序言：作為思想的載體和知識(shí)的探索者，寫(xiě)作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇基建檔案的重要性，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；基建檔案；重要性；有效管理

一、前言

作為醫(yī)院基建中的一項(xiàng)重要材料，基建檔案的重要性在近期得到了有關(guān)方面的高度重視。該項(xiàng)課題的研究，將會(huì)更好地提升基建檔案的有效管理水平，從而保證醫(yī)院基建的順利進(jìn)行。本文從介紹基建檔案特點(diǎn)著手該課題的研究。

二、基建檔案的特點(diǎn)

1.基建涉及的部門(mén)多，情況復(fù)雜。醫(yī)院每一次做出建設(shè)一個(gè)工程的決定，就要和很多部門(mén)打招呼。先是要在城建部門(mén)獲得批準(zhǔn)，之后進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)，通過(guò)環(huán)保和消防部門(mén)，實(shí)地進(jìn)行勘察，聯(lián)系承包單位，進(jìn)行物資采購(gòu)，對(duì)工程進(jìn)行監(jiān)督等環(huán)節(jié)非常多，涉及到的單位也多，經(jīng)手的人員更是成千上百。由于情況復(fù)雜，單位人員較多，辦事的人員更是素質(zhì)參差不齊，沒(méi)有及時(shí)上交檔案的意識(shí)，各人員的文化程度，辦理業(yè)務(wù)的水平也不近相同，基建的檔案不能及時(shí)收齊，材料存在缺失。

2.基建的項(xiàng)目時(shí)間長(zhǎng)，材料丟失嚴(yán)重。基建的工程要經(jīng)過(guò)提出方案，成立項(xiàng)目，審核批準(zhǔn)，實(shí)地勘察，施工建設(shè)，完成項(xiàng)目等環(huán)節(jié)。在實(shí)際的過(guò)程中常常遇到問(wèn)題影響進(jìn)程，例如資金周轉(zhuǎn)不靈，設(shè)計(jì)方案的變更等。這樣就使得需要很長(zhǎng)的時(shí)間確認(rèn)，檔案在這期間就容易丟失，但是負(fù)責(zé)人員眾多，項(xiàng)目分散，一時(shí)找不到責(zé)任人。

3.基建的項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，容易發(fā)生誤差。基建的工程涉及到很多的專(zhuān)業(yè)性知識(shí)，很多資料也是專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，有工程的設(shè)計(jì)圖紙，預(yù)算的資金分析報(bào)表，合同的簽訂書(shū)，承包商的投保書(shū)等各種文字、照片、圖標(biāo)等不同題材的資料。收集人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的訓(xùn)練，不熟悉工程的運(yùn)作，很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，把重要的資料丟掉。

三、基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

1.對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過(guò)程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄。基建檔案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開(kāi)工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類(lèi)的資料，由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。

2.為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)

基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門(mén)，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對(duì)醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周?chē)嗷リP(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來(lái)，所以越來(lái)越受到各級(jí)建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。

3.基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財(cái)富

隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，近年來(lái)我院的基本建設(shè)可以說(shuō)是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和社會(huì)的財(cái)富。

四、當(dāng)前醫(yī)院重點(diǎn)工程基建檔案存在的問(wèn)題

1.重點(diǎn)工程基建檔案收集不全

有的工程缺工程改動(dòng)聯(lián)系單，有的工程項(xiàng)目缺監(jiān)理審核，一是工程內(nèi)業(yè)檔案資料收集、積累不及時(shí)，造成檔案殘缺不全，例如，有的工程缺材料及出廠(chǎng)合格證，有的缺質(zhì)檢認(rèn)定書(shū)等。二是工程檔案資料收集、積累過(guò)程中存在無(wú)人負(fù)責(zé)的混亂狀況；各種文字材料、表格的內(nèi)容填寫(xiě)不齊全、不規(guī)范、表達(dá)不確切，有的圖紙質(zhì)量偏差。有的工程圖紙會(huì)審意見(jiàn)和設(shè)計(jì)變更通知單較多，但竣工：圖上沒(méi)有作相應(yīng)的修改和注明變更年號(hào)碼，使竣工圖紙失去準(zhǔn)確性。三是竣工圖用舊圖代替，造成歸檔質(zhì)量沒(méi)保證。

2.書(shū)寫(xiě)材料不規(guī)范。

重點(diǎn)工程檔案材料是反映該項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)原始記錄，具有永久保存的價(jià)值。但卻存在著圓珠筆書(shū)寫(xiě)，以復(fù)印件充數(shù)的現(xiàn)象。而材料的質(zhì)量往往也得不到保證，醫(yī)院基建檔案歸檔材料不規(guī)范。一些文件、圖紙有的被污損，有的書(shū)寫(xiě)材料不規(guī)范，有隨意涂改或材料污損等，使基建檔案的案卷質(zhì)量大打折扣。

3.竣工圖整理不規(guī)范

竣工圖是基建工程檔案的重要組成部份，是基建檔案的核心。有的單位以施工圖代替竣工圖，是不能真實(shí)反映工程竣工后的實(shí)際狀況的。以施工圖繪制竣工圖還存在圖面不清，變更內(nèi)容不準(zhǔn)確等問(wèn)題，有的竣工圖以復(fù)印件代替藍(lán)圖等，這為以后利用留下隱患。竣工圖必須與實(shí)際施工中變更圖相結(jié)合整理繪制而成的圖紙。

4.移交不及時(shí)

竣工驗(yàn)收后，施工單位往往不能及時(shí)遞交竣工圖，致使基建工程檔案遲遲不能立卷歸檔。有些醫(yī)院的基建工程哪怕是省重點(diǎn)工程，其基建檔案也往往要在其竣工驗(yàn)收后幾年中才能收集完全。這種現(xiàn)象很可能導(dǎo)致一些原件歸檔材料失落、破損，為基建工程檔案的完整收集增加了難度。

五、做好醫(yī)院基建檔案管理的對(duì)策

1.按基建程序控制好基建檔案的每一個(gè)收集環(huán)節(jié)

基建檔案從工程建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)價(jià)、決策，到計(jì)劃的審批，基建部門(mén)的檔案工作人員就應(yīng)及時(shí)地建檔立案，注意檔案資料的積累，以保證資料的質(zhì)量。因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)周期長(zhǎng)、須收集資料多，且涉及面廣、事后難以核實(shí)，因此，基建檔案資料收集必須與工程建設(shè)同步進(jìn)行。要求檔案管理人員對(duì)工程項(xiàng)目的各個(gè)細(xì)節(jié)、各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤收集，要對(duì)工程項(xiàng)目的流程非常熟悉，對(duì)工程進(jìn)展情況心中有數(shù)，對(duì)各種資料進(jìn)行核實(shí)，對(duì)不符合規(guī)范的要及時(shí)更正、完善、補(bǔ)充，保證文件材料的可靠性、完整性、準(zhǔn)確性。工程竣工后，所歸檔的基建技術(shù)資料一定要完整、齊全。從項(xiàng)目的建議書(shū)、立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究、方案階段的文件等前期一系列事宜，到工程的整個(gè)設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等所有技術(shù)、管理資料都要一一收集齊全。

2.立卷歸檔科學(xué)管理

建立電子信息平臺(tái)，資源共享。隨著計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用，基建檔案管理在新形勢(shì)下也應(yīng)加大硬件投入，引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)。我們可以將三級(jí)目錄全部錄入計(jì)算機(jī)，能極大地方便檔案的整理、檢索等多項(xiàng)工作，提高工作效率。還可以要求設(shè)計(jì)單位在交付施工檔案的同時(shí)，提供電子化檔案，這可以為數(shù)據(jù)錄入節(jié)省大量的時(shí)間和精力。

3.推進(jìn)基建檔案管理工作的數(shù)字化

先進(jìn)的檔案管理?xiàng)l件是提高檔案利用率的基礎(chǔ)，它具有操作簡(jiǎn)便，查詢(xún)搜索快捷，統(tǒng)計(jì)功能強(qiáng)大，存貯安全等優(yōu)點(diǎn)，能提高工作效率和質(zhì)量。作為處于科技前沿的醫(yī)院，應(yīng)該率先實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，采用先進(jìn)技術(shù)，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，切實(shí)把綜合檔案室建成醫(yī)院的文件、文獻(xiàn)資料信息利用中心，把檔案管理從傳統(tǒng)的“手工勞動(dòng)”中解放出來(lái)，使廣大利用者足不出戶(hù)就能享受到方便、快捷的服務(wù)。作為檔案中的重要的組成部分，醫(yī)院基建檔案的管理也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的需求，向信息化、數(shù)字化管理快步邁進(jìn)。

六、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)對(duì)醫(yī)院基建檔案的重要性及有效管理的相關(guān)研究，我們可以發(fā)現(xiàn)，在當(dāng)前各種條件下，基建檔案的重要性極為關(guān)鍵，有關(guān)人員應(yīng)該從醫(yī)院基建工作的客觀(guān)實(shí)際出發(fā)，利用優(yōu)勢(shì)因素，制定最為符合實(shí)際的基建檔案有效管理方案。

參考文獻(xiàn)：

[1] 苗正.楊建民淺談如何加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理[J].人力資源管理.2013（03）：15-16.

篇2

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代 基建檔案管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)的推廣、信息化浪潮席卷而來(lái)，與之而來(lái)的是醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)量的迅速膨脹，醫(yī)院建設(shè)規(guī)模的不斷發(fā)展壯大，由此醫(yī)院建設(shè)的改革變得越發(fā)堅(jiān)決且深入，在此過(guò)程中基建檔案作為承建整個(gè)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的根基，在有源可查，有據(jù)可依方面越來(lái)越體現(xiàn)出其不可代替的作用，當(dāng)前為避免其淹沒(méi)在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的洪流中，重中之重是做好基建檔案的歸檔、整理以及可持續(xù)使用，應(yīng)采取一切積極有效的措施，做好基建檔案的保護(hù)工作，在基建檔案管理過(guò)程中，堅(jiān)決杜絕破壞性因素的存在，使醫(yī)院的后期發(fā)展與規(guī)劃工作有據(jù)可依，這是每一位醫(yī)院基建檔案工作者的光榮使命與工作職責(zé)。

一、基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

不管是在我們的生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)還是科學(xué)技術(shù)實(shí)踐活動(dòng)中，科技檔案作為我們發(fā)展的見(jiàn)證，都扮演著重要的角色，而基本建設(shè)檔案作為科技檔案的重要組成部分，在歷史的發(fā)展和延續(xù)的過(guò)程中，所占有的分量也是舉足輕重的。從內(nèi)容上來(lái)劃分，醫(yī)院基建檔案主要分為三種類(lèi)型，即基建文件材料、施工文件材料與竣工文件材料。其中基建文件材料是醫(yī)院在建設(shè)項(xiàng)目之前準(zhǔn)備的文件資料，包括征地、立項(xiàng)以及規(guī)劃申請(qǐng)等資料；施工文件材料是醫(yī)院在施工過(guò)程中形成的文件資料，包括有關(guān)地基、基礎(chǔ)原材料、主體工程、安裝、裝飾裝修工程以及隱蔽工程等記錄和有關(guān)材料；竣工文件材料是指施工項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告以及竣工驗(yàn)收前各種專(zhuān)業(yè)圖紙的保存，包括建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、電氣等圖紙資料。

基建檔案作為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的重要資料，主要具備周期長(zhǎng)、整體性、專(zhuān)業(yè)性、現(xiàn)實(shí)性等特點(diǎn)。其中基建檔案周期長(zhǎng)的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在：基建工程項(xiàng)目分為立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工及竣工等多個(gè)環(huán)節(jié)，在以上所有環(huán)節(jié)中，基建材料需經(jīng)多個(gè)部門(mén)而形成，此過(guò)程需要經(jīng)歷相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間，因此，基建項(xiàng)目周期相對(duì)較長(zhǎng)。基建檔案的整體性主要表現(xiàn)在：基建工程對(duì)象為單體工程項(xiàng)目，具有一定的獨(dú)立性，所形成的基建檔案具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性與整體性。基建檔案的專(zhuān)業(yè)性主要表現(xiàn)在檔案形成及使用功能等方面存在較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)。基建檔案的現(xiàn)實(shí)性主要表現(xiàn)在普通文件資料歸檔后，現(xiàn)行功能已基本完成，后期主要用于歷史考查。與普通文件資料不同，基建檔案歸檔后，現(xiàn)行功能并未完成，其現(xiàn)行效用在后期較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)仍然得以運(yùn)用，可以說(shuō)基建檔案具有非常強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

基建檔案的形成過(guò)程涉及多個(gè)部門(mén)，包括項(xiàng)目規(guī)劃部門(mén)、勘察部門(mén)、設(shè)計(jì)部門(mén)、施工部門(mén)、監(jiān)理部門(mén)、建設(shè)單位主管機(jī)構(gòu)等。基建檔案的形成一方面反映出基礎(chǔ)建設(shè)工程的靜態(tài)面貌，另一方面反映出基建工程變化、發(fā)展的動(dòng)態(tài)過(guò)程，與基建工程的實(shí)際面貌具有極強(qiáng)的一致性。醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)工作的開(kāi)展，醫(yī)院基建檔案是對(duì)它的全程記錄，在基建工程的統(tǒng)籌建設(shè)和后期管理具有極其重要的借鑒和指導(dǎo)價(jià)值，在醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)過(guò)程中，起到重要的作用。醫(yī)院基建檔案不僅為醫(yī)院的規(guī)劃、建設(shè)及管理工作提供有效依據(jù)，而且為產(chǎn)權(quán)糾紛、經(jīng)濟(jì)問(wèn)題、歷史查證及科學(xué)研究工作提供重要素材，為較為復(fù)雜的項(xiàng)目施工環(huán)境提供重要參考資料，具有非常重要的價(jià)值，因此，逐漸獲得醫(yī)院相關(guān)管理者及建設(shè)單位的支持與鼓勵(lì)。

2012年，作為濰坊市唯一一所三級(jí)甲等中醫(yī)醫(yī)院，為解決病人反應(yīng)的濰坊醫(yī)院磁共振檢查擁擠、不方便的問(wèn)題，考慮能否在內(nèi)科樓一樓東北側(cè)再購(gòu)置一臺(tái)磁共振，于是這塊基地的現(xiàn)狀、隱蔽管線(xiàn)分布以及所能承受的荷載成為了決策的關(guān)鍵，這就必須要有原來(lái)的結(jié)構(gòu)管線(xiàn)圖作為參照，否則無(wú)法準(zhǔn)確確定其承載力和管線(xiàn)分布，進(jìn)而無(wú)法進(jìn)行土方開(kāi)挖以及一系列的后續(xù)施工。基于此，醫(yī)院基建檔案工作人員通過(guò)查找基建檔案資料，為施工人員提供了完整的結(jié)構(gòu)管線(xiàn)圖等有關(guān)資料，保證了基礎(chǔ)加固施工、磁共振的安置以及放射防護(hù)工作的順利進(jìn)行，這樣不僅為醫(yī)院節(jié)約了人力物力，更重要的是避免了施工過(guò)程中安全隱患。

雖然我院對(duì)基建檔案的管理存在不少成功的范例，但對(duì)照國(guó)家檔案法，國(guó)家基建檔案管理要求，醫(yī)院的基建檔案仍存在著不足和缺陷，有待于今后進(jìn)一步提高和重視。

二、基建檔案在其形式過(guò)程中存在的問(wèn)題及產(chǎn)生的原因

在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，人們只重視電子版本基建檔案的整理和完善，忽略了對(duì)歷史基建檔案的規(guī)整和修復(fù)，從而造成了部分重要資料的缺失，具體表現(xiàn)在：一是注重工程建設(shè)的質(zhì)量、進(jìn)度、安全，忽視對(duì)檔案的管理，目前工程項(xiàng)目管理中普遍存在此種弊端。負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的管理人員，檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不到位，平時(shí)只注意抓工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全等工作，忽視建設(shè)工程中檔案資料的管理。

究其原因：首先醫(yī)院基建檔案管理的作用不像整個(gè)工程項(xiàng)目效益這么立竿見(jiàn)影，導(dǎo)致部分醫(yī)院對(duì)基建檔案的管理上不夠重視；其次醫(yī)院未將基建檔案管理工作納入醫(yī)院管理人員年度績(jī)效考核中，致使檔案管理人員態(tài)度不積極；最后醫(yī)院在基建檔案工作的模式上缺乏創(chuàng)新，甚至依然保持著一些陳舊的管理方式，影響檔案發(fā)揮其服務(wù)于醫(yī)院中心工作的作用。

二是基建檔案在管理上缺乏完善的制度，在檔案管理的職責(zé)上分責(zé)不明確，基建檔案涉及范圍廣、數(shù)量大、收集難、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，加之醫(yī)院的基建項(xiàng)目往往持久性工程，期間不可避免產(chǎn)生大量簽證、聯(lián)系單、通知單等現(xiàn)場(chǎng)文件材料，但是由于醫(yī)院本身不是專(zhuān)業(yè)的房產(chǎn)開(kāi)發(fā)商，其管理人員較之變動(dòng)頻繁，基建檔案管理制度不健全，同時(shí)缺少對(duì)基建文件系統(tǒng)的整編標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員缺乏對(duì)基建檔案及時(shí)收集、整理及歸檔的意識(shí)。在整個(gè)工程建設(shè)中建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位對(duì)本單位所擔(dān)負(fù)的工程項(xiàng)目的責(zé)任和任務(wù)不十分明確，或明確但執(zhí)行力度不夠，致使基建檔案歸檔針對(duì)性不強(qiáng)。此外，由于醫(yī)院本身性質(zhì)的特殊性，導(dǎo)致部分醫(yī)院工程項(xiàng)目驗(yàn)收了，但是基建檔案沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，造成歸檔資料缺失，為日后工程的改建、擴(kuò)建、維修等一系列工作帶來(lái)隱患。

三是前期針對(duì)工程項(xiàng)目的手續(xù)文件等資料的收集、整理工作存在漏洞，許多醫(yī)院通常沒(méi)有專(zhuān)門(mén)針對(duì)項(xiàng)目的籌建辦，更不用說(shuō)專(zhuān)業(yè)的基建檔案的管理人員，由此導(dǎo)致工程項(xiàng)目前期的土地、規(guī)劃、立項(xiàng)、招投標(biāo)等資料的收集缺乏有效的監(jiān)管措施。有的文字資料，表格的內(nèi)容填寫(xiě)不齊全、不規(guī)范、表達(dá)不準(zhǔn)確，有的圖紙質(zhì)量偏差。有的工程圖紙會(huì)審意見(jiàn)和設(shè)計(jì)變更聯(lián)系單較多，但竣工圖上沒(méi)有作相應(yīng)的修改和注明變更號(hào)碼，造成竣工圖紙失去時(shí)效性和準(zhǔn)確性。有的文件沒(méi)有及時(shí)統(tǒng)一規(guī)整，隨著時(shí)間的推移，科室的輪轉(zhuǎn)，這些文件材料的收集整理難度越來(lái)越大，甚至遺失，而這些失誤有的很有可能給醫(yī)院造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

導(dǎo)致以上諸多問(wèn)題的產(chǎn)生的原因，總結(jié)起來(lái)主要有4個(gè)方面：

一是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員基建檔案意識(shí)薄弱，重視基建檔案工作的力度不夠，負(fù)責(zé)基建工作的人員與檔案管理人員工作上缺乏溝通，步調(diào)不協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

二是醫(yī)院只注重臨床人才的培養(yǎng)，忽視了對(duì)基建檔案管理方面的人才引進(jìn)，對(duì)文本基建方案管理無(wú)法形成有效的監(jiān)管體系。

三是作為施工單位往往只重視工程的主體建設(shè)，工程的施工進(jìn)度，而施工資料的整理、收集和編制不能及時(shí)跟附整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度，沒(méi)有成立專(zhuān)項(xiàng)小組來(lái)做基建檔案的編制工作，更沒(méi)有完整的規(guī)章制度來(lái)保護(hù)并搞好竣工檔案的編制工作。

四是部分負(fù)責(zé)工程檔案資料編制的人員素質(zhì)差。有的甚至是由工地項(xiàng)目部施工員兼職，缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)對(duì)編制基建檔案的能力不足。

三、醫(yī)院基建檔案存在的問(wèn)題、原因及對(duì)策

綜合幾年來(lái)自身在基建檔案的管理方面的經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際的工程項(xiàng)目，摸索積累了一些有利于基建檔案管理的方法，現(xiàn)詳述如下。

第一，抓落實(shí)、重時(shí)效。派專(zhuān)人專(zhuān)項(xiàng)負(fù)責(zé)，重視和加強(qiáng)基建檔案收集、整理工作。在醫(yī)院的日常事務(wù)管理過(guò)程中，相關(guān)管理人員應(yīng)積極配合醫(yī)院基建檔案工作人員，保證基建檔案工作的真正落實(shí)。第二，對(duì)于改擴(kuò)建或者項(xiàng)目維護(hù)工程，應(yīng)對(duì)地下管線(xiàn)進(jìn)行有效整理與完善，全面收集隱蔽資料，對(duì)地下管線(xiàn)的走向通過(guò)管線(xiàn)圖的方式仔細(xì)標(biāo)注，最后整理歸檔。我院在醫(yī)院基建檔案管理工作中，對(duì)全院約90%的地下管線(xiàn)等信息進(jìn)行了詳細(xì)標(biāo)注，以便于為今后的修整工作提供依據(jù)。

為進(jìn)一步保證醫(yī)院基建檔案的完整性與系統(tǒng)性，確保已歸檔檔案與工程實(shí)體項(xiàng)目、檔案記錄與施工情況的一致性，在基建檔案管理過(guò)程中，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：第一，實(shí)施宣傳教育，提高檔案管理人員的檔案意識(shí)。

第二，建立健全基建檔案監(jiān)督管理機(jī)制，保證基建檔案資料與施工過(guò)程的同步進(jìn)行。

第三，對(duì)檔案資料進(jìn)行收集與累積，與施工單位積極溝通，向其詳細(xì)講解歸檔要求及相關(guān)檔案內(nèi)容，保證檔案收集工作及資料累積工作專(zhuān)人專(zhuān)管，確保工程竣工檔案的完整性。

第四，強(qiáng)化對(duì)基建檔案管理工作相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其管理水平。

第五，采用行政管理手段，保證施工單位與建設(shè)單位對(duì)基建檔案的收集、整理與歸檔工作的順利配合。

篇3

一、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的重要性

醫(yī)院檔案是醫(yī)療各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的最原始的真實(shí)記錄，是不斷提高醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的基礎(chǔ)條件和基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，是醫(yī)院管理中的重要內(nèi)容。在疾病的診斷、治療、科研工作中起著無(wú)可代替的作用。如何有效地開(kāi)發(fā)、利用檔案這巨大的軟科學(xué)信息資源寶庫(kù)。它以原始憑證性，不可再生及可重復(fù)利用性受到人們的關(guān)注。檔案運(yùn)用的合理有效是醫(yī)院健康發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)于醫(yī)療活動(dòng)的基礎(chǔ)規(guī)律和未來(lái)發(fā)展方向具有很強(qiáng)的借鑒。全面加強(qiáng)檔案管理工作的目的，在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院建設(shè)目標(biāo)服務(wù)。為維護(hù)醫(yī)院歷史的真實(shí)面貌服務(wù)。為醫(yī)院改革調(diào)整工作思路提供準(zhǔn)確依據(jù)。為調(diào)節(jié)醫(yī)院的形象及患者支持率奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。為研究本專(zhuān)業(yè)業(yè)績(jī)和科技創(chuàng)新提供第一手資料。是進(jìn)行科學(xué)分析，制定醫(yī)院發(fā)展方向的好教材，加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)、利用實(shí)現(xiàn)信息資源共享。全面真實(shí)有效地完整發(fā)揮檔案在醫(yī)療專(zhuān)業(yè)中的作用，對(duì)醫(yī)院的管理水平、醫(yī)療水平、科研項(xiàng)目及醫(yī)院健康發(fā)展的未來(lái)具有深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)和歷史意義。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析

1、醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的歸檔管理范圍。許多醫(yī)院未設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，檔案人員只是由辦公室或行政科室人員兼職，管理內(nèi)容局限，醫(yī)院重要檔案資源如：科研檔案、教學(xué)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、病案則分別由各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)管理，各類(lèi)檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，缺乏完整的檔案收集范圍和保管期限。錯(cuò)過(guò)了檔案最佳的收集、整理、歸檔時(shí)限。導(dǎo)致醫(yī)院檔案文件材料收集內(nèi)容不夠齊全，整理規(guī)程不規(guī)范，裝訂質(zhì)量不過(guò)關(guān)等檔案基礎(chǔ)質(zhì)量問(wèn)題，造成檔案歸檔率和完整率下降，從而影響了醫(yī)院檔案質(zhì)量。

2、缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才。醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)對(duì)政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平要求很高的工作。從檔案的收集、整理到分類(lèi)、立卷、歸檔，直至開(kāi)發(fā)利用，無(wú)一不體現(xiàn)著檔案工作者過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)理論水平和管理能力。而目前，檔案整理工作大多是兼職人員，日常工作繁雜，處理文件時(shí)間少，難以做到及時(shí)、完整、全面地收集所需歸檔文件，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

3、檔案管理工作重視程度不夠。由于檔案管理工作的主要目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù)利用，對(duì)于立竿見(jiàn)影的經(jīng)濟(jì)效益和顯著的社會(huì)效益難以產(chǎn)生。因此，醫(yī)院管理層缺乏對(duì)檔案管理工作足夠的重視和支持。普遍存在“重臨床、輕管理，重業(yè)務(wù)、輕檔案”的意識(shí)。認(rèn)識(shí)不到檔案工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展的價(jià)值和作用，造成檔案工作人員工作熱情和工作主動(dòng)性逐步減退，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的措施

1、明確管理內(nèi)容、制定管理目標(biāo)。要想提高檔醫(yī)院案管理效果，就要對(duì)檔案管理的內(nèi)容有足夠的了解，并根據(jù)檔案管理內(nèi)容制定具體的管理目標(biāo)。具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：（1）醫(yī)院檔案管理應(yīng)明確檔案的類(lèi)別。在醫(yī)院檔案管理中，檔案資料主要可以分為基建檔案、人事檔案、病例檔案和醫(yī)療技術(shù)檔案等多種內(nèi)容，針對(duì)不同的檔案資料，其管理側(cè)重點(diǎn)是不同的，要想提高檔案管理的實(shí)際效果，就要明確檔案的類(lèi)別。（2）醫(yī)院檔案管理應(yīng)提高全面性。考慮到醫(yī)院檔案管理內(nèi)容較多，在具體的管理過(guò)程中，只有提高檔案管理的全面性，才能使醫(yī)院的檔案管理工作取得積極效果，滿(mǎn)足醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需要。（3）醫(yī)院檔案管理應(yīng)提高針對(duì)性。基于醫(yī)院檔案類(lèi)型多的特點(diǎn)，在檔案管理中，應(yīng)根據(jù)不同的檔案內(nèi)容采取不同的檔案管理措施，保證醫(yī)院的多種檔案資料都能得到有效管理，提高檔案管理的整體效果。

2、進(jìn)一步健全檔案管理制度。為了提高醫(yī)院管理的水平，在醫(yī)院檔案管理中，基于保證檔案管理工作得到有效開(kāi)展，通常會(huì)制定檔案管理制度作為檔案管理工作的依據(jù)。但是隨著檔案信息的變化，以及醫(yī)院檔案管理工作重心的變化，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行進(jìn)一步完善是十分必要的。（1）醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)增加管理內(nèi)容。隨著醫(yī)院檔案管理內(nèi)容的變化，醫(yī)院檔案制度也需要進(jìn)行必要的調(diào)整，其中主要應(yīng)增加相應(yīng)的管理內(nèi)容，使醫(yī)院檔案管理能夠更加完善，進(jìn)而滿(mǎn)足醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需求。（2）醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)提高可行性。在對(duì)醫(yī)院檔案管理制度進(jìn)行完善的過(guò)程中，應(yīng)注重提高醫(yī)院檔案管理制度的可行性，使醫(yī)院檔案管理能夠在具體執(zhí)行中具有良好的指導(dǎo)性。（3）醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)提高科學(xué)性和合理性。醫(yī)院檔案管理制度作為檔案管理工作的重要依據(jù)，只有保證其科學(xué)性和合理性才能更好地為醫(yī)院檔案管理工作服務(wù)。因此，提高檔案管理制度的科學(xué)性和合理性是十分重要的。

3、積極采用現(xiàn)代化的管理手段。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理只有積極采用現(xiàn)代化的管理手段，才能提高檔案管理的實(shí)際效果。（1）醫(yī)院檔案管理應(yīng)增加信息化手段。基于醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需要，以及信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在醫(yī)院檔案管理中增加信息化管理手段，不但可以強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理效果，還能提高醫(yī)院檔案管理效率。（2）醫(yī)院檔案管理應(yīng)配備必要的網(wǎng)絡(luò)化設(shè)施。為了方便醫(yī)院檔案信息的查詢(xún)和調(diào)閱，在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)配備必要的網(wǎng)絡(luò)化設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)和調(diào)用，提高醫(yī)院檔案管理的整體效果，減少管理成本。（3）醫(yī)院檔案管理應(yīng)構(gòu)建高效的電子管理系統(tǒng)。構(gòu)建高效的電子管理系統(tǒng)，是提高醫(yī)院檔案管理效果的關(guān)鍵。其中電子管理系統(tǒng)應(yīng)成為醫(yī)院檔案管理的重要著力點(diǎn)，應(yīng)通過(guò)增加電子設(shè)施和集成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為突破口，提高醫(yī)院檔案管理的整體效果。

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【關(guān)鍵詞】村級(jí)檔案管理；社會(huì)主義新農(nóng)村；建設(shè)

隨著我國(guó)新農(nóng)村建設(shè)在近些年的不斷深入，而村級(jí)檔案作為記錄新農(nóng)村實(shí)際建設(shè)發(fā)展情況的重要資料，也開(kāi)始愈發(fā)受到人們的廣泛關(guān)注和重視。做好村級(jí)檔案的管理工作，不僅可以對(duì)農(nóng)民的民利和物質(zhì)利益做出有效維護(hù)，還可以為農(nóng)村地區(qū)各項(xiàng)建設(shè)工作的展開(kāi)奠定良好的基礎(chǔ)。

一、檔案管理在農(nóng)村的重要性

村級(jí)檔案不僅涉及范圍較廣、內(nèi)容十分豐富，還是我國(guó)農(nóng)村政策、農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)、農(nóng)村各項(xiàng)工作多年發(fā)展情況的重要見(jiàn)證。村級(jí)檔案主要包括了民主選舉、農(nóng)村黨建、經(jīng)營(yíng)承包、村務(wù)公開(kāi)、教育衛(wèi)生等方面的內(nèi)容，是我黨和國(guó)家有關(guān)農(nóng)村和農(nóng)業(yè)工作的各項(xiàng)方針政策貫徹落實(shí)情況的重要?dú)v史記錄，其全面的記載了農(nóng)村地區(qū)各項(xiàng)工作的真實(shí)情況。因此，村級(jí)檔案的收集也應(yīng)當(dāng)以上述講解的各項(xiàng)活動(dòng)和工作期間形成的文件資料為重點(diǎn)，以此為更新農(nóng)村政治、社會(huì)、文化、黨政建設(shè)工作的進(jìn)行提供完善的資料參考。但就目前來(lái)看，我國(guó)大部分農(nóng)村地區(qū)的有關(guān)村級(jí)檔案的材料收集不健全，歸檔率相對(duì)較低，導(dǎo)致很多村級(jí)檔案中只有一些由上級(jí)所下發(fā)的文件資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作記錄等，且這些資料的時(shí)間也基本都是最近幾年的，無(wú)法為建設(shè)新農(nóng)村提供一定的現(xiàn)實(shí)保障。

二、村級(jí)檔案管理的具體方案

（一）完善層級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。首先，我國(guó)負(fù)責(zé)檔案行政管理的部門(mén)需要通過(guò)深入調(diào)查來(lái)制定村級(jí)檔案管理的具體辦法，通過(guò)成立市/縣、鎮(zhèn)、村三級(jí)檔案管理工作小組，明確各個(gè)管理小組的工作職責(zé)。而各級(jí)管理小組也需要將村級(jí)檔案管理列入自己的工作計(jì)劃之中，并成立領(lǐng)導(dǎo)小組，將分管檔案工作規(guī)劃到每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)小組的工作職責(zé)中。其次，檔案管理部門(mén)需要結(jié)合其所在地區(qū)的實(shí)際情況，針對(duì)村級(jí)檔案管理制定出統(tǒng)一的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)劃定檔案歸類(lèi)范圍和保管期限的方式，盡量將村級(jí)檔案管理工作納入到行政部門(mén)日常工作中，對(duì)其管理內(nèi)容進(jìn)行部署、管理效果和水平進(jìn)行檢查與考核。為了確保這一管理策略的實(shí)效性，政府部門(mén)可以先在一些整體水平相對(duì)較高的農(nóng)村地區(qū)建立管理試點(diǎn)，在試點(diǎn)成功后，通過(guò)總結(jié)其管理經(jīng)驗(yàn)的方式，在各個(gè)地區(qū)推廣。其次，強(qiáng)化對(duì)村級(jí)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過(guò)提升此類(lèi)人員業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)的方式，使其能夠更好地適應(yīng)村級(jí)檔案工作的各項(xiàng)任務(wù)要求。最后，我國(guó)各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門(mén)需要定期到其轄區(qū)內(nèi)各個(gè)村莊進(jìn)行檔案管理效果的初步檢驗(yàn)，確保轄區(qū)內(nèi)各地區(qū)村級(jí)檔案管理水平不會(huì)存在較大的差異性，從而在轄區(qū)內(nèi)形成完整、連貫的檔案管理工作網(wǎng)。此外，對(duì)于我國(guó)針對(duì)村級(jí)檔案管理提出的各項(xiàng)工作要求，要確保其能夠自上而下逐級(jí)傳達(dá)、貫徹落實(shí)；而對(duì)于基層提出的各項(xiàng)管理要求，也可以通過(guò)這一工作網(wǎng)絡(luò)由下而上的提出，由各個(gè)上級(jí)部門(mén)通過(guò)層層把關(guān)的方式解決，以此來(lái)確保村級(jí)檔案管理工作可以科學(xué)規(guī)范的展開(kāi)。

（二）施行因地制宜的管理方案。對(duì)于一些經(jīng)濟(jì)水平較高、發(fā)展速度快的農(nóng)村地區(qū)，應(yīng)該建立其“一步到位”的系統(tǒng)化檔案管理體系，對(duì)該地區(qū)的所有村級(jí)檔案施行集中管理；對(duì)于經(jīng)濟(jì)水平較差、經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)于平穩(wěn)的地區(qū)，則應(yīng)當(dāng)先提出村級(jí)檔案的基本管理要求，建立健全的檔案管理工作機(jī)制，明確各管理人員的職責(zé)，完善基本管理設(shè)置的配置。而后在結(jié)合該地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度，逐步創(chuàng)造各類(lèi)對(duì)提升村級(jí)檔案管理水平有利的條件，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的統(tǒng)一集中管理。特別是對(duì)于那些處在貧困山區(qū)的農(nóng)村，不僅不能夠提出過(guò)高的檔案管理要求，還需要從各個(gè)方面給予其足夠的照顧。在管理村級(jí)檔案時(shí)，我國(guó)相關(guān)政府部門(mén)和基層機(jī)構(gòu)只有從各個(gè)地區(qū)的實(shí)際情況出發(fā)，因地制宜地制定相應(yīng)的管理政策，才可以確保村級(jí)檔案管理工作的順利展開(kāi)和整體管理水平的穩(wěn)步提升，從而為推動(dòng)我國(guó)建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村提供有效幫助。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，我國(guó)農(nóng)村地區(qū)只有建立完善的檔案層級(jí)管理體系和網(wǎng)絡(luò)，才可以為農(nóng)民提供更加完善的社會(huì)服務(wù)，從而為我國(guó)建設(shè)新農(nóng)村帶來(lái)極大的推動(dòng)力。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張艷玲.加強(qiáng)村級(jí)檔案管理為社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)[J].檔案天地,2012(12):43-44.

[2]王賽春.村級(jí)檔案規(guī)范化管理工作的思考與建議[J].檔案天地,2016(06):38-40.

篇5

【關(guān)鍵詞】建筑工程，檔案 ， 監(jiān)控，措施

【 abstract 】 building engineering can form various kinds of document material, archives management is very important, that permeates the whole construction process. This paper building engineering common file management and monitoring the insufficiency, puts forward some strategies and management measures.

【 key words 】 construction engineering, archives, monitor and measure

中圖分類(lèi)號(hào)：K826.16文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

前言

建筑工程中會(huì)形成各種各樣的文檔材料，有建設(shè)前期批文、施工過(guò)程記錄、竣工驗(yàn)收資料及維護(hù)檢修記錄等，這些文檔材料全面反映了建筑工程建設(shè)的詳細(xì)情況，對(duì)工程質(zhì)量評(píng)定、工程竣工的管理和維護(hù)，以及對(duì)新建工程的準(zhǔn)備等，都具有重要的利用價(jià)值。因此，對(duì)建筑工程中檔案的管理及監(jiān)控加以重視十分必要。

1、 建筑工程項(xiàng)目中檔案資料監(jiān)控及管理中的常見(jiàn)不足

對(duì)建筑工程中的檔案資料進(jìn)行管理，實(shí)際上即對(duì)工程施工整個(gè)過(guò)程中涉及到的相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理、合理編制后歸檔、保管。因工期較長(zhǎng)，因此資料的形成也需要較長(zhǎng)時(shí)間。項(xiàng)目方面有些工程較多，且分散面廣，由于動(dòng)態(tài)管理而使人員流動(dòng)性高，相關(guān)責(zé)任較難落實(shí)。

1.1資料收集不夠全面

例如，某些工程上的設(shè)計(jì)有變更，在編制資料的時(shí)候，只將變更通知書(shū)進(jìn)行記錄，卻未對(duì)相應(yīng)的施工進(jìn)行記錄；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒(méi)有核定審批意見(jiàn)；部分交接驗(yàn)收記錄沒(méi)有簽認(rèn)手續(xù)等。

1.2資料不夠準(zhǔn)確

資料上的隨意性比較嚴(yán)重，對(duì)相同工序檢查出的數(shù)據(jù)，按照其相似的數(shù)據(jù)填到了另外的同類(lèi)工序中而缺少必要的檢查；部分監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)在所允許的誤差范圍內(nèi)，害怕數(shù)據(jù)受到質(zhì)疑，而引起不必要的麻煩，便填了一些留有余地的數(shù)據(jù)。

1.3資料收集與整理不夠及時(shí)

對(duì)建筑工程相對(duì)應(yīng)的檔案資料進(jìn)行管理應(yīng)當(dāng)從合同簽訂完成后準(zhǔn)備開(kāi)工時(shí)就著手，如圖紙會(huì)審紀(jì)錄以及開(kāi)工報(bào)告等。對(duì)于施工過(guò)程，根據(jù)規(guī)定對(duì)其及時(shí)予以規(guī)范記錄，努力做到開(kāi)工有報(bào)告、進(jìn)場(chǎng)有合同、變更有手續(xù)、驗(yàn)收有根據(jù)、施工有記錄、對(duì)照有標(biāo)準(zhǔn)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)及時(shí)、到位。實(shí)際工作中，卻離上述要求有較大距離，記錄往往延遲，之后補(bǔ)“回憶錄”的現(xiàn)象較為普遍。

2、 建筑工程項(xiàng)目中檔案管理應(yīng)關(guān)注的要點(diǎn)

2.1注重收集未被采納的方案資料，這是由未被采納的方案資料本身的價(jià)值性和工程檔案完整性、連續(xù)性等特點(diǎn)決定的。

2.2注重收集設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料

設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料中的地質(zhì)、地形、水文、氣象以及各種技術(shù)咨詢(xún)服務(wù)等是設(shè)計(jì)、施工和工程實(shí)施過(guò)程的重要依據(jù)，具有實(shí)用價(jià)值大、份數(shù)少、利用率高的特點(diǎn)，應(yīng)列為檔案管理的重點(diǎn)。

2.3注重完整、準(zhǔn)確的竣工圖紙

竣工交付階段是整體或局部結(jié)束的階段，施工單位在這一階段要嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定編制竣工圖紙，按照工程歸檔規(guī)范及立卷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理后向檔案管理部門(mén)移交。檔案管理部門(mén)須對(duì)移交來(lái)的工程檔案文件特別是對(duì)竣工圖紙的完整性進(jìn)行審核。竣工圖的完整性和準(zhǔn)確性具體體現(xiàn)在真實(shí)的反映項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況和過(guò)程、圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠、簽字手續(xù)完備等方面。工程檔案管理人員要廣泛涉獵各專(zhuān)業(yè)，對(duì)竣工圖紙與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況進(jìn)行比照核對(duì)，這樣才能保證竣工圖紙的完整性、準(zhǔn)確性和歸檔的質(zhì)量。

2.4注重收集先進(jìn)、大型、精密設(shè)備安裝調(diào)試形成的記錄資料

機(jī)器設(shè)備在安裝調(diào)試過(guò)程中受客觀(guān)環(huán)境的影響，許多技術(shù)參數(shù)的實(shí)際值與設(shè)計(jì)值會(huì)產(chǎn)生差異。因此，設(shè)備儀器在安裝調(diào)試過(guò)程的記錄數(shù)據(jù)資料是非常珍貴的。設(shè)備儀器檔案不僅要收集產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、配件手冊(cè)操作、維修手冊(cè)、產(chǎn)品合格證等隨機(jī)文件資料，也要對(duì)其安裝調(diào)試數(shù)據(jù)記錄提高重視。

2.5注重收集培訓(xùn)資料

為正確的對(duì)設(shè)備進(jìn)行操作、維修、管理，廠(chǎng)家會(huì)對(duì)用戶(hù)的操作管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，培訓(xùn)資料往往會(huì)分散到個(gè)人手里。由于參加培訓(xùn)的人員不一定全部直接從事設(shè)備的操作、維修，因此，要對(duì)培訓(xùn)資料進(jìn)行收集，再次分發(fā)和歸檔備查。

3、 建筑工程項(xiàng)目中檔案資料管理及監(jiān)控措施

3.1與工程建設(shè)同步，進(jìn)行全程監(jiān)控

3.1.1及時(shí)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高工作質(zhì)量

一切工程合同中都對(duì)其檔案的移交進(jìn)行了明文規(guī)定，施工單位作為檔案的最直接的接觸方，其能否適應(yīng)檔案管理相應(yīng)的要求及標(biāo)準(zhǔn)，樹(shù)立檔案意識(shí)等都會(huì)對(duì)檔案的質(zhì)量產(chǎn)生很大影響。

3.1.2立項(xiàng)時(shí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)資料監(jiān)控

工程項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、勘察之前，相應(yīng)的管理部門(mén)并沒(méi)有成立，自然就缺少檔案管理者。而工程準(zhǔn)備時(shí)相關(guān)材料往往比較分散，同時(shí)，招投標(biāo)以及勘察文件又放于工程管理部。如果沒(méi)有對(duì)上述比較分散的相關(guān)資料進(jìn)行及時(shí)收集，久而久之，會(huì)使收集上述文件的難度加大，甚至可能導(dǎo)致文件丟失。所以，在工程項(xiàng)目立項(xiàng)的前期，就應(yīng)當(dāng)及時(shí)介入檔案的收集以及整理，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

3.1.3對(duì)新設(shè)備的檢驗(yàn)加強(qiáng)監(jiān)控

新設(shè)備到貨后，隨之會(huì)有相應(yīng)的圖紙資料，值得注意的是，進(jìn)口設(shè)備對(duì)應(yīng)的外文資料往往是與其設(shè)備一起放置，而國(guó)產(chǎn)設(shè)備所提供的使用手冊(cè)又不足，這些環(huán)節(jié)時(shí)常會(huì)出現(xiàn)漏洞。缺乏細(xì)致認(rèn)真的態(tài)度，就可能丟失設(shè)備資料。所以，必須建立合理的設(shè)備開(kāi)箱檢驗(yàn)制度并貫徹執(zhí)行，對(duì)開(kāi)箱權(quán)限予以明確。

3.1.4發(fā)揮合同的法律效應(yīng)

檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)參與起草合同的相應(yīng)管理工作，將文件材料的歸檔以及積累當(dāng)作合同中的重要內(nèi)容獨(dú)立為一條款，明確要求竣工文件材料相應(yīng)的驗(yàn)收時(shí)間、質(zhì)量以及份數(shù)、副本內(nèi)容、歸檔范圍，使相應(yīng)的承建單位也對(duì)檔案管理有足夠的認(rèn)識(shí)與重視，這樣以來(lái)，就以法律形式保證了歸檔工作的落到實(shí)處。

3.2建筑工程檔案的管理措施

3.2.1建立現(xiàn)場(chǎng)辦公制度

工程檔案管理人員要做到現(xiàn)場(chǎng)辦公，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，參加技術(shù)例會(huì)，了解工程進(jìn)展情況，做好詳細(xì)記錄，了解檔案形成情況和收集對(duì)象，有針對(duì)性地開(kāi)展工作。對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題，能夠及時(shí)查出參考資料，協(xié)助解決問(wèn)題。所以，要在主動(dòng)做好對(duì)建筑工程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)跟蹤服務(wù)，檔案接收工作的同時(shí)，對(duì)登記在冊(cè)的工程項(xiàng)目進(jìn)行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對(duì)一些影響大、意義深遠(yuǎn)的工程，不但深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而且還與建設(shè)單位就工程的有關(guān)特殊事項(xiàng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘查，了解工程的實(shí)際情況，在思想認(rèn)識(shí)上達(dá)成一致，再制定檔案整編方案，做好項(xiàng)目檔案的示范樣本，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、實(shí)地操作，及時(shí)解決疑難性問(wèn)題，并做好該工程的跟蹤服務(wù)工作。