得很麻煩。

4、當(dāng)前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化

多年來，檔案管理工作依然是以紙質(zhì)做為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質(zhì)的檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導(dǎo)致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力物力，而且對于檔案的準(zhǔn)確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預(yù)知的事件很容易導(dǎo)致信息的丟失。當(dāng)前的檔案管理工作急需引進(jìn)現(xiàn)代化和信息化較強(qiáng)的技術(shù)來應(yīng)帶這種局勢，比如電子信息技術(shù)的應(yīng)用。電子信息技術(shù)借助電子管理技術(shù)和相關(guān)程序應(yīng)用，以電子計算機(jī)為硬件設(shè)備，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為先導(dǎo)，能夠有效的提高檔案管理工作的實效性，加強(qiáng)檔案管理工作的技術(shù)應(yīng)用性和各類工作的效率。電子信息技術(shù)能夠克服陳舊的檔案管理工作的缺憾和不足，比如電子信息技術(shù)可以省去檔案室的存在，將大量數(shù)據(jù)和檔案存儲在電腦中，保存完好，節(jié)省了人才財力的同時，也增加了檔案管理的安全性和簡易性。

二、檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展

1、強(qiáng)化檔案管理意識，嚴(yán)格檔案管理程序

強(qiáng)化每一名檔案管理管理工作者的管理意識，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。同時在硬件設(shè)施上完善檔案管理設(shè)備，每個單位都應(yīng)配備單獨隱蔽的檔案庫房，庫房內(nèi)加裝空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件。為加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展，應(yīng)在檔案管理程序中引進(jìn)計算機(jī)管理軟件，充分發(fā)揮計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。

2、檔案交接嚴(yán)格按程序進(jìn)行

檔案交接是一項認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，稍有不慎就有可能導(dǎo)致檔案丟失或失真，所以交接時應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理。檔案交接的正確手續(xù)應(yīng)是：一是對所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對借出的檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應(yīng)清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認(rèn)真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進(jìn)行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。

3、健全檔案管理制度

健全檔案管理制度時應(yīng)按照規(guī)范的操作流程，杜絕檔案在操作過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險。首先應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德意識和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時通過規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現(xiàn)不該出現(xiàn)的漏洞。其次，應(yīng)盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲的格式、統(tǒng)一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉(zhuǎn)換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。

4、建章立制，有章可循，規(guī)范操作

如今，不同的單位在檔案管理工作上的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)各不相同，甚至許多單位缺乏規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，這大大降低了檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，造成工作效率低、檔案質(zhì)量參差不齊的現(xiàn)象，這大大減弱了檔案的存取與調(diào)配的效率，也影響了檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，更降低了檔案的應(yīng)用。所以，建立相關(guān)制度規(guī)范檔案管理工作迫在眉睫，加強(qiáng)制度的建設(shè)和章程的規(guī)范需要提出標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作流程，這個流程應(yīng)符合實際工作的需要。統(tǒng)一了規(guī)范和章程后，需要檔案管理工作部門和工作人員的認(rèn)真遵守，規(guī)范其操作流程，認(rèn)真細(xì)致的工作。做到有章可循。在調(diào)取、更新和存儲檔案時更應(yīng)該加強(qiáng)規(guī)范性，避免錯誤的發(fā)生。

三、結(jié)語

檔案工作的重要性和根本性要求人們必須加強(qiáng)對其管理，更新檔案管理的理念，實現(xiàn)其科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。每一位檔案管理工作者應(yīng)自覺肩負(fù)起自身的責(zé)任，做到工作上一絲不茍，思想上始終以單位利益為重，在日常工作中應(yīng)該加強(qiáng)宣傳，告知檔案持有人檔案工作的重要性。檔案管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)自身的文化水平，能熟練的掌握電子信息技術(shù)，將電子信息技術(shù)有效的應(yīng)用到自身的工作之中，提高工作效率，完善檔案管理的安全性和熟練性。在檔案管理的道路上，我們還有很長的路要走，我們需要加強(qiáng)信心，不斷進(jìn)取。

【參考文獻(xiàn)】

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[2] 林志航。計算機(jī)輔助質(zhì)量系統(tǒng)[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社

篇2

（一）醫(yī)學(xué)科技檔案的專業(yè)性較強(qiáng)

考慮到現(xiàn)代醫(yī)學(xué)學(xué)科門類繁多、交叉領(lǐng)域廣泛，因此醫(yī)學(xué)科研的課題也是按照各專業(yè)門類來進(jìn)行分配的。如在臨床醫(yī)學(xué)研究中，可以細(xì)分為內(nèi)科、外科、婦科、兒科等不同的科目；而在基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)研究中，又可以根據(jù)研究對象的不同分為生化、病理、藥理等專業(yè)。而醫(yī)學(xué)科研活動都是在相應(yīng)的專業(yè)科目內(nèi)進(jìn)行的，很多時候這種科目分類還可能進(jìn)一步細(xì)化。這就造成醫(yī)學(xué)科研內(nèi)容的專業(yè)性很強(qiáng)，相應(yīng)的醫(yī)學(xué)科技檔案的專業(yè)性也較強(qiáng)。

（二）醫(yī)學(xué)科技檔案專題突出，系列化強(qiáng)

醫(yī)學(xué)研究方式不同于其他學(xué)科，其一般都是突出地以一個特定的專題作為研究對象。而且在對該專題進(jìn)行研究時，著重從不同側(cè)面、不同層次展開系列化、完整性的研究。這就使得相應(yīng)的醫(yī)學(xué)科技檔案具有專題性強(qiáng)、重點突出的特點。同時，對研究對象的多層次完整化研究，需要形成一套完整的、成套化的科技文件資料。這些檔案資料層次分明但又聯(lián)系緊密，可以作為一個系列進(jìn)行利用。

（三）醫(yī)學(xué)科技檔案的學(xué)科綜合性強(qiáng)且項目協(xié)作多

醫(yī)學(xué)科學(xué)研究范圍非常廣泛，其跨學(xué)科、跨專業(yè)現(xiàn)象非常普遍。作為一門綜合性很強(qiáng)的學(xué)科，醫(yī)學(xué)研究本身就包含了眾多的專業(yè)門類。同時在新形勢下，大量的新興科學(xué)技術(shù)和專業(yè)不斷涌現(xiàn)，各學(xué)科的研究前沿領(lǐng)域正在不斷發(fā)生交叉融合，醫(yī)學(xué)研究也不例外。現(xiàn)代醫(yī)學(xué)為了進(jìn)一步發(fā)展，需要更多地利用別的學(xué)科領(lǐng)域的有利條件，加強(qiáng)彼此的協(xié)同合作。特別是現(xiàn)在許多醫(yī)學(xué)科研課題的綜合性非常強(qiáng)，需要匯集多個學(xué)科的知識進(jìn)行研究攻關(guān)。這些反映到醫(yī)學(xué)科技檔案，也使其具有學(xué)科綜合性強(qiáng)且項目協(xié)作多的特點。

（四）醫(yī)學(xué)科技檔案載體形式多樣且數(shù)量龐大

醫(yī)學(xué)研究由于其獨特的研究方法和研究對象，造成研究結(jié)果的記錄和保存方式多種多樣。例如，醫(yī)學(xué)研究可以通過保存對象的標(biāo)本或其組織切片來直接記錄研究結(jié)果。同時，又可以利用各種音視頻資料、化驗單及儀器檢測結(jié)果來間接保存。因此，醫(yī)學(xué)科技檔案資料的形式多樣，記錄醫(yī)學(xué)科研成果的載體也非常豐富。

（五）醫(yī)學(xué)科技檔案具有保密性

醫(yī)學(xué)檔案資料與醫(yī)學(xué)科研成果密切相關(guān)。作為醫(yī)學(xué)檔案記錄的主要對象，醫(yī)學(xué)科研成果往往包含了研究人員的心血和付出。這些成果具有知識產(chǎn)權(quán)，在一定時間和范圍內(nèi)必然要受到法律的保護(hù)。因此，對于記錄了具有特殊價值的醫(yī)學(xué)報告、臨床資料及相關(guān)的文獻(xiàn)等檔案資料，需要根據(jù)國家保密法為其設(shè)置相應(yīng)的保密等級，確保這些醫(yī)學(xué)科技檔案在充分發(fā)揮其使用價值的前提下，具有一定的保密及限制保護(hù)措施。醫(yī)學(xué)科研檔案管理的主要工作是對有關(guān)醫(yī)學(xué)研究的資料、成果等進(jìn)行收集、系統(tǒng)分類和編研，其基本原則一方面是要確保醫(yī)學(xué)科技檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性，另一方面要最大程度地開發(fā)好、利用好醫(yī)學(xué)檔案的價值，為醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展、社會的進(jìn)步以及人類的健康提供幫助。

二、以用戶需求為最終目的的醫(yī)學(xué)科技檔案管理方式的建立

為此，依據(jù)本部門的工作狀況，并結(jié)合筆者多年的科技檔案工作經(jīng)驗，理解相關(guān)文獻(xiàn)，對以用戶為最終目的的醫(yī)學(xué)科技檔案管理方式的建議和探索提出了幾點建議。

（一）提高檔案意識

有意識才會有自覺的行為，才會有目的的行動。首先，我們需要提高相關(guān)工作人員的檔案意識，不僅需要重視檔案的保存和管理，更需要對醫(yī)學(xué)科技檔案的利用價值有明確的認(rèn)識。檔案管理部門要更新服務(wù)模式，努力開發(fā)醫(yī)學(xué)科技檔案資源，并建立相應(yīng)的平臺（如數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站等），為檔案利用者提供更好的服務(wù)。此外，檔案室還應(yīng)積極主動地向外界宣傳館藏信息，讓更多的人了解可利用的檔案資源，以廣泛吸引潛在的檔案利用者，使檔案的利用價值發(fā)揮到最大化。

（二）完善管理體制

所有的行為必須要有規(guī)范，而管理體制就是這些規(guī)范的保證。要提高醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率，就必須要提高檔案管理水平。健全的管理體制，是醫(yī)學(xué)科技檔案管理水平和利用效率的有力保證。立足于檔案利用者的實際需求，建立健全檔案服務(wù)機(jī)制，豐富檔案利用服務(wù)手段和方法，為各類人群提供多樣和個性化的服務(wù)。我國各檔案室為人們提供的服務(wù)主要有檔案信息查詢、借閱以及信息加工等，相對比較單一，也不夠簡便。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案利用服務(wù)中，可以使得檔案信息的查詢和利用更加方便，也更符合當(dāng)代人們獲取信息的習(xí)慣，可以有效地吸引更多的科研人員、醫(yī)務(wù)工作人員等用戶人群，提高檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)

無論是保存、管理還是利用，基礎(chǔ)建設(shè)都很關(guān)鍵。加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)也是提高醫(yī)學(xué)科技檔案利用效率的有力措施。各檔案管理部門應(yīng)采用多種手段強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)，為檔案利用者提供更便利的條件。本文認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個方面加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)。

1．優(yōu)化檔案室環(huán)境

安靜、整潔的環(huán)境可以讓醫(yī)學(xué)檔案利用者更專注地研究檔案中的資料和信息，而寬敞明亮的場所也使檔案室可以同時為更多的用戶提供服務(wù)。在合適的地方為用戶們提供打印、復(fù)印等服務(wù)也可以為有需要的檔案利用者提供便利。

2．增加館藏資源儲量

隨著醫(yī)學(xué)科技的不斷發(fā)展，一些醫(yī)療實踐中產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)科技檔案資源已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足一些科研人員的需求。各檔案室應(yīng)注重資源共享，引進(jìn)代表國內(nèi)先進(jìn)水平的重要檔案資料供研究者使用。

3．充分利用現(xiàn)有科技，提高檔案利用效率

檔案資源數(shù)字化、信息化是未來醫(yī)學(xué)科技檔案發(fā)展的必然趨勢。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以顯著縮短檔案利用者查詢相關(guān)信息的時間，獲取資源也變得更為簡便。通過建立專門的檔案資源網(wǎng)，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索和利用檔案室內(nèi)的資源，而不用到檔案室，省去了不少麻煩。檔案利用效率得到了提高。

4．對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類

科學(xué)分類可以使用戶的檢索更加準(zhǔn)確快速。檔案室應(yīng)充分了解各個檔案的內(nèi)容，并從多角度對其進(jìn)行分類。對于醫(yī)學(xué)科技檔案，應(yīng)根據(jù)專業(yè)、學(xué)科的差別對其進(jìn)行詳盡的分類，并以此為基礎(chǔ)，建立功能全面的檢索系統(tǒng)。通過這種方式，檔案利用者可以對各類檔案有初步了解，并根據(jù)自身需求，準(zhǔn)確定位需要查詢的檔案資源，避免了無謂的時間浪費。

（四）調(diào)整檔案編研體系

提高醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率還需要重視檔案的編研工作。信息時代的快節(jié)奏對于醫(yī)學(xué)科技檔案的編研提出了新要求。檔案管理者需要充分發(fā)掘醫(yī)學(xué)檔案的潛在利用價值，并根據(jù)當(dāng)時的醫(yī)學(xué)研究發(fā)展情況，適時提出相關(guān)編研課題。在此基礎(chǔ)上，通過挖掘各類檔案信息資源，編研出一系列具有高利用價值的成果。這些編研成果應(yīng)具備高度的實用性，可以對醫(yī)學(xué)科研和醫(yī)療實踐進(jìn)行指導(dǎo)。

（五）重視人才培養(yǎng)

信息時代的到來帶來了知識大爆炸，現(xiàn)代科技的發(fā)展深刻影響到人類社會的方方面面，知識型管理人才是強(qiáng)化醫(yī)學(xué)科技檔案管理水平，提高檔案利用效率的重要基礎(chǔ)。隨著檔案信息化的進(jìn)程不斷加快，新形勢下的檔案管理人員需要及時了解和掌握新技術(shù)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，不斷擴(kuò)充自己的知識面，全面提升自身素質(zhì)，才能應(yīng)對快速變化的檔案管理局面，提高醫(yī)學(xué)科技檔案的管理水平。醫(yī)學(xué)科技檔案包含的信息量豐富，只有熟練掌握了信息技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能更好地建立和利用醫(yī)學(xué)科技檔案數(shù)據(jù)庫和檢索系統(tǒng)，幫助科研人員迅速準(zhǔn)確地搜索到其需要的信息，提高檔案利用效率。

（六）建立面向用戶的新型應(yīng)用平臺

篇3

如2008年中國“汶川大地震”，使得大量的檔案資料因為掩埋而遭受重創(chuàng)，給經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展帶來嚴(yán)重的不利影響。2011年3月，澳大利亞的昆士蘭州遭受持續(xù)的雨襲擊，致使一部分公共機(jī)構(gòu)及商業(yè)機(jī)構(gòu)的檔案文件受到一定程度的損毀，不過這些機(jī)構(gòu)都能夠科學(xué)有序地對于已經(jīng)受損的檔案進(jìn)行及時有效的搶救與修復(fù)。其中發(fā)揮積極作用的，就是澳大利亞國家檔案館的檔案搶救應(yīng)急預(yù)案。所以，我國各級檔案部門要積極地預(yù)防和應(yīng)對各類突發(fā)事件，必須不斷地提高檔案應(yīng)急預(yù)案的管理能力與水平，盡可能地降低各類突發(fā)事件對于檔案的危害程度，只有這樣，才能有效避免和降低檔案人員與各類檔案信息可能遭受的損失。

1 加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案管理是檔案部門成功處置各種突發(fā)事件的基礎(chǔ)和保證

檔案的應(yīng)急管理是指檔案部門通過對于自然界與社會所產(chǎn)生的各類突發(fā)事件的原因、經(jīng)過與后果進(jìn)行綜合分析，在有效整合檔案領(lǐng)域當(dāng)中有關(guān)資源的基礎(chǔ)上，建立的一整套積極應(yīng)對各類突發(fā)事件的事前防范、事中反應(yīng)和事后處理的管理程序和手段。檔案應(yīng)急管理通常具有突發(fā)性和非程序性的特點，但同時又必須滿足預(yù)見性、系統(tǒng)性和創(chuàng)新性的要求。所以應(yīng)急預(yù)案也是成功處置各種突發(fā)事件的基礎(chǔ)和前提。

1.1 加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案管理屬于檔案安全的最迫切要求。在過去，世界很多國家的珍貴檔案資料，都曾經(jīng)遭受自然和人為災(zāi)害的毀滅性打擊，產(chǎn)生了巨大的難以估量的損失。如2001年發(fā)生在美國的“9?11”恐怖襲擊事件，讓位于世貿(mào)中心的很多金融機(jī)構(gòu)的計算機(jī)數(shù)據(jù)檔案瞬間被毀。而各類頻發(fā)的突發(fā)事件，不僅增加了檔案管理的難度，也為檔案安全管理敲響了警鐘。這就迫切要求各級檔案部門必須展開積極的行動，不斷加大應(yīng)急預(yù)案的管理力度，以便于應(yīng)對各類突發(fā)事件的發(fā)生。

1.2 應(yīng)急預(yù)案管理能夠提升檔案部門的應(yīng)急管理能力。實踐證明，應(yīng)急預(yù)案是積極應(yīng)對各類突發(fā)事件的重要手段，各級檔案部門通過制定和建立完善的應(yīng)急預(yù)案體系，從而規(guī)范檔案部門對突發(fā)事件的應(yīng)急處理能力，不僅有利于使各級檔案管理人員在工作過程中樹立高度的風(fēng)險防范意識，而且有利于及時鑒別和處理各類檔案的安全隱患，并增強(qiáng)應(yīng)急管理工作的能力，在針對突發(fā)事件的應(yīng)急處置上，在應(yīng)急預(yù)案的各個環(huán)節(jié)上，都能做到未雨綢繆，并提高應(yīng)急決策的主動性、時效性與科學(xué)性要求。

1.3 應(yīng)急預(yù)案管理可以增強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)的保障力。2010年5月12日，國家檔案局局長兼中央檔案館館長楊冬權(quán)在全國檔案安全體系建設(shè)工作會議上提出，“要建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”，并根據(jù)《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急管理辦法》與《檔案館防治災(zāi)害工作指南》等規(guī)定，明確要求我國各級檔案管理部門，必須重視應(yīng)急預(yù)案在檔案安全管理體系中的重要位置，并明確了各級檔案管理部門完善應(yīng)急預(yù)案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求。這也表明，強(qiáng)化檔案應(yīng)急預(yù)案的管理工作，能夠促進(jìn)檔案安全體系的構(gòu)建，并為提升檔案管理安全增強(qiáng)保障力。

2 國外應(yīng)對檔案管理突發(fā)事件的有效設(shè)計

2.1 重視檔案工作人員的責(zé)任與分工。在檔案部門應(yīng)急預(yù)案體系的建設(shè)過程中，國外非常重視檔案人員的分工和合作，檔案館（室）的工作人員隊伍通常非常精簡，因此，要求各工作人員在平時的檔案管理突發(fā)事件中，各項預(yù)防工作和應(yīng)急處理都非常明確。如加拿大溫莎大學(xué)所制訂的檔案防災(zāi)減災(zāi)計劃把檔案工作人員分成三類，分別是災(zāi)害預(yù)防小組和災(zāi)害行動小組以及災(zāi)后恢復(fù)小組，分別負(fù)責(zé)在檔案災(zāi)害發(fā)生前的預(yù)警預(yù)防、災(zāi)害發(fā)生時的應(yīng)急救援以及災(zāi)害后期的檔案修復(fù)工作，并且均依據(jù)不同的職責(zé)而有針對性地開展有關(guān)培訓(xùn)工作。

2.2 加強(qiáng)檔案部門可能遭受的災(zāi)害研究力量。在國外，檔案部門比較關(guān)注可能面臨的災(zāi)害和突發(fā)事件研究，并熱衷于突發(fā)事件對檔案建筑和館藏檔案造成的危害，并高度重視各項預(yù)防策略。如美國檔案機(jī)構(gòu)就非常重視自檔案館（室）建筑和應(yīng)急設(shè)備以及應(yīng)急人員培訓(xùn)等各個方面來采取措施，以便于更好地降低對檔案機(jī)構(gòu)的各種危害。在2008年舉辦的國際檔案大會上，日本某檔案學(xué)界專家曾指出，對于文件管理機(jī)構(gòu)來說，預(yù)防和及時處理突發(fā)事件，是保護(hù)檔案文件資料安全的重要措施。全部文件保管設(shè)備都應(yīng)當(dāng)在緊急狀況時，確保檔案實體不會遭受嚴(yán)重的損壞。

3 目前檔案部門在應(yīng)急預(yù)案管理工作中所存在的主要問題

3.1 檔案應(yīng)急預(yù)案的嚴(yán)重缺失，管理體系不夠健全和完善。目前，很多檔案部門對于突發(fā)事件的應(yīng)急重視不夠，很多還是缺乏高度的防范意識，即使制定有應(yīng)急預(yù)案，在體系上還很不健全，甚至有很多的檔案管理部門，根本就沒有制定出相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。另外，大部分的檔案部門也大都將重點放在自然災(zāi)害的應(yīng)急預(yù)案制定上，往往忽視了事故災(zāi)難、社會不穩(wěn)定事件和網(wǎng)絡(luò)沖擊等應(yīng)急預(yù)案的制定，比如對于網(wǎng)絡(luò)侵入和篡改等方面的威脅甚至沒有絲毫防范意識，這就出現(xiàn)了檔案部門應(yīng)急預(yù)案體系不夠健全和完善的狀況。

3.2 應(yīng)急預(yù)案內(nèi)容空洞，風(fēng)險評估體系不夠合理。 現(xiàn)階段的各級檔案部門，在應(yīng)急預(yù)案的內(nèi)容方面，大多是因為僅僅注重形式而脫離實際，并且存在著相互抄襲的現(xiàn)象，結(jié)果造成在操作時受到很大的局限性。另外從總體范圍看，由于很多檔案部門尚沒有完善的檔案風(fēng)險等級評估體系，還沒有進(jìn)行檔案的安全分級管理，這就造成在各類檔案的實際存放過程中，往往忽略將珍貴、重要的檔案進(jìn)行集中存放，這樣一旦出現(xiàn)突發(fā)事件，就會亂成一團(tuán)，反而使珍貴的檔案得不到及時搶救，造成巨大損失。

3.3 沒有明確的獎罰標(biāo)準(zhǔn)，缺乏行之有效的績效考核機(jī)制。在各級檔案部門已經(jīng)公布的應(yīng)急預(yù)案中，很多缺乏檔案應(yīng)急管理的績效考核機(jī)制，這樣就會對于考核標(biāo)準(zhǔn)的界定不夠明確，缺乏績效考核的標(biāo)準(zhǔn)和獎勵機(jī)制，檔案應(yīng)急管理工作的積極性與成就感就會明顯下降。而應(yīng)急預(yù)案中由于缺乏科學(xué)的懲罰機(jī)制，主管部門對于失職人員的懲罰沒有依據(jù)，無法實現(xiàn)績效考核的公正和公平，使各項工作難以推進(jìn)。

3.4 應(yīng)急預(yù)案的演練流于形式，其聯(lián)動能力缺乏協(xié)調(diào)和統(tǒng)一。目前，許多檔案部門還處在“紙上談兵”階段，不能夠?qū)崿F(xiàn)應(yīng)急預(yù)案的演練和應(yīng)急聯(lián)動能力的密切聯(lián)系。而事實上，應(yīng)急預(yù)案的演練不足，則應(yīng)急聯(lián)動的能力就必然較弱，結(jié)果造成檔案應(yīng)急處置中出現(xiàn)“不聯(lián)不動，聯(lián)而亂動”的混亂現(xiàn)狀。在電子檔案信息應(yīng)急處理方面，往往在廣域網(wǎng)外部線路中斷、局域網(wǎng)中斷，以及檔案館業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)出現(xiàn)了嚴(yán)重漏洞，而造成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錯誤和操作失誤時表現(xiàn)得束手無策。這在實踐中也必然會降低應(yīng)急效率與水平。

4 檔案部門應(yīng)急預(yù)案管理體系的科學(xué)設(shè)計與構(gòu)建

4.1 加快檔案應(yīng)急預(yù)案管理的職能和組織建設(shè)。要組建應(yīng)急預(yù)案的編制隊伍，具體負(fù)責(zé)應(yīng)急預(yù)案的各項管理工作。要明確預(yù)案編制小組的具體職能，不僅要確定預(yù)案編制小組的人員和職責(zé)，而且對于編制應(yīng)急預(yù)案的目的、類別、范圍和適用等還要做出明確闡述。至于編制小組的組成，最好邀請相關(guān)政府部門的應(yīng)急管理人員參加，通過廣泛參與和相互協(xié)作，真正實現(xiàn)明確分工，高效運(yùn)行。

4.2 提高檔案管理內(nèi)在風(fēng)險的監(jiān)控，及時排除安全隱患。當(dāng)前檔案管理中存在的潛在風(fēng)險，大部分可以從自然因素與社會因素兩個方面進(jìn)行評估和預(yù)測。在特殊時期，檔案信息技術(shù)部門還要加強(qiáng)對網(wǎng)站、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行和信息安全突發(fā)公共事件密切相關(guān)信息的收集整理與持續(xù)的監(jiān)測。同時，還要從檔案部門的自身出發(fā)，及時排除檔案管理過程中所可能存在的各類安全隱患，只有這樣，才能有效降低風(fēng)險因素產(chǎn)生的可能。

4.3 重視檔案應(yīng)急預(yù)案的編制，努力完善應(yīng)急預(yù)案的管理體系。科學(xué)嚴(yán)密的應(yīng)急預(yù)案，能夠讓檔案部門的各項應(yīng)急管理做到有條不紊和有章可循。檔案部門在組織應(yīng)急預(yù)案的編制時，應(yīng)當(dāng)對內(nèi)容框架進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，并明確應(yīng)急預(yù)案編制的目的和依據(jù)及實施的范圍，力爭所制定出的應(yīng)急預(yù)案，可以應(yīng)付所有的突發(fā)事件發(fā)生。同時，對于檔案信息系統(tǒng)可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，其應(yīng)急處置預(yù)案應(yīng)當(dāng)盡可能細(xì)化，比如，在檔案館官方網(wǎng)站或者微博中，出現(xiàn)非法言論和黑客攻擊事件以及網(wǎng)絡(luò)病毒感染等，都有積極的應(yīng)對措施。只有這樣，才能在確保應(yīng)急預(yù)案擁有完善運(yùn)行體系的基礎(chǔ)上，充分地發(fā)揮出積極功能和作用。

4.4 積極開展應(yīng)急演練活動，以檢驗檔案應(yīng)急預(yù)案的效果。實踐證明，積極開展應(yīng)急演練，是考驗應(yīng)急預(yù)案科學(xué)性和可行性的最有效方式。所以，在檔案安全應(yīng)急演練開始以前，應(yīng)當(dāng)預(yù)先熟悉已經(jīng)編制的預(yù)案，充分了解該演練所主要考核的各項技能，盡可能地掌握該演練的組織策劃和進(jìn)度控制等演練模擬方案的要點。應(yīng)急演練結(jié)束后，還應(yīng)當(dāng)迅速針對應(yīng)急預(yù)案的效果進(jìn)行科學(xué)全面的評估，從而確定是否需要進(jìn)一步修訂和完善。只有通過這種方式的應(yīng)急演練，才能檢驗應(yīng)急預(yù)案的可行性，同時有效提高檔案部門的應(yīng)急救援水平。

篇4

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科技；項目檔案；科學(xué)管理

進(jìn)入新世紀(jì)，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和改革的不斷深化，科研檔案的管理工作也發(fā)生了變化。農(nóng)業(yè)科技檔案是科研管理的重要組成部分，因此農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作怎樣適應(yīng)新機(jī)制的需求及怎樣加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案科學(xué)管理成為科技檔案工作者的重要任務(wù)。農(nóng)業(yè)科技檔案，在振興農(nóng)村經(jīng)濟(jì)中有憑證、參考、借鑒作用，使農(nóng)業(yè)檔案的信息資源有效開發(fā)出來，轉(zhuǎn)化為直接生產(chǎn)力，對提高農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和新農(nóng)村建設(shè)起到了關(guān)鍵的作用。提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作水平，在搞好農(nóng)業(yè)科技檔案管理信息資源的充分利用以及加快促進(jìn)知識創(chuàng)新和農(nóng)業(yè)科技快速發(fā)展中扮演著重要角色。為此，針對農(nóng)業(yè)科技檔案的科學(xué)管理進(jìn)行了研究，提出了幾點加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案的科學(xué)管理方法有效措施，從而保證科技檔案的規(guī)范、完整、系統(tǒng)、全面。

1提高對農(nóng)業(yè)科技檔案的認(rèn)識

隨著“科技是第一生產(chǎn)力”廣泛宣傳，科技檔案管理工作也顯得日益重要。農(nóng)業(yè)科技檔案是記述和反映在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)過程中的科學(xué)研究、生產(chǎn)服務(wù)、技術(shù)培訓(xùn)記錄等活動，經(jīng)過檔案人員整理并歸檔保存的有價值的重要科技文件資料。具體說，農(nóng)業(yè)科技檔案就是科技人員在生產(chǎn)、科研及技術(shù)推廣活動中衍生出來的成果，是農(nóng)業(yè)科技檔案的重要組成，具體包括文字資料、計算圖紙、圖片（照片）、音像資料、實物標(biāo)本等。農(nóng)業(yè)科技檔案的主要特點是，工作大部分都是在田間地頭第一線上進(jìn)行，因此所研究的數(shù)據(jù)內(nèi)容和分類也較復(fù)雜，而且農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的周期比較長、數(shù)據(jù)采集量大，從生產(chǎn)開始到中期、末期，所有數(shù)據(jù)都得記錄、所有圖片都需要保存，這就使農(nóng)業(yè)科技檔案的形成、積累有了一定的難度，同時農(nóng)業(yè)檔案的收集、保存工作做得規(guī)范與否，直接關(guān)系到農(nóng)業(yè)科技檔案的完整性和有效性。只有把農(nóng)業(yè)科技檔案管理的基礎(chǔ)工作做好，才能充分發(fā)揮科技檔案的作用，使之更好地為科技發(fā)展提供服務(wù)。要根據(jù)實際工作情況，制訂出詳細(xì)可行的農(nóng)業(yè)科技文件及檔案的歸檔范圍，讓檔案管理者清楚地明白上報歸檔的材料是什么、要求是什么，認(rèn)真對農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行收集、保存和利用，使農(nóng)業(yè)科技成果更好地被交流和利用，為科研工作提供高質(zhì)量的信息資源[1]。

2農(nóng)業(yè)科技檔案科學(xué)管理的主要標(biāo)志

按照“走上去，走下去”“引進(jìn)來，放下去”的理念積極鼓勵大專院校與農(nóng)業(yè)企業(yè)進(jìn)行合作，甘當(dāng)農(nóng)業(yè)科技成果轉(zhuǎn)化的“紅娘”，大部分科研院所都有很多的科技成果掌握在手中沒有進(jìn)行轉(zhuǎn)化，而一些農(nóng)業(yè)企業(yè)空有資金和場地，但是亟需一些科研成果，因此把科技成果盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，是一項迫在眉睫的大事。通過轉(zhuǎn)化科技成果可使農(nóng)業(yè)企業(yè)增加效益，使科研院所的成果進(jìn)行生根發(fā)芽，這個轉(zhuǎn)化目標(biāo)可以通過提高農(nóng)業(yè)科技檔案的利用率來實現(xiàn)。農(nóng)業(yè)科技檔案作為科研工作的歷史記錄，是許許多多科研工作者的心血和知識積累的精華，有較高的分析研究價值。在生產(chǎn)過程中，依據(jù)檔案中的記載數(shù)據(jù)，需要不斷地總結(jié)經(jīng)驗，吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，使農(nóng)業(yè)科研工作更加規(guī)范化和科學(xué)化。

2.1收集完整、整理科學(xué)、統(tǒng)計簡便，便于快速查找

科研部門保管的科技檔案，能反映出本單位技術(shù)活動的基本面貌，項目負(fù)責(zé)人在申請時提出計劃，明確項目組科研人員形成積累有關(guān)科研項目文件材料的任務(wù)，并責(zé)成專人負(fù)責(zé)科研項目文件材料的收集、整理、立卷。項目組的科研人員從一開始的項目申報、項目立項、項目結(jié)題，在科研活動的每個階段過程中，都積極地參與，要按照歸檔范圍，認(rèn)真收集、整理所形成的科研項目文件材料（包括一些文字、圖片、實物、音像資料），并進(jìn)行科研材料的建檔歸檔，及時交給項目文件管理人員。在工作中要應(yīng)做到對科研項目檔案內(nèi)容、數(shù)量、編號、期限等做到統(tǒng)計簡便，各類檔案原則上按檔號存放，保證統(tǒng)計精確性，建立統(tǒng)計制度，編制必要的、切實可行的檢索工具。

2.2科學(xué)保管、存放安全，建有規(guī)范檔案管理制度

科研檔案應(yīng)按期進(jìn)行檢查，按照檔案管理“八防”（防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜）做好工作。嚴(yán)禁存放與保護(hù)檔案無關(guān)的各類雜物品，防止受到自然破壞，最大程度地延長檔案的“使用壽命”。科技檔案的核心內(nèi)容是科技成果，大部分都具有自主知識產(chǎn)權(quán)，很多檔案都具有機(jī)密性，因此在存放過程中密字文檔必須有加密措施，紙質(zhì)文檔加鎖放置在柜中儲存。文檔傳遞、查閱、借閱要必須要有登記、簽字手續(xù)，必須在規(guī)定時間內(nèi)歸還，防止因時間長造成檔案的遺忘或遺失。在處理廢舊文檔的時候，要先充分考慮其的安全性，嚴(yán)格按規(guī)定程序處理。

2.3現(xiàn)代化查詢、檢索系統(tǒng)，建有檔案管理的安全

程序“精、準(zhǔn)、廣、快”是信息社會人們對科技檔案信息需求的基本特點，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段管理檔案是實現(xiàn)科技檔案科學(xué)管理的必然趨勢。科技計劃檔案數(shù)量多、面廣、專業(yè)性強(qiáng)，需要不斷完善服務(wù)方式和手段。現(xiàn)代社會是科技發(fā)展飛速的社會，科技檔案管理者要借助先進(jìn)的科技手段，充分利用信息處理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，搭建起快捷、實用的查詢檢索系統(tǒng)，來滿足農(nóng)業(yè)科研工作者對技術(shù)檔案的檢索需求，提高檔案服務(wù)效率、質(zhì)量和利用率。

2.4信息數(shù)字化、配備現(xiàn)代化設(shè)備，保證數(shù)字真實可靠

科技人員在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中通過生產(chǎn)積累了大量的真實、可行的資料，這些資料大部分都以紙質(zhì)材料的形式進(jìn)行保存，存放這些資料需要消耗很大的物力和財力，尤其是存放空間的選定，同時還在注意保管和存放。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，尤其是計算機(jī)的廣泛應(yīng)用，檔案工作也由傳統(tǒng)手工操作朝著自動化方向發(fā)生了轉(zhuǎn)變，檔案的形式也由最初的紙質(zhì)文本、實物向電子文檔、圖片和數(shù)據(jù)等形式發(fā)生了轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化目前用的效率最高的是掃描法，經(jīng)文字識別、校對后，轉(zhuǎn)化為可編輯的數(shù)字化檔案，便于廣大科技人員查詢使用[2]。

3實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案科學(xué)管理的有效措施

篇5

(一)教學(xué)檔案具有周期性。

技校教學(xué)工作的展開本身具有周期性，有正常教學(xué)期和假期，學(xué)制一般是二到三年，在教學(xué)期間需要制定一系列教學(xué)計劃，包括制定教學(xué)目標(biāo)、安排教學(xué)進(jìn)度、學(xué)生學(xué)籍管理、教師教案存儲、實踐活動安排、學(xué)習(xí)結(jié)果審核等所有工作都需歸檔保存，每個學(xué)期，每屆學(xué)生都需要進(jìn)行有層次的分類，方便使用時查詢。

(二)教學(xué)檔案具有系統(tǒng)性。

技校從注冊開始一步步發(fā)展起來，教學(xué)規(guī)模越來越大，所招收的學(xué)生和教師的數(shù)量也越來越多，檔案數(shù)量越來越多，檔案管理工作也越來越繁重，不管是制定專業(yè)課還是實踐課的教學(xué)計劃、教學(xué)目標(biāo)，還是學(xué)習(xí)效果檢驗的工作都是一個逐步完善、循環(huán)漸進(jìn)的過程，從前到后的資料具有連續(xù)性的，是一個整體工程。

(三)教學(xué)檔案具有通用性。

同類型的技校之間的檔案雖然教學(xué)課程和教學(xué)目標(biāo)可能有所不同，但是教學(xué)活動、教學(xué)方式還是有一定的共性，一般來說技校的學(xué)習(xí)時間都是二到三年，前期比較注重理論知識，后期注重實踐能力的培養(yǎng)。技校的招生在同一地區(qū)或是相近地區(qū)展開，教學(xué)課程更是具有相似性，對技校教學(xué)實踐進(jìn)行記錄的檔案全面反映了技校的教學(xué)過程，體現(xiàn)了其中的優(yōu)勢與不足，同類型的技校可以通過相互比較和學(xué)習(xí)，更好地改進(jìn)本校的教學(xué)實踐。

二、技校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

近幾年技校發(fā)展?fàn)顩r良好，學(xué)生和教師數(shù)量逐年增多，技校中的教學(xué)檔案也日益增多，教學(xué)檔案的存儲和維護(hù)對技校的管理工作也造成了巨大的挑戰(zhàn)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，全國技校檔案管理主要呈現(xiàn)以下幾個特點:

(一)技校管理教學(xué)檔案的工作量大。

由于技校的獨特工作性質(zhì)，傳統(tǒng)專業(yè)不斷改進(jìn)，新型專業(yè)不斷增加，學(xué)生人數(shù)逐年增多，管理難度越來越大，管理方式不斷更新，專業(yè)課程種類和數(shù)量也在增加，每年的教學(xué)檔案都需要進(jìn)行篩選、不斷更新、變動頻繁，極大地增加了工作量。

(二)技校教學(xué)檔案信息化程度較低。

傳統(tǒng)的檔案管理方式依然是采用紙質(zhì)材料分類存儲，這種方式容易毀壞，保存難度大，整理查找不方便快捷，消耗大量的人力物力。信息技術(shù)已經(jīng)走進(jìn)校園，運(yùn)用到多媒體教學(xué)等多個領(lǐng)域，同樣信息技術(shù)也應(yīng)該運(yùn)用到檔案管理中，進(jìn)行有效的分類、整理、查找、儲存，在檔案管理和運(yùn)用方面發(fā)揮新科技的優(yōu)勢。

(三)技校教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。

一是大多數(shù)技校沒有嚴(yán)格的檔案管理模式和統(tǒng)一的制度要求，檔案分散不集中，搜集和保存不完整，沒有明確的責(zé)任人，材料有可能由于各方面的原因遺失，也可能發(fā)生人為的損壞，沒有成熟的管理計劃，不利于檔案管理工作的進(jìn)行。二是多個技校之間缺乏互動合作，往往只是注重設(shè)立符合自身發(fā)展?fàn)顩r的檔案管理制度和規(guī)范，適用于本校工作需要時查找利用，完全沒有考慮到同類型學(xué)校之間的彼此借鑒，導(dǎo)致同區(qū)域各技校的檔案管理工作存在較大的差異，甚至少數(shù)技校之間的檔案管理制度完全相悖，這就造成技校之間無法互通學(xué)習(xí)，不利于管理工作的改革，管理技術(shù)發(fā)展緩慢。

(四)技校電子檔案缺乏完整性。

有相當(dāng)一部分技校已經(jīng)采用了電子檔案管理模式，但是由于相關(guān)技術(shù)的限制，也由于實施時間的短暫，各方面的配合還不是很完善，管理人員運(yùn)用信息技術(shù)管理檔案的技能不夠成熟，很多技校雖然采用了信息技術(shù)管理教學(xué)檔案，但是運(yùn)用的程度極低，只是停留在表層，單純運(yùn)用查找、檢索等基本功能，很多技校最后部分資料存檔的都依然是紙質(zhì)材料，由于紙質(zhì)材料的損壞和遺失，都會導(dǎo)致教學(xué)檔案不完整。技術(shù)運(yùn)用不夠成熟，安全等級不夠，可能造成電子資料被盜，學(xué)生信息泄露等問題。各技校在教學(xué)檔案的管理工作中都存在或多或少的問題，增強(qiáng)電子檔案的運(yùn)用技能有望解決這些問題。

三、技校運(yùn)用電子檔案的好處

(一)電子檔案提高管理和運(yùn)用資料的效率。

電子信息技術(shù)擁有強(qiáng)大的信息處理能力，可以大幅度提高技校管理教學(xué)檔案的效率。技校的招生規(guī)模逐年增加，需要管理的教學(xué)檔案的數(shù)量增多，同時管理難度也增大，傳統(tǒng)的檔案管理模式需要大量的工作人員進(jìn)行統(tǒng)計和分類，費時費力，在查找提取時也十分困難，容易出現(xiàn)錯誤，效率不高，無法配合發(fā)展迅速的教學(xué)水平。為了解決這些問題，教學(xué)檔案的管理應(yīng)該引入信息化技術(shù)，提高處理檔案的工作效率。

(二)電子檔案方便技校之間資源共享。

電子檔案存儲、傳輸、下載方便快捷，可以實現(xiàn)各個技校之間教學(xué)檔案相互交流學(xué)習(xí)。紙質(zhì)的檔案存儲時間有限，查詢繁瑣，相互調(diào)閱工作量大，程序復(fù)雜，對比困難，可能會造成文件丟失，利用率較低，但是電子檔案不存在這類問題，通過電子文檔處理系統(tǒng)，可以方便快捷地查找和篩選，快速準(zhǔn)確找到需要的資料，也方便學(xué)校之間進(jìn)行資料傳輸，時間短、準(zhǔn)確性高，整體提升了檔案的利用率。

(三)電子檔案存儲條件低。

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案更容易保存。紙質(zhì)檔案的存儲形式受環(huán)境因素的影響大，保存環(huán)境不合理可能造成教學(xué)檔案的損壞，修復(fù)難度較大，而且大量的紙質(zhì)文件需要的存儲空間大，也造成資源浪費。

(四)電子檔案能提高文檔的安全性和時效性。

電子檔案可以設(shè)計相應(yīng)的讀取密碼等安全措施，保正文件只有相關(guān)人員能夠進(jìn)行查詢，存儲和傳輸速度快，運(yùn)用及時。

四、電子教學(xué)檔案存在的風(fēng)險

檔案保護(hù)的安全等級不夠，由于電子檔案是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳輸和儲存，互聯(lián)網(wǎng)載體也有保存壽命，會受到硬盤、使用不規(guī)范等問題的干擾，使文檔損壞，影響數(shù)據(jù)的讀取和使用，除此之外，最嚴(yán)重的是電子檔案的安全等級不夠，存在被無關(guān)人員盜取利用的風(fēng)險，使學(xué)生身份資料以及一些教學(xué)內(nèi)部資料流失。

五、解決電子教學(xué)檔案風(fēng)險的對策

(一)保護(hù)存儲載體。

電子檔案進(jìn)行分級儲存，及時進(jìn)行備份，規(guī)范使用方式，采用統(tǒng)一的讀寫規(guī)范，避免損壞文件;同時加大電子檔案的保護(hù)力度，采用較高的防護(hù)系統(tǒng)，建立電子檔案科學(xué)的管理方法、嚴(yán)格的管理技術(shù)，加強(qiáng)檔案在各個環(huán)節(jié)的安全性、保密性。

(二)建立標(biāo)準(zhǔn)操作體系。

規(guī)范檔案管理工作人員的使用方式，使專業(yè)人員掌握現(xiàn)代知識和技能，嚴(yán)格按照各項流程進(jìn)行，為保證使用壽命使用多種媒介進(jìn)行存儲，限制工作人員職權(quán)，防止對檔案進(jìn)行無意刪減。

(三)網(wǎng)絡(luò)使用。

充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，使檔案真正實現(xiàn)數(shù)字化，建立學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫，做到信息同步接受、同步歸檔，保證電子檔案與數(shù)字信息完整歸檔，保證信息資源傳遞和信息查詢的有效性，以便實現(xiàn)檢索自動化。

六、結(jié)語